探究促進事業單位檔案管理數字化建設的方法與建議

于宗兵

（青島市即墨區醫療保障局，山東 青島 266200）

隨著我國經濟建設的逐步發展，科技水平的不斷提高，數字化管理逐漸滲透到各行業的管理工作中去。基于此，事業單位開展檔案數字化管理，主要以計算機技術為依托，將相關數據信息進行數字化篩選，并結合篩選結果進行科學分類。在此過程中，能夠實現對檔案內各信息的有效管理與監督，此種方式彌補了傳統人工操作中存在的不足及問題，避免出現數據錯誤，對事業單位決策與發展造成不良影響。

一、事業單位檔案管理數字化的意義

通過實行檔案數字化管理，能夠保證各項資料數據及時歸檔，為其后續使用提供方便，是事業單位工作方式的一次有效創新，可以進行快速的檔案收集，并開展資料整理、保管、傳遞、統計等日常工作，提高了工作效率[1]。此外，還可便于工作人員進行網上瀏覽與遠程查閱，例如組織部門在實行干部選拔的過程中，需要借助詳細的檔案信息，而數字化管理的使用，可以為相關領導提供更為準確的決策依據。現階段內，科學技術迅速發展，數字化管理逐漸被應用到檔案管理中來，通過此種方式，能夠實現對檔案數據的科學分組與排序，使用人員可以在最短時間內，及時查找到相應數據。另外，數字化管理方式可以有效避免檔案資料的丟失，防止出現紙質數據消失或模糊的情況。在無形之中加強各部門溝通的同時，數字化檔案管理模式可以在較大程度上減少人力資源的浪費，由于事業單位檔案數據繁多，傳統的人工整理方式過于消耗人力，數字化管理方式降低了相應的管理成本，避免了事業單位成本的過度投入，對于事業單位的持續性發展具有重要作用。

二、事業單位檔案管理數字化建設的方法

（一）明確發展方向

在經濟社會不斷發展的時代背景下，事業單位也需要逐步調整自身發展模式，使其更加具備現代化、規范化特征，緊跟網絡發展腳步，順應時代潮流，以此更好滿足實際需求。這就需要事業單位將數字化管理納入考慮之中，將檔案管理數字化作為相關工作開展的主要任務。因此事業單位內的工作人員應適時轉變傳統發展觀念，明確檔案管理工作的發展方向及目標，適時建立檔案數字化觀念，有效借助相關系統，實現對原有檔案數據的信息化管理，促使整個數據處理過程更具科學性、精準性。與此同時，應不斷提升對于原有資料的收集、整合、統計等能力，全面提升工作人員的業務水平，在實際工作階段內，深入貫徹并積極落實相關理念，制定有效的工作方案，推動檔案管理工作走向便捷化、數字化，進一步發揮出數字化檔案的作用。

（二）提升人員素質

相應工作人員的自身素質與專業水平直接關系到整個事業單位檔案工作的進行，這就要求工作人員積極提高自身文化水平，不斷加強知識儲備能力，及時學習數字化檔案管理技能。此外，事業單位還可對其進行定期培訓，引導其進行自主學習，更為詳細的掌握專業知識，以此不斷適應日益變化的發展需求，進而為社會提供更加便捷、準確的服務。同時，事業單位還應把握住時代脈搏，在科技不斷發展的時代背景下，抓住機遇，迎接挑戰，將各工作人員的崗位職責細化，明確到個人頭上，使其充分發揮自身優勢，在嚴格遵守發展規律的基礎上，逐步提升管理及操作水平，進一步推動事業單位檔案數字化管理工作的有序進行，實現事業單位的穩定發展[2]。

另外，事業單位還可進行詳細的工作責任劃分，在檔案管理工作的每一環節中設置專門崗位，并交由專業人員負責，保證其能夠實現各步驟工作的快速、有效對接。在發生問題時，可迅速找到相關負責人員，查明原因，并進行合理的解決。通過此種方式能夠在明確工作人員工作職責的基礎上，大幅度提升事業單位檔案數字化管理工作的質量與效率。

（三）構建相應體系

數字檔案的快速發展使得事業單位的工作更為便捷，較好的滿足了實際需求，但在其具體應用過程中，仍存在著部分問題，不利于相關工作的長遠進行。針對此現象，事業單位應加強自身數字檔案管理體系的建設，使其更為規范化、標準化。可明確管理流程，樹立統一的數字檔案管理標準，并進行不斷優化升級，將各個工作環節細化處理，保證各工作人員明確自身職責范圍，堅守工作崗位，遵守工作紀律。同時應準確掌握檔案管理工作中的關鍵部分及工作難點，努力將科學化、規范化的工作理念落實。除此之外，有關工作人員還應適時提高數字檔案管理技術與手段，做好檔案數據的接受、存儲等工作，針對可能出現的突發情況，應提前制定出解決措施，避免出現人為破壞、病毒入侵等情況，給事業單位帶來損失。在此過程中，可做好數據備份工作，并將檔案分成紙質版與電子版共同保存，降低風險。

與此同時，事業單位還應適時建立相應的規章制度包括對于事業單位現有檔案的掃描、統計表格的制作、各部門會議記錄等，都應有明確的規定。且由于事業單位檔案涉及到的內容較為復雜繁多，因而在管理過程中應實施分類管理，以此保證管理工作的有序開展。

結論：綜上所述，實行高水平的數字化檔案管理是十分必要的，通過此種方式能夠在一定程度上為事業單位的工作有序提供保障，促使其提升工作質量與效率，不斷提高自身經濟效益，實現平穩持續性發展。基于此，事業單位應積極運用先進科學技術，適時轉變管理方式，摒棄傳統的發展理念，逐步構建出較為完整的檔案管理體系，以此更好的滿足時代需求。