推進計劃生育檔案信息化管理工作的探討

高丹

（黑河市愛輝區計劃生育宣傳站，黑龍江 黑河 164300）

計劃生育檔案管理工作是計生工作中較為重要的一項內容，其是針對人口與計劃生育事業發展歷程的真實記錄，能夠為計生工作的開展提供重要的信息支持，是開展計生工作的重要依據。而且計生檔案中還含有大量的民生信息，其與維護廣大民眾的合法權益和構建和諧社會息息相關，因此需要重視計劃生育檔案管理工作。而且為了能夠更好的實現計劃生育檔案信息的有效利用，需要引入信息技術，全面提高計生檔案信息化管理水平，更好的發揮計劃生育檔案的重要價值。

一、計劃生育檔案信息化管理的必要性分析

在當前市場經濟環境下，城市化的快速發展導致人口流動量較大，而且流動過于頻繁，存在跨區域及跨省份的情況，這對計劃生育檔案管理工作帶來了較大的難度。特別是當前大量農民離開自己生活的地方外出務工，人口的流出地和流入地計劃生育管理部門工作量必然會增加。一些基層計生部門還采用紙質檔案的形式，這就導致計劃生育檔案管理工作無法及時到位，而且紙質檔案易于破損，容易丟失。再加之計劃生育檔案管理內容較多，卷宗數量過于龐大，管理工作中對保存空間具有較高的要求，管理過程中還容易受到諸多因素的影響，檔案信息容易喪失其具體的作用。紙質檔案查找起來也存在諸多的不便。基于計劃生育檔案管理工作的現狀，迫切要求計劃生育檔案信息化管理的實現，以此來提高計劃生育檔案管理水平，實現計劃生育檔案信息的有效利用。

在針對計劃生育檔案管理工作中，為了能夠有效的提高計劃生育檔案管理工作的效率，迫切需要加快推進檔案信息化建設。通過推進計劃生育檔案網絡化和數字化管理，充分的利用信息技術來開展計劃生育檔案管理工作，可以為計劃生育檔案信息的有效利用提供更多的便利。而且信息技術在計劃生育檔案管理工作中的應用，也能夠進一步提高計劃生育檔案的質量，使檔案管理工作步入良性循環的軌道，全面提高管理工作效率，實現檔案信息的便捷利用。

二、推進計劃生育檔案信息化管理的措施

（一）檔案人員要重新做好角色定位

由于傳統計劃生育檔案管理工作中通常采用人工管理的方式，檔案管理人員兼任著檔案保管員的任務，主要負責檔案信息的管理和保存。但在當前信息時代，這種情況下計劃生育檔案管理工作中引入信息技術，在針對計劃生育檔案信息化管理工作中，需要重新對檔案管理人員的角色進行定位。作為計劃生育檔案管理人員，需要在實際工作中積極學習先進的信息技術知識，全面提高自身的綜合素質，能夠更好的適應信息化環境要求，全面促進計劃生育檔案信息化管理水平的提升，從而為計生工作和社會提供更優質的計劃生育檔案信息。

（二）努力爭取領導重視與支持

在當前計劃生育檔案信息化管理工作推進過程中，需要積極爭取領導的重視，這樣才能加大支持力度，為計劃生育檔案信息化建設提供更好的條件。對于計生部門而言，需要將信息化建設工作納入到人口計生工作的整體規劃中來，而且要將檔案信息化融入到辦公自動化和區域網的總體方案中。在實際計劃生育檔案信息化建設過程中，需要針對檔案信息分類、檔案信息安全、存檔閱檔等進行明確，進一步細化責任，確保制定的標準和規范能夠在實際工作中落實到位。另外，還要加大專項資金的投入，為計劃生育檔案信息化管理工作的配備完善的基礎設施，全面促進計劃生育檔案信息化管理水平的提升。

（三）統籌規劃，突出重點

計劃生育檔案信息化建設是一項系統工程，需要統籌規劃，堅持科學布局，只有這樣才能避免出現重復建設的情況。第一，按照《全國檔案信息化建設實施綱要》中強調的數字化建設意見，加強檔案室與檔案使用部門的合作力度，保證最大限度優化檔案信息資源配置。第二，抓好檔案管理業務基礎建設，確保檔案的收集完整、整理有序、鑒別準確、安全保密，加快檔案數據庫的建設。第三，充分發揮全國人口信息網絡的優勢，抓好文書檔案、計生檔案的入檔工作，這樣有利于實現計劃生育檔案信息的共享，加快檔案開放與利用，滿足不同使用者的實際需求。

（四）構建網絡化管理體系，實施檔案分級管理

在全省人口信息數據庫統一使用的前提下，加快計算機網絡建設速度，采用技術先進、功能齊全、安全可靠的計劃生育檔案信息服務網絡。為讓檔案信息更加保密和安全，要嚴格界定各種信息資料的密級，根據用戶、數據、信息授予不同的單位、部門及使用者，有針對性的授予使用權限。此外，在授予權限后，使用者具備查看權，能夠獲取相關信息，人口計生系統內部與上級主管部門的檔案信息資源共享得以實現，這樣不僅方便了使用者，還提高了計劃生育檔案利用效率，最終實現了計劃生育檔案的信息化管理。

三、結束語

計劃生育檔案管理是一項長期并且繁瑣的工作，信息技術在計劃生育檔案管理中的應用，是適應計劃生育檔案信息化的要求，也是計劃生育檔案管理現代化的必然要求。因此，我們要轉變觀念，正確而對目前計劃生育檔案管理中存在的問題，基于多方面入手來全面提高計劃生育檔案信息化管理水平，使計劃生育檔案能夠更好的滿足時代發展要求。作為計劃生育檔案管理人員，需要重視自身信息技術水平的提升中，并在實際工作中能夠靈活運用信息技術來開展計劃生育檔案管理工作，進一步提升計劃生育檔案信息化管理水平。