行政事務(wù)人員人際溝通的技巧分析

杭榮春

（鹽城市文化廣電和旅游局，江蘇 鹽城 224000）

一、溝通的重要性

溝通就是指通過語言文字或肢體等方式向他人傳達(dá)信息，渴望得到他人的回應(yīng)的一種過程。不管是在工作學(xué)習(xí)還是生活中溝通都是一種必不可少的過程，我們每個(gè)人的思想行為和想法都是獨(dú)立的，如在行政管理工作中，我們每個(gè)人思考問題的方式也是不同的，對(duì)解決不同的問題也提出了自己不同的想法，這時(shí)進(jìn)行溝通就可以讓彼此更加了解自己的想法或者是思路。在行政管理工作中建立良好的溝通技巧，可以讓彼此更加了解對(duì)方的想法，以更好地共同完成任務(wù)，找到最佳的解決方案，促進(jìn)彼此的感情，維系好人際關(guān)系。在生活中，學(xué)會(huì)溝通，不僅可以促進(jìn)彼此之間的感情，還能夠結(jié)交到真心的朋友，促進(jìn)家庭和睦。

二、行政事物人員人際溝通存在的問題

要想提高行政事務(wù)人員人際溝通的能力就要分析其中存在的問題，根據(jù)問題找準(zhǔn)切入點(diǎn)提出改善措施，為此我總結(jié)了以下幾點(diǎn)。

（一）溝通方式較為單一

在行政管理工作中，溝通方式應(yīng)該采取多種形式，但是很多行政溝通中溝通方式單一，很多部門都會(huì)采取一種形式“開會(huì)”，通過開會(huì)的形式獲取個(gè)人或部門的意見，很多部門進(jìn)行開會(huì)時(shí)只是領(lǐng)導(dǎo)講話，底層職員的意見無法上報(bào)。同一件事情，經(jīng)過各部門的開會(huì)，工作效率低，不能及時(shí)的獲得解決問題的最好的方案。

（二）缺乏直接的信息交流

我國(guó)行政工作的信息公開程度并不高，上層的決策很難及時(shí)的下達(dá)到下層人員，上層人員不知道下層人員存在的問題以及狀況，下層人員的反應(yīng)和建議也很難直接送達(dá)到上層，底層人員不知道上級(jí)在做什么或者是什么想法。基層人員和領(lǐng)導(dǎo)缺乏直接的溝通，群眾往往都是有意見不能提，領(lǐng)導(dǎo)也不知道基層人員的工作情況，長(zhǎng)此以往，基層人員對(duì)上級(jí)的意見很大，而領(lǐng)導(dǎo)卻不知道如何改進(jìn)，導(dǎo)致行政管理工作混亂。

（三）缺乏溝通能力

很多行政事務(wù)管理人員能力很強(qiáng)，但是卻不會(huì)溝通，不會(huì)善于將自己的意見和建議通過合理的形式提出來，這導(dǎo)致他人不知道自己的想法，自己也不會(huì)了解到他人對(duì)自己的意見，也不會(huì)善于傾聽他人的意見，不會(huì)表達(dá)自己的想法，這樣不利于行政管理工作的進(jìn)行并且會(huì)導(dǎo)致工作效率的下降，甚至無法和同事們和諧的相處下去，所以缺乏過程能力在行政工作中是無法立足腳跟的，我們應(yīng)該急需做出改變。

三、提升行政事務(wù)人員人際溝通技巧的措施和方法

溝通技巧對(duì)于提升工作效率，促進(jìn)人際關(guān)系的和諧有著很重要的作用，所以不管是在工作還是生活中，我們應(yīng)該掌握住人際溝通的技巧，尤其是在行政事務(wù)工作中，所以我提出了以下幾點(diǎn)提升行政事務(wù)人員人際溝通技巧的措施和方法。

（一）個(gè)人提升溝通能力的方法

1、善于傾聽

不管是在工作還是生活實(shí)際交往中，要想學(xué)會(huì)溝通的技巧，首先要學(xué)會(huì)傾聽。傾聽有深層的意思和淺層的意思，首先，淺層的意思就是他人講話時(shí)應(yīng)該專注的傾聽，要將注意力集中到說話人身上，不要左耳進(jìn)右耳出，進(jìn)行交流時(shí)，眼神最重要，當(dāng)他人講話時(shí)，你的目光不應(yīng)該偏離說話人，這樣他人才能知道你是在聽他講話，而不是走神狀態(tài)，而且讓別人感受到你是非常尊重他的。除此之外，傾聽的深層意思是要善于傾聽他人的意見，在行政事務(wù)工作中難免會(huì)遇到與別人的意見有分歧的狀況，這時(shí)我們不應(yīng)該特立獨(dú)行，應(yīng)該善于傾聽他人提出的意見或者是建議，然后通過仔細(xì)斟酌和分析，選出最佳的解決方案。學(xué)會(huì)傾聽是提升溝通技巧的第一步。

2、善于表達(dá)

提升溝通技巧的第二步就是要善于表達(dá)，在行政事務(wù)工作處理過程中，難免會(huì)遇到意見分歧的狀況，這時(shí)我們就應(yīng)該表達(dá)出自己的意見，將自己的想法說出來。但是表達(dá)要分場(chǎng)合，如果要對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出意見的話，應(yīng)該選擇適當(dāng)?shù)膱?chǎng)合和時(shí)間，通過合理的形式向上級(jí)表達(dá)出自己的觀點(diǎn)，禁忌在公共場(chǎng)合中對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提意見。除此之外，我們?cè)诒磉_(dá)時(shí)還應(yīng)該用恰當(dāng)?shù)恼Z言，如向別人提出意見時(shí)要說清意見的內(nèi)容以及原因，要注意使用合理的語言，注意禮貌，以最簡(jiǎn)潔的語言向別人傳達(dá)得到別人的信服。

（二）通過完善溝通機(jī)制提升溝通能力

針對(duì)行政事務(wù)工作中溝通方式單一的問題，我們可以采取多種溝通方式，除了正式的開會(huì)以外，各個(gè)部門之間可以進(jìn)行小型的討論，每個(gè)人都可以說出自己的觀點(diǎn)，然后匯總在一起。除此之外，還可以通過網(wǎng)上調(diào)查問卷的形式來采取各部門的意見，這樣就可以普遍的獲得大家的意見。

對(duì)于部門間缺乏直接的信息交流的問題，我們可以采取書信的形式，基層職員可以將自己的意見通過書信的形式寫給領(lǐng)導(dǎo)，這樣既避免了尷尬，來尋面還能夠讓上層直接獲取到下層的意見，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行基層部門的巡視，及時(shí)了解基層部門工作的情況，這樣既加強(qiáng)了上層部門和下層部門的交流，又能提高工作效效率，獲得最佳的解決方案。

小結(jié)：行政事務(wù)管理人員離不開溝通，提高溝通技巧，對(duì)于提高行政人員的工作效率，建立良好的人際關(guān)系有著很重要的作用。所以我們應(yīng)該采取各種措施來提高溝通技巧，注意完善溝通機(jī)制，善于傾聽，善于發(fā)表自己的意見，通過不斷提高自己的溝通能力來激發(fā)自己內(nèi)心的潛力，從在行政事務(wù)管理工作中將自己的能力發(fā)揮到最大的限度，提高行政人員的工作效率，提升工作質(zhì)量。