基于知識服務的檔案管理模式的探索

梁駿

（饒河縣檔案局，黑龍江 饒河 155700）

科學技術的發展加快了知識產業的發展速度。在此種背景之下，各個行業都發生了不同程度的變革。在管理過程當中，科學應用基于知識服務的檔案管理模式，是促進企業發展進步的關鍵所在。

一、知識服務檔案管理模式的發展背景

（一）時代背景的分析

基于知識服務的方案管理模式的提出是有一定的時代背景的，在我國進入到21世紀以來，知識經濟的快速發展使得我國社會的發展對其依賴的程度大大加深，知識經濟主要是依靠對知識和信息的生產、分配、加工來實現對社會經濟的發展起到推進作用的，而且知識管理是知識經濟發展到一定階段的產物，它所強調的是利用知識的創新來實現對社會的經濟價值的創造，其發展的核心就是要使得社會的發展建立在知識經濟發展的基礎之上。在這樣的環境之下，企業傳統的檔案管理模式已經不能適應社會發展的需要了，在實踐中不斷的完善企業的檔案管理模式，才能為企業的發展打下堅實的基礎。

（二）市場競爭的要求

科技化是企業未來發展的主要趨勢，在市場經濟的影響之下，我國企業發展模式也會隨之發生改變，企業之間面對的競爭日益激烈。企業從自身內部實施改革工作是適應時代發展潮流的方式之一，也可在競爭激烈的市場環境中取得較為廣闊的發展空間與地位。在企業當中，檔案管理工作占據的位置相當重要。受到知識經濟以及市場經濟的雙重影響，檔案管理工作必須進行應有的變革。而知識服務的檔案管理模式對企業的發展有著積極的促進作用，是目前檔案管理形式優化的基本方向。

二、知識服務檔案管理模式的基本特點

企業的檔案管理工作是企業內部管理工作及各個項目穩步運行的基礎，想要對企業的檔案管理的模式進行不斷的改進，就一定要對檔案管理的內涵進行深入的了解。基于知識服務的檔案管理實質上就是通過對檔案的數據進行有有效的編碼，并在此基礎上建立系統的檔案管理的模式，將用戶的需要作為檔案建立的依據，做到以客戶的需要為根本出發點，保證客戶的利益不受到損害，將客戶的信息當做是檔案管理的重要的內容，將客戶的這些檔案看做是企業發展的知識資產。這種管理模式充分體現了客戶的主體地位，要求企業應當在項目運行過程中滿足客戶的個性化需求，從而提高企業的市場影響力，促使相應的生產經營活動的經濟效益得到穩步提升。在這個過程中，相關管理人員應當重視起對信息技術的應用，完善企業內部的網絡管理結構體系，從而全面保證檔案管理工作的有序運行。

三、應用知識服務的檔案管理模式的關鍵環節

知識編碼以及提供人性化服務，是基于知識服務的檔案管理模式最為明顯的特征。也作為理論依據存在其中，在充分融合二者的基礎之上，才能實現對基于知識服務的檔案管理模式意義的充分發揮。

（一）知識編碼

知識編碼就是指利用精確的表現形式來實現對知識的展示與共享，最終達到使得雙方都受益的交流與溝通的目的。這個環節涉及到對信息技術的應用，基于我國科技信息技術的發展，我國已經進入了信息化的時代，利用編碼的形式對檔案內容進行有效的分類和管理已經成為了目前企業檔案管理工作的主要形式之一。而知識編碼工作就是為檔案管理建立了一個知識的平臺，將各種與客戶有關的信息進行有效的收集與整理，為企業的管理者的決策提供有力、有序的指引，為企業的策劃部門的方案的設計提供有效的數據。基于知識服務的檔案管理模式的有效的實施是要以知識的編碼為前提的，只有這樣，才可以使得基于知識服務的檔案管理的模式的發展適應我國的社會主義市場經濟發展的節奏，才可以促進企業的經濟的可持續的發展。

（二）人性化服務

人性化的服務作為基于知識檔案管理的另一個理論支撐，其關注的重點是客戶的個性化需求問題。結合客戶的不同需求來提供專屬服務，從而有效提高客戶對企業服務的滿意程度，促進企業各項工作的順利開展，提高企業在市場上的競爭力。企業必須要意識到，在激烈的市場競爭環境下，對于一個企業的發展而言，人性化的服務是除了人才競爭之外的最重要的發展的因素了。因此，企業要想在激烈的市場競爭中獲得穩定的發展的話，就要不斷的提高其自身的人性化服務的水平。

四、優化檔案管理模式的可行方法

（一）宣傳新型管理模式的重要性

在新時期開展檔案管理工作時，企業必須要讓相關管理人員意識到應用知識服務檔案檔案管理模式的重要性，提高管理人員的創新意識和能力，為優化企業的檔案管理工作奠定堅實的基礎。在這個環節，還需要通過對員工進行培訓教育工作來完成，讓員工具有專業的管理能力和先進的技術操作能力。并在培訓完成后設置考核機制，根據考核結果為員工安排工作任務，這樣才能保證檔案管理工作的效率和質量。

（二）優化檔案管理流程

在具體應用知識服務檔案管理模式時，管理人員必須要明確檔案管理工作的目標，科學設置檔案管理工作方案。結合信息技術的應用對檔案管理工作流程進行優化，比如，對檔案基礎數據的整理工作就可以通過信息技術的功能完成自動化的整理，減輕員工的工作壓力。同時，管理過程中還涉及到對信息的分類和查找環節。企業可以引進先進的搜索引擎完成便捷的查找工作，對于分類要結合企業的經營項目和客戶需求進行合理設置。采用智能管理、內容管理和統一的搜索平臺等技術來完善檔案知識管理以及電子文件的管理工作。

結語：經濟與社會始終處于不斷發展的過程當中，在企業的經營管理過程中，檔案資產始終作為隱形資產存在，與企業發展之間存在著直接聯系。因此，企業必須要提高對檔案管理工作的重視程度，在原有基礎上對檔案管理模式進行科學改革與創新。基于知識服務的檔案管理模式，是順利開展檔案管理改革工作的重要前提，這可充分說明該種管理模式的重要性與必要性。在科學使用該種模式的同時，企業可實現對自身檔案管理水平以及質量的最大限度完善。