信息技術(shù)支持下的高校學(xué)生檔案管理模式研究

郭淼

【摘 要】高校學(xué)生檔案管理對于學(xué)生未來的就業(yè)有著非常大的影響，所以高校學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該對其加強重視，應(yīng)用各種優(yōu)質(zhì)的資源來強化管理力度，尤其是在信息時代背景下。基于此，本文主要針對信息技術(shù)支持下的高校學(xué)生檔案管理模式進行了詳細(xì)的分析，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員有所幫助。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);高校學(xué)生;檔案管理模式

中圖分類號：G271? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1007-0125（2019）32-0224-02

就當(dāng)前情況來看，我國高校學(xué)生檔案的數(shù)量龐大，進而保管起來難度較大。同時，因為受到不同高校的限制，進而導(dǎo)致學(xué)生檔案的發(fā)展難以有效滿足社會發(fā)展需求。在當(dāng)前新時代背景下，傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理模式顯然很難有效滿足信息化建設(shè)的需求，因此必須得積極做出改變，否則的話很難將學(xué)生檔案的作用充分發(fā)揮出來，具體分析如下。

一、傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理模式中存在的問題

（一）被動性的服務(wù)

雖然各種信息化設(shè)備已經(jīng)進入到了高校檔案管理領(lǐng)域中，不過大都用來處理一些比較簡單的工作。同時，還有部分高校積極進行了信息化檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，但是只提供一些簡單的信息咨詢、瀏覽等服務(wù)，系統(tǒng)中有關(guān)于學(xué)生個人信息的部分非常有限，所以利用效率很難得到有效提升。此外，其所提供的服務(wù)非常被動，沒能結(jié)合用戶的具體情況提供針對性的服務(wù)，服務(wù)水平不高。所以，檔案管理人員應(yīng)該加強注重服務(wù)工作的開展，不過在這一過程中，必須得注意學(xué)生隱私的保護。

（二）信息技術(shù)資源建設(shè)嚴(yán)重滯后

在當(dāng)前信息時代背景下，高校學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)呈井噴式增長，硬盤儲存設(shè)備配置很難有效滿足存儲需求。同時，各個高校之間的數(shù)據(jù)庫建設(shè)還沒能形成統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，實際管理也缺乏合理的規(guī)劃以及標(biāo)準(zhǔn)的制定，進而使得管理流程不規(guī)范。同時，各個高校的檔案管理工作大都獨立開展，缺乏有效的合作交流。并且在學(xué)生檔案信息化管理工作實際開展中，需要耗費大量的資金，并且還會導(dǎo)致人力資源浪費的情況發(fā)生，這一情況和學(xué)生檔案信息管理發(fā)展目標(biāo)相違背。

（三）信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足

隨著信息化時代不斷推進，高校學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)越來越完善，但是其中依舊存在著一些明顯的問題，例如管理目標(biāo)不夠明確等，所以檔案管理效率一直很難得到提升[1]。除此之外，還有部分高校對于這方面不夠重視，覺得信息化基礎(chǔ)建設(shè)沒有必要，進而導(dǎo)致實際工作中出現(xiàn)各種問題，沒能將計算機等先進設(shè)備的作用充分發(fā)揮出來。因此信息化建設(shè)比較落后，還有部分高校沒有建立學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)和校園局域網(wǎng)，這一問題的存在嚴(yán)重影響到高校學(xué)生檔案管理水平的提升，同時還阻礙了信息資源共享的實現(xiàn)。

二、高校學(xué)生檔案信息資源共享管理的意義

（一）提升學(xué)生檔案信息資源的利用價值

就高校學(xué)生檔案管理來說，在當(dāng)前信息化時代背景下，其最為主要的目的就是深入挖掘?qū)W生的檔案信息資源，為行政管理、學(xué)生就業(yè)以及科研教學(xué)等提供有力的支持。就學(xué)生檔案管理工作來說，其重要的基礎(chǔ)保障就是服務(wù)，并且其還是資源共享實現(xiàn)的有效途徑。要想更好地實現(xiàn)高校各個職能部門的聯(lián)動，應(yīng)該對學(xué)生檔案進行網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，這樣有助于學(xué)生檔案價值的充分發(fā)揮。通過對高校學(xué)生檔案信息資源的深入挖掘和應(yīng)用，能夠促使企業(yè)和高校合作模式的更好形成。同時，在實際建設(shè)過程中，還應(yīng)該加強注重完善且系統(tǒng)的開發(fā)體系的形成，這樣對于高校學(xué)生檔案管理的未來發(fā)展有著很大的幫助。

（二）提升學(xué)生檔案的地位

隨著高校信息化建設(shè)越來越深入，資源信息共享的實現(xiàn)顯得非常迫切，以便為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)活動組織開展以及職能管理等提供更好的服務(wù)，促使完善系統(tǒng)的公共服務(wù)體系有效形成。就當(dāng)前情況來看，很多高校都著手于信息化建設(shè)和發(fā)展，這一情況對高校的信息資源共享和交換的實現(xiàn)有著積極的促進作用。在信息化時代背景下，人們對于檔案信息資源的需求越來越多樣化，而要想將檔案信息資源的價值充分體現(xiàn)出來，那就必須得深度地進行開發(fā)和挖掘[2]。除此之外，高校學(xué)生檔案管理人員還應(yīng)該正確樹立“以生為本”的理念，一切都圍繞著以學(xué)生發(fā)展為中心這一理念來開展，面向用人企業(yè)開發(fā)學(xué)生的基本信息，為學(xué)生提供和創(chuàng)造更多的發(fā)展和就業(yè)機會。

（三）提升管理效率

加強高校學(xué)生檔案信息化管理的建設(shè)，能夠促使檔案信息實現(xiàn)多次重復(fù)的利用，并且有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。各個方面都能夠通過互聯(lián)網(wǎng)獲取和應(yīng)用學(xué)生的檔案信息，這樣不僅僅方便快捷，同時還能夠在很大程度上節(jié)省成本輸出。除此之外，高校其他部門也可以根據(jù)自己的需求查詢和獲取學(xué)生檔案信息，這樣可以很好地減輕檔案管理工作人員的工作量，最大程度上提升學(xué)生檔案信息的利用效率。最后，合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)生檔案信息類型和數(shù)量的隨時統(tǒng)計，這樣不僅僅能夠很好地降低人工人員所帶來的影響，并且還能夠充分發(fā)揮出學(xué)生檔案信息資源的價值和作用，為廣大用戶提供更好的服務(wù)。

三、信息技術(shù)支持下高校學(xué)生檔案管理模式研究

（一）積極構(gòu)建完善的服務(wù)中心

對于高校各個職能部門來說，其最為主要的溝通紐帶就是高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心，負(fù)責(zé)提供學(xué)生檔案查詢和收集保管學(xué)生檔案等工作。就這一個服務(wù)中心來說，其是當(dāng)前社會檔案事業(yè)進一步發(fā)展的需求，具備著節(jié)約成本和便捷高效等特點。高校檔案信息服務(wù)中心具體存在著著檔案開發(fā)利用部門、收集處理部門這幾種職能。其工作職責(zé)不僅僅是收集、儲存以及整理加工學(xué)生的檔案，更為重要的還是深入挖掘和開發(fā)學(xué)生的檔案信息資源，為用人單位以及高校各種活動提供數(shù)據(jù)支持。同時，這一服務(wù)中心是連接高校與社會的檔案信息服務(wù)機構(gòu)，我們需要不斷的補充和優(yōu)化學(xué)生的檔案信息，并且以就業(yè)需求為導(dǎo)向深入的進行其內(nèi)在價值的挖掘，以便為各個方面提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和信息數(shù)據(jù)支持。

（二）建立完善的檔案信息集成系統(tǒng)

信息技術(shù)支持背景下，建立全新的檔案管理模式非常有必要的。服務(wù)中心是為高校學(xué)生提供各種檔案服務(wù)的單位，同時其還是高校和外部的聯(lián)系紐帶。積極構(gòu)建完善的檔案信息集成系統(tǒng)能夠有效打破高校壁壘，使得不同高校之間的信息能夠更好的流通，加強這些高校檔案信息服務(wù)中心的聯(lián)系，最終達(dá)成提升學(xué)生檔案信息利用率的目的[3]。

（三）構(gòu)建用戶反饋系統(tǒng)

這里所講的信息資源反饋具體是指，從服務(wù)中心將相關(guān)信息輸出，然后經(jīng)過一定的處理作用之后，將其效果反饋給中心，最后合理地進行對比，分析兩者之間存在的差異，然后在此基礎(chǔ)上及時地進行檔案管理工作的調(diào)整，進而有效提升學(xué)生檔案信息的服務(wù)效率，具體可以從以下幾方面著手：首先就是由檔案管理部門進行學(xué)生檔案信息的處理和優(yōu)化，并發(fā)送給有需要的用人單位，通過外部環(huán)境來證明這些檔案信息的價值。然后以反饋信息當(dāng)做依據(jù)，對信息資源進行控制和調(diào)整，不斷優(yōu)化高校檔案信息服務(wù)中心的服務(wù)效率和水平[4]。總的來說，高校學(xué)生檔案用戶反饋系統(tǒng)建立最為主要的目的就是收集用人單位對學(xué)生綜合素質(zhì)的評價信息，通過詳細(xì)的對比分析，反思高校現(xiàn)有專業(yè)是否符合社會發(fā)展需求，并在此基礎(chǔ)上完善學(xué)生檔案管理工作流程以及調(diào)整專業(yè)設(shè)置，促使高校檔案管理改革工作更好地開展。

四、結(jié)語

總而言之，隨著信息化的不斷推進，高校學(xué)生檔案管理迎來了全新的機遇和理念，同時也帶了很多的問題和挑戰(zhàn)。要想更好地發(fā)揮出學(xué)生檔案信息資源的價值，高校應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，與時俱進，并且還得注重其服務(wù)效率的提升，使得檔案信息資源能夠為高校領(lǐng)導(dǎo)決策、用人單位招聘等提供有力的支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳明九.基于信息化管理下的高校學(xué)生檔案安全研究[J].山東檔案，2015（4）.

[2]呂冬梅.現(xiàn)代信息技術(shù)在高校成人教育學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用[J].中國成人教育，2014（3）：64-65.

[3]宋雄偉.現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下的高校學(xué)籍檔案管理[J].中國教育信息化，2005（3）：11-12.

[4]姚樹靜.信息技術(shù)背景下的高校檔案管理改革研究[J].山東工會論壇，2017（06）：109-111.