淺談數(shù)字檔案的銷(xiāo)毀研究

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理事業(yè)中的主要形態(tài)，并且隨著無(wú)紙化辦公的高度普及，數(shù)字檔案在檔案事業(yè)中的重要性仍將持續(xù)提升。數(shù)字檔案盡管從形態(tài)上有別于傳統(tǒng)的檔案，但其管理思路以及管理模式則是相通的，檔案銷(xiāo)毀也是數(shù)字檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，文章基于此，首先分析了數(shù)字檔案常見(jiàn)的兩種銷(xiāo)毀模式，包括軟件銷(xiāo)毀與硬件銷(xiāo)毀，繼而分析了數(shù)字檔案銷(xiāo)毀的制度建設(shè)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；檔案管理；檔案銷(xiāo)毀

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)獲得了長(zhǎng)足的發(fā)展，并且，在信息技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下，檔案管理中出現(xiàn)了許多新的元素，最為典型的便是數(shù)字檔案的建設(shè)。數(shù)字檔案是以信息技術(shù)為依托的電子檔案，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案具有直觀性強(qiáng)、占據(jù)空間小、保存難度低等特征，對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展做出了重要的貢獻(xiàn)。檔案銷(xiāo)毀是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字檔案作為檔案的一種特殊形態(tài)，在其管理流程中自然有銷(xiāo)毀的環(huán)節(jié)。文章基于此，對(duì)數(shù)字檔案的銷(xiāo)毀開(kāi)展了相應(yīng)的探究。

一、數(shù)字檔案銷(xiāo)毀主要銷(xiāo)毀方法

（1）軟件銷(xiāo)毀

軟件銷(xiāo)毀磁盤(pán)數(shù)據(jù)是數(shù)字檔案銷(xiāo)毀中較為常見(jiàn)的方式，它具有不損壞磁盤(pán)的優(yōu)點(diǎn)，軟件銷(xiāo)毀可以給磁盤(pán)釋放出更大的空間，從而便于磁盤(pán)存儲(chǔ)其他電子檔案。但軟件銷(xiāo)毀磁盤(pán)數(shù)據(jù)也容易出現(xiàn)安全問(wèn)題，特別是對(duì)于采用刪除分區(qū)來(lái)銷(xiāo)毀數(shù)字檔案的做法而言，借助數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件可以將軟件銷(xiāo)毀的數(shù)據(jù)復(fù)原。對(duì)此，可以借助DBAN擦除工具來(lái)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行有效的銷(xiāo)毀，DBAN的工作原理實(shí)際上非常簡(jiǎn)單，它借助在同一磁區(qū)上反復(fù)寫(xiě)入一些無(wú)意義的數(shù)據(jù)，從而將刪除數(shù)據(jù)的恢復(fù)難度提升，使數(shù)據(jù)還原的可能性降到最低。DBAN擦除法可以有效地銷(xiāo)毀磁盤(pán)等中的電子檔案，且銷(xiāo)毀后的電子檔案難以借助數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件恢復(fù)原有的形態(tài)。除了DBAN刪除方法以外，覆寫(xiě)法、消磁法同樣是數(shù)字檔案銷(xiāo)毀中較為常見(jiàn)的方法。

（2）硬件銷(xiāo)毀

軟件銷(xiāo)毀盡管具有不損害存儲(chǔ)介質(zhì)的優(yōu)點(diǎn)，但隨著技術(shù)手段的不斷發(fā)展，無(wú)論采取何種軟件銷(xiāo)毀方式，都有可能采用技術(shù)手段予以部分復(fù)原乃至全部復(fù)原，這有可能導(dǎo)致數(shù)字檔案并未真正銷(xiāo)毀，很容易出現(xiàn)檔案信息外泄的現(xiàn)象，對(duì)檔案的安全性與保密性帶來(lái)了一定的負(fù)面影響。相比而言，硬件銷(xiāo)毀則是從源頭上徹底銷(xiāo)毀檔案的根本手段，杜絕了檔案“死灰復(fù)燃”的可能性。所謂硬件銷(xiāo)毀，指將存儲(chǔ)數(shù)字檔案的硬件，比如電腦硬盤(pán)、U盤(pán)等完全破壞掉，至于破壞的具體方式則包括物理?yè)p壞與化學(xué)損壞兩種。首先，就物理?yè)p壞而言，主要以消磁為主，去除硬盤(pán)的存儲(chǔ)功能，此外，借助外力給硬盤(pán)等以力的壓迫，給其帶來(lái)物理?yè)p害，如破裂、粉碎等同樣是物理銷(xiāo)毀的常見(jiàn)形式；其次，就化學(xué)損壞而言，借助硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)與其他物質(zhì)的化學(xué)反應(yīng)來(lái)破壞存儲(chǔ)介質(zhì)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，使其喪失存儲(chǔ)功能，從而實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)毀的目標(biāo)。

二、數(shù)字檔案銷(xiāo)毀制度建設(shè)

（1）建立完善管理制度

沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓，對(duì)檔案管理而言，管理制度的建設(shè)是提升檔案管理效能的前提條件。我國(guó)檔案管理事業(yè)源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，早在先秦的時(shí)期就具備了檔案管理，現(xiàn)代化檔案管理事業(yè)的發(fā)展也已經(jīng)有一段歷程，形成了豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，并構(gòu)建了許多行之有效的管理制度。但數(shù)字檔案作為檔案的新形態(tài)，其管理難度以及管理方式多與傳統(tǒng)檔案有著很大的不同，因此，必須緊扣數(shù)字檔案的實(shí)際特征以及管理需要，構(gòu)建新型的檔案管理方式，從而提升檔案管理的效能。檔案銷(xiāo)毀制度是檔案管理制度的重要環(huán)節(jié)，與檔案管理中的其他環(huán)節(jié)有著很大的關(guān)系，構(gòu)建完善的檔案管理制度，需要立足于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，注意環(huán)節(jié)間的銜接性與連續(xù)性，提升檔案管理的效率。

（2）嚴(yán)禁擅自銷(xiāo)毀檔案

檔案均有一定的保管期限，這是檔案管理中的基本內(nèi)容。對(duì)到期檔案采取銷(xiāo)毀措施，既是降低檔案管理復(fù)雜性的有效舉措，也是提升檔案管理效率的客觀需要。但需要注意的是，對(duì)待到期的數(shù)字檔案，任何人或者部門(mén)擅自銷(xiāo)毀，尤其是檔案管理的直接負(fù)責(zé)者，更要注意到此點(diǎn)。檔案管理具有復(fù)雜性，某些看似到期或者無(wú)用的檔案，很有可能具有特殊的用處。因此，在銷(xiāo)毀之前，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的深刻與鑒定，確定可以銷(xiāo)毀后，才能采取相應(yīng)的措施。因此，在數(shù)字檔案的管理中，要根據(jù)檔案的類(lèi)型與內(nèi)容等，定期對(duì)將要到或者已到保管期限的檔案內(nèi)容進(jìn)行審查，對(duì)不同的檔案提出存毀意見(jiàn)。同時(shí)，對(duì)那些確實(shí)已經(jīng)超過(guò)檔案存放期限，且審核顯示不具備特殊價(jià)值，無(wú)繼續(xù)保存必要的檔案，要建立相應(yīng)的檔案銷(xiāo)毀目錄，登記注冊(cè)即將銷(xiāo)毀的數(shù)字檔案，進(jìn)行復(fù)審，主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，采取最終銷(xiāo)毀的行為。

（3）徹底銷(xiāo)毀機(jī)密檔案

檔案根據(jù)內(nèi)容的重要性以及傳播范圍會(huì)有不同的密級(jí)，密級(jí)不僅是決定檔案管理嚴(yán)格性的重要因素，同樣也和檔案的銷(xiāo)毀方式以及執(zhí)行的嚴(yán)格程度緊密相關(guān)。對(duì)一般的數(shù)字檔案而言，采用常規(guī)化的軟件銷(xiāo)毀則可，盡管有心的人能夠憑借技術(shù)手段對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行部分乃至整體的復(fù)原，但由于檔案內(nèi)容密級(jí)不高，且內(nèi)容公開(kāi)對(duì)社會(huì)影響不大甚至毫無(wú)影響，因此，可以予以常規(guī)化處理。而對(duì)密級(jí)較高，尤其是事關(guān)重大利益的機(jī)密檔案，就需要采用更為嚴(yán)格的銷(xiāo)毀方式。首先，需要有專門(mén)的銷(xiāo)毀場(chǎng)所。為了防止數(shù)字檔案在銷(xiāo)毀的環(huán)節(jié)中出現(xiàn)泄漏的情形，機(jī)密檔案的銷(xiāo)毀要在專業(yè)的場(chǎng)所內(nèi)開(kāi)展，完善的監(jiān)控機(jī)制杜絕了機(jī)密檔案流出的可能性，提升了保密的效果；其次，需要采用專業(yè)的銷(xiāo)毀設(shè)備，根據(jù)銷(xiāo)毀所采用的具體方式，比如物理銷(xiāo)毀、化學(xué)銷(xiāo)毀等，采用專業(yè)性高的銷(xiāo)毀方式。

三、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)我國(guó)檔案管理事業(yè)有著非常重要的價(jià)值。檔案銷(xiāo)毀是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，必須緊扣檔案數(shù)字化發(fā)展的趨勢(shì)，采取好切實(shí)有效的管理措施，提升檔案管理事業(yè)的有效性，維護(hù)檔案信息安全不外泄。

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