強(qiáng)化公文管理信息化建設(shè)的路徑研究

王宏

摘要公文管理是確保單位有效運(yùn)轉(zhuǎn)的一項(xiàng)重要工作，其處理效率、管理水平直接關(guān)系到一個(gè)單位的整體工作效率。特別是在當(dāng)今信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，將信息技術(shù)運(yùn)用于公文管理，實(shí)現(xiàn)公文管理的信息化是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的必然選擇。因此，必須重視和加強(qiáng)公文信息化建設(shè)。本文對(duì)公文管理信息化的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行了闡述，探討了強(qiáng)化公文管理信息化建設(shè)的具體措施，旨在為加強(qiáng)公文信息化建設(shè)的實(shí)踐與研究提供參考和幫助。

關(guān)鍵詞公文管理 信息化建設(shè) 措施研究

公文是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式、經(jīng)過(guò)一定的處理程序形成和使用的書(shū)面材料，它在公務(wù)活動(dòng)中具有非常重要的作用。目前，信息技術(shù)被廣泛用于公文的處理過(guò)程之中，對(duì)傳統(tǒng)公文管理模式的改進(jìn)起到了很大的推動(dòng)作用。但是，由于公文自身的特殊性，公文管理的信息化程度還不高，與信息技術(shù)的發(fā)展程度存在一定的差距。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的形勢(shì)下，我們應(yīng)當(dāng)加快推進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)與公文管理的有效對(duì)接，促進(jìn)公文管理信息化水平的提高。

一、公文管理信息化的主要內(nèi)容

公文管理信息化是指公文管理模式由傳統(tǒng)的“紙質(zhì)公文管理保管”，逐步實(shí)現(xiàn)向“數(shù)字化信息形式”的轉(zhuǎn)變。其主要內(nèi)容包括：信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、公文管理信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范建設(shè)和公文信息化人才隊(duì)伍建設(shè)等。公文管理信息化的基本目標(biāo)：一是實(shí)現(xiàn)公文管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。二是實(shí)現(xiàn)公文信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用的一體化。三是實(shí)現(xiàn)公文信息的網(wǎng)絡(luò)共享。

二、公文管理信息化的基本特點(diǎn)

（一）功能多樣化、實(shí)用化

公文管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，以辦公系統(tǒng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，充分考慮公文管理的實(shí)際需求，使其功能更加多樣化，實(shí)用性更強(qiáng)。使用的范圍可以涵蓋所有的辦公部門(mén)和各個(gè)辦公環(huán)節(jié)，而且這些功能之間并非孤立存在，實(shí)現(xiàn)了有機(jī)的結(jié)合和聯(lián)系的緊密。

（二）操作方便

公文管理信息化在操作系統(tǒng)的構(gòu)成方面，通過(guò)程序語(yǔ)言進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，采用面向用戶需求的模式，對(duì)功能模塊進(jìn)行區(qū)分，用戶操作起來(lái)簡(jiǎn)單明了，極大地方便了用戶的操作，改變了過(guò)去各自擁有有限的資源，但卻無(wú)法相互分享的狀況。運(yùn)用這一系統(tǒng)可以將各部門(mén)、各辦公環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合，加快了公文的傳遞速度，使單位辦公、管理更加便捷，拓展了辦公時(shí)間和辦公空間范圍，提高了辦公效率。

（三）統(tǒng)一文檔管理，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)可擴(kuò)展，易維護(hù)

在公文管理信息化程度低的情況下，單位各部門(mén)的公文繁雜，管理起來(lái)十分困難。通過(guò)公文信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的統(tǒng)一管理，同時(shí)，利用網(wǎng)頁(yè)的形式給每一個(gè)用戶一個(gè)比較清晰的用戶界面，方便了用戶開(kāi)展工作，提高了個(gè)人工作效率，提高了單位的整體工作質(zhì)量。在實(shí)現(xiàn)文檔統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，通過(guò)系統(tǒng)的進(jìn)一步擴(kuò)展，方便了后期系統(tǒng)的維護(hù)，使系統(tǒng)將集中運(yùn)營(yíng)、監(jiān)控、擴(kuò)展等功能有機(jī)結(jié)合于—體，有利于更好地支撐系統(tǒng)平臺(tái)和擴(kuò)展、維護(hù)系統(tǒng)，為后期維護(hù)人員的維護(hù)提供了便利。

三、強(qiáng)化公文管理信息化的措施

（一）加快信息設(shè)備的現(xiàn)代化

實(shí)現(xiàn)公文管理的信息化，信息設(shè)備首先要現(xiàn)代化。信息化的硬件設(shè)備要達(dá)到性能高、容量大、安全勝好的水平，要與之相適應(yīng)配備配置較高的辦公計(jì)算機(jī)。同時(shí)，要配備掃描儀、不間斷電源等必要的配套設(shè)備。軟件系統(tǒng)要具有完善的功能，要具備兼容性強(qiáng)、性能穩(wěn)定、操作簡(jiǎn)便、維護(hù)方便等特點(diǎn)，公文管理軟件要使用經(jīng)過(guò)資質(zhì)部門(mén)認(rèn)定的合格軟件。

（二）加快公文管理的數(shù)字化

公文的數(shù)字化是適應(yīng)信息技術(shù)的必然要求。因此，要按照信息化標(biāo)準(zhǔn)將公文有計(jì)劃地分步實(shí)施數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。要統(tǒng)一進(jìn)行單位各部門(mén)公文信息的收集，對(duì)公文按照種類(lèi)、內(nèi)容、數(shù)量進(jìn)行分類(lèi)，區(qū)別不同情況，綜合利用掃描、刻錄等多種方式，對(duì)公文完成數(shù)字化的處理。

（三）提高辦公網(wǎng)絡(luò)信息化水平

辦公網(wǎng)絡(luò)信息化水平是加強(qiáng)公文管理信息化的基礎(chǔ)。利用完備、先進(jìn)的局域網(wǎng)絡(luò)，既可實(shí)現(xiàn)公文管理的同步錄入、同步整理、同步歸檔和同步利用等。在單位局域網(wǎng)中，公文管理人員可以根據(jù)需求者的要求及時(shí)完成公文信息的打印、查詢(xún)，為需求者提供方便快捷的服務(wù)，從而有效提升單位整體工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，加強(qiáng)公文管理信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)單位公文信息方便、快捷、高效地處理和查詢(xún)利用，減少了公文管理人員的工作量，提升了工作效率，而且可以極大地提高公文信息的使用效率，提高單位各部門(mén)、各環(huán)節(jié)的工作效率和工作質(zhì)量。當(dāng)前，在信息化飛速發(fā)展的形勢(shì)下，加快辦公的信息化、自動(dòng)化，提高公文管理的信息化水平，是時(shí)代發(fā)展的要求，我們應(yīng)從本部門(mén)、本單位的工作實(shí)際出發(fā)，充分利用信息技術(shù)手段，不斷推動(dòng)公文管理信息化建設(shè)，提高公文管理的效率和服務(wù)水平，有力地促進(jìn)力公、管理信息化水平的提高。