加強人才中心畢業生檔案管理的措施

國強

（黑龍江省人才服務局，黑龍江 哈爾濱 150006）

隨著高校的擴招，每年畢業生數量較多，而且畢業生就業時間被拉長，這也導致越來越多的畢業生檔案會存放在人才中心。由于畢業生檔案對于每一個畢業生都具有極為重要的意義，因此人才中心需要做好畢業生檔案管理工作，全面提高畢業生檔案管理水平，為畢業生檔案的有效利用打下堅實的基礎。

一、畢業生檔案的重要性

學生檔案是針對學生在校學習情況、思想水平、獎懲狀況及家族基本情況等內容的真實記錄，同時也是學生整體發展軌跡的完整記錄。學生畢業后離開校園，但其個人檔案則會伴隨其一生，是畢業生在求職、考研、考公務員過程中不可或缺的重要文件。基于學生檔案的重要性，國家還頒布了《高等學校檔案管理辦法》。但從實際情況來看，大部分畢業生對于人事檔案的重要性缺乏足夠的認知，并不了解自己畢業后人事檔案的去向，對于人事檔案的管理情況也不關注，這不僅增加了畢業生檔案管理的難度，而且也極易出現棄檔案情況。當前高校畢業生在畢業后檔案檔案通常會由學校統一寄至學生戶口所在地的相應單位，學生報道后再將檔案存放在人才中心。因此在較長的一段時間內畢業生檔案都會在人才中心存放，由于畢業生檔案對畢業生個人具有極為重要的意義，因此人才服務中心需要做好檔案管理工作。

二、加強人才中心畢業生檔案管理的措施

（一）增加畢業生檔案管理投入，強化基礎設施建設

當前有較多的人才服務中心在人力資源、財力和物力等方面都存在一定的不足之處，針對于這種情況，為了能夠進一步提高畢業生檔案管理水平，人才服務中心則需要合理配置現有資源。同時積極爭取各方的支持。針對于檔案管理工作中所需要的經費需要納入到政府預算中來，做好檔案管理設備配置工作，全面提高檔案管理水平。另外，人才服務中心為了實現對畢業生檔案的有效管理，還需要加快推進檔案管理信息化建設，充分的運用大數據技術、信息技術和網絡技術來提高檔案管理的技術水平，針對檔案管理環境進行不斷優化，有效的保證畢業生檔案的安全性，為畢業生檔案的高效利用打下堅實的基礎。

（二）重視檔案管理工作，提升檔案管理水平

人才服務中心在畢業生檔案管理工作中，由于部分領導對于畢業生檔案管理工作重視度不夠，這就導致基層檔案管理人員對自身工作也缺乏重視，沒有認識到自身工作的重要性，在日常工作中只是針對檔案進行接收和歸檔，這在一定程度上制約了人才服務中心檔案管理的水平。因此在當前人才服務中心檔案管理工作中，需要重視一線檔案管理人員整體素養的提升，定期針對一線檔案管理人員開展相應的培訓，全面提高檔案管理人員的專業知識和技能。另外，還要積極建立健全人才服務中心檔案管理制度，并做好制度的執行和落實情況，進一步促進人才服務中心檔案管理服務的優化。

（三）畢業生檔案管理信息化

畢業生檔案數量十分龐大，而且變更情況較多，為了能夠進一步提高畢業生檔案管理水平，人才服務中心需要加快推進畢業生檔案管理信息化建設。在具體接受畢業生檔案時就需要完成檔案信息的錄入，畢業生檔案信息變動都需要做好電子信息記錄，進一步規范畢業生檔案管理工作的流程，促進畢業生檔案管理內容的完善。另外，為了能夠更好的推進畢業生檔案管理信息化水平，地方財政還要加大投入力度，使人才服務中心能夠配置完備的檔案管理軟件和硬件，更好的提高畢業生檔案管理工作的效率。

（四）完善檔案管理辦法

對檔案管理的辦法進行進一步的完善是提高人才中心畢業生檔案管理質量的重要途徑，而且為了更好實現檔案的規范管理管理人員應該將管理辦法統一化，通過統一歸類的辦法實現檔案的規范管理和辦法的一致性，具體來講可以以時間為依據進行歸類管理，也可以采取分級分類的方式進行管理，這種方式對于數量很大的檔案管理較為有效，具體就是檔案管理人員對這些檔案可按地區先進行一次歸類，再根據寄存時間進行二次歸類等。在檔案管理辦法得到完善并創新的情況下，能有效的提高畢業生檔案管理工作的質量和效率。

（五）強化檔案流轉規范性、科學性

實現檔案流轉的科學性與規范性的前提和基礎就是讓檔案管理以及責任追究的相關制度盡快建立起來，嚴格相關的流程和手續，對于流轉過程中的違規和錯誤現象、行為必須嚴格追究責任，提高我們服務質量和工作效率。在實際工作中需要重視對畢業生檔案管理工作的宣傳工作，提高對畢業生檔案重要性的認識，為檔案的規范流轉打下良好的基礎。

（六）提高檔案管理人員的素質

合理調整專業的檔案人才團隊，提高現有人才的管理素質，定期為檔案管理者進行技術培養，對新入職的員工可以進行崗前培訓，檔案管理機構可以邀請專家進行專業講座。要不斷提高人才服務中心工作人員的技能，安排專業人員管理高校畢業生的檔案信息，提高員工的服務管理水平，建立完善的服務體系，確立完善的管理體制。檔案管理者在日常工作中要積極努力創新，充分的運用信息化技術來促進畢業生檔案管理水平的提升。

三、結束語

對于畢業生就業而言，人才服務中心發揮著重要的作用。特別是在當前信息時代，人才服務中心在針對畢業生檔案管理工作中，更應順應時代發展需求，不僅要做好日常管理工作，還要加快推動檔案信息化建設，努力提高檔案管理人員的綜合素質，進一步促進畢業生檔案管理效率和質量的提升，從而為企業和社會提供高質量的檔案信息服務。