大數(shù)據(jù)支持下檔案管理體制改革研究

劉曉瑜

（渭南公路管理局，陜西 渭南 714000）

在大數(shù)據(jù)支持下，各行各業(yè)認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)運(yùn)用的迫切性、必要性、重要性。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)也為檔案管理體制帶來新的發(fā)展路徑，例如：云計(jì)算、云存儲(chǔ)等技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用日漸突顯。大數(shù)據(jù)背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，會(huì)為檔案管理注入新的活力，推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理體制的延伸，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、智能化。對(duì)于管理而言，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)在大數(shù)據(jù)中挖掘重要的檔案信息，有助于提升管理模式。可見，在大數(shù)據(jù)支持下，探究檔案管理具有一定的意義。因此，現(xiàn)階段我們應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理思維，有效地運(yùn)用大數(shù)據(jù)，進(jìn)而提升檔案管理能力。

一、大數(shù)據(jù)支持下檔案管理體制改革的必要性

（一）滿足社會(huì)發(fā)展需要

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，構(gòu)建智慧城市已經(jīng)成為城市發(fā)展的基本需要。城市中的重要一部分，在此背景下，對(duì)檔案管理提出更高的需要。大數(shù)據(jù)支持下，檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，接受大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)，構(gòu)建智能化、數(shù)據(jù)化、信息化檔案管理模式，使檔案管理滿足社會(huì)發(fā)展需要，進(jìn)而提升檔案管理質(zhì)量。

（二）優(yōu)化檔案資源管理

大數(shù)據(jù)支持下，需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行整合，借助云存儲(chǔ)、云服務(wù)模式將傳統(tǒng)檔案管理模式納入大數(shù)據(jù)中，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。由于傳統(tǒng)檔案管理是紙質(zhì)的，從存儲(chǔ)方面而言，紙質(zhì)的檔案會(huì)隨著時(shí)間的推移，出現(xiàn)一定的損壞，出現(xiàn)泛黃、蟲蛀等現(xiàn)象，甚至?xí)驗(yàn)樗馂?zāi)難，將紙質(zhì)檔案毀于一旦。檔案管理是社會(huì)發(fā)展的保障，如果出現(xiàn)損壞，會(huì)為人員管理帶來一定的困難。而大數(shù)據(jù)支持下，能夠進(jìn)一步確保檔案管理的安全，將檔案資源與信息技術(shù)相融合，以電子模式融入電腦中。這樣的儲(chǔ)存方式即使放到很長(zhǎng)時(shí)間也不會(huì)損壞，同時(shí)如果真的發(fā)生意外，還有備份，優(yōu)化檔案資源管理模式，進(jìn)而提升檔案管理成效。

（三）提升檔案管理人員工作效率

大數(shù)據(jù)支持下，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，搜索相關(guān)的檔案名，會(huì)立刻呈現(xiàn)在檔案管理人員面前，不僅節(jié)省檔案管理人員工作時(shí)間，還能夠?yàn)闄n案人員提供有力的信息保障，進(jìn)而提升檔案管理人員工作效率。同時(shí)，檔案管理人員在查找檔案后，借助 QQ交流軟件能夠發(fā)送給對(duì)方，并且能夠?qū)⒁粋€(gè)文件發(fā)送給多人。而傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理沒有這樣的功能，因此，應(yīng)該借助大數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式。

二、大數(shù)據(jù)支持下檔案管理體制改革的策略

（一）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)

構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，是創(chuàng)新檔案管理模式的第一步，只有做好準(zhǔn)備工作，才能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理體制的信息化模式。隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)據(jù)也在隨之增加，面對(duì)如此多的檔案，如果還停留在紙質(zhì)管理模式中，不僅所占用的管理空間較大，還會(huì)為檔案管理人員增加徒勞的工作，使檔案管理人員整體忙碌在找檔案工作中。因此，大數(shù)據(jù)支持下，應(yīng)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，轉(zhuǎn)變檔案管理模式。例如：構(gòu)建檔案信息平臺(tái)、電子文件管理系統(tǒng)等，這些都是通過大數(shù)據(jù)的運(yùn)用而構(gòu)建成的。在檔案信息平臺(tái)中，設(shè)置資源共享渠道，進(jìn)而提升檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理納入大數(shù)據(jù)中，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理信息化模式，進(jìn)而使檔案部門為未來發(fā)展提供有價(jià)值的信息資源。

（二）增強(qiáng)檔案資源共享能力

大數(shù)據(jù)檔案信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，而增強(qiáng)檔案資源共享能力，是細(xì)化大數(shù)據(jù)檔案信息化管理的重要措施。首先我們應(yīng)有效地運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，結(jié)合多種方法實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，為檔案信息化管理模式創(chuàng)設(shè)良好管理環(huán)境，進(jìn)而構(gòu)建信息化檔案管理體制。通過構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理體制，能夠確保各個(gè)職能部門信息的相互整合，提升數(shù)據(jù)檔案信息的管理水平。其次應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更換計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、掃描儀等設(shè)備，構(gòu)建單獨(dú)的檔案信息化管理服務(wù)器，安排專業(yè)化維修人員維護(hù)該服務(wù)器，進(jìn)而促進(jìn)檔案的及時(shí)保存與更新。最后是在信息多元化環(huán)境下，我們要引入先進(jìn)的信息管理軟件，通過數(shù)據(jù)信息來源、數(shù)據(jù)信息格式構(gòu)建完善的信息平臺(tái)中心。同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息資源共享能力，設(shè)置檔案信息權(quán)限，進(jìn)而便于檔案管理人員查詢、訪問檔案信息。

（三）增強(qiáng)數(shù)據(jù)檔案安全機(jī)制

增強(qiáng)數(shù)據(jù)檔案安全機(jī)制為：一是運(yùn)用保密技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行加密，設(shè)置必要的權(quán)限，使其不能夠被他人破解。二是運(yùn)用證書式數(shù)字簽名技術(shù)，對(duì)檔案文件簽名進(jìn)行加固，防止檔案被泄露。三是加強(qiáng)防火墻，使檔案管理系統(tǒng)不受他人侵害，進(jìn)而加強(qiáng)檔案安全保護(hù)機(jī)制。其四，采用電子檔案監(jiān)控技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)控，進(jìn)而確保數(shù)據(jù)檔案的安全。

（四）提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理模式，需要構(gòu)建一支優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)，進(jìn)而才能夠促進(jìn)檔案信息化管理模式的開展。大數(shù)據(jù)支持下，檔案管理人員不僅需要具備專業(yè)化能力，還應(yīng)該具備一定的信息素養(yǎng)，能夠靈活地運(yùn)用信息技術(shù)開展檔案管理工作，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。一方面應(yīng)為檔案管理人員開展相關(guān)的培訓(xùn)工作，根據(jù)檔案信息化管理工作形式，為檔案管理人員開展針對(duì)性的培訓(xùn)工作，鼓勵(lì)檔案管理人員融入培訓(xùn)工作中，增強(qiáng)檔案管理信息素養(yǎng)，進(jìn)而使檔案管理人員更好地運(yùn)用信息技術(shù)開展檔案管理工作。與此同時(shí)，在培訓(xùn)工作中，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員相關(guān)法律意識(shí)的培養(yǎng)，增強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理人員科學(xué)合理地管理檔案。此外，檔案管理人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，開展自學(xué)模式，提升自身信息技術(shù)運(yùn)用能力，例如運(yùn)用微課、慕課等，自主學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理知識(shí)。

三、結(jié)語

綜上所述，豐富的檔案資源，是走可持續(xù)發(fā)展道路的保障，更能夠凸顯社會(huì)發(fā)展中的地位。大數(shù)據(jù)支持下，檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，有效地運(yùn)用大數(shù)據(jù)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理模式，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享模式，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理人員工作質(zhì)量。