數據管理視域下院校期刊檔案建設的新路向

王薇

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）9-251-01

摘要 數據管理現已進入大數據階段，其對院校期刊檔案建設現狀將產生沖擊，在結合數據管理特點的基礎上分析其對期刊檔案建設的影響，研究探索數據管理背景下期刊檔案建設應從共建共享平臺、提供智庫型服務、加強信息安全防護體系等方向提高期刊檔案信息資源開發利用價值。

關鍵詞 數據管理 期刊檔案信息 大數據 信息安全

院校期刊作為創新理論、培育人才、推動科技進步的重要窗口和平臺。加強院校期刊檔案建設有利于為院校科研、教學工作提供學術服務，促進文化交流和學術事業的共同發展。在大數據環境下，檔案信息化建設成為必然趨勢，院校期刊檔案有信息量大、專業性強、保密要求高等特點，數據管理技術科學利用必將對院校期刊檔案建設的內容、路徑及檔案信息服務的理念產生變革性的影響。

一、院校期刊檔案資源建設的現狀

（一）期刊檔案資料編研不全面

傳統期刊檔案信息編研不全，無法得到有效開發利用。一是多為信息導向數據，以檢索目錄形式為主，并非真正意義上的檔案全文數字信息。二是由于院校信息技術運用受限，現有數據庫資源信息陳舊，內容層次單一，無法滿足用戶多向需求。三是期刊檔案信息資料編研缺乏規劃，開發深度不足，編研成果以一次文獻比較多見，二次、三次文獻較少。

（二）數字化檔案建設缺乏力度

由于院校期刊檔案數字化建設起步晚，缺少科學規劃和規范化標準，技術支持力度不夠，期檔案數字化進程相對緩慢。一是數字化工作力度不夠，還有大量的紙制檔案未實現數字化。二是缺少統一標準，對期刊檔案收集、整理、轉化沒有規范化要求，導致數字檔案信息資源結構失調、異構現象嚴重使得信息資源共享困難。三是檔案管理人員缺乏技術培訓，掌握的信息技術有限，編輯部沒有配備專業的檔案管理人員。

（三）信息生態下檔案信息安全保密問題突出

近年來，在期刊數字化熱潮和信息資源網絡化的趨勢下，院校期刊檔案建設也融入了信息化進程中，隨著檔案信息傳遞網絡化、檔案信息管理自動化、信息資源共享平臺服務等的技術應用，網絡環境安全隱患、計算機安全隱患、應用系統安全隱患、承載數據安全隱患、用戶訪問安全隱患等問題，都對檔案信息的安全保密工作提出了更高的要求。

二、數據管理對院校期刊檔案建設的影響

（一）期刊檔案信息資源開發內容層次更深

隨著大數據時代的到來，檔案數據資源更加豐富，用戶信息需求將更加復雜多樣。院校期刊檔案將不再只是學術文獻資料，其包含的內在信息更加多元化。通過數據重組，數據分析使得期刊檔案信息資源從孤立信息轉化為關聯數據，可以將原本期刊檔案中稿件歸檔按照編輯流程細化存儲，將作者、編者信息和讀者需求反饋建立關聯，使得期刊檔案信息資源的開發更加深層次，在數據信息中挖掘知識，可利用率更高。

（二）期刊檔案信息資源可利用空間更廣

數據管理的運用必將促進期刊檔案信息資源建設從“文檔”“資源”向“數據”的演化。大數據背景下“檔案數據”無論是來源、規模還是類型、結構都將變得復雜多樣。隨著數據管理相關技術的引進和推廣，期刊檔案信息資源利用向深度挖掘動態數據拓展可利用空間轉變，從而開發檔案信息資源的潛在價值。

（三）期刊檔案信息資源高度共享

“互聯網”技術的發展大在提高了信息傳遞能力，使信息資源共享成為可能，同時又促進信息資源建設的發展。受大環境影響，期刊檔案信息資源只有交流、共享才能充分開發和利用。數據管理技術的推廣，在檔案資源建設上，更注重檔案信息的收集、整理、優化，建立資源共享網絡，使其更加專業化、系統化、規范化；使得信息存儲數字化、信息采集實時化、信息管理科學化、信息服務智能化。

三、數據管理視域下院校期刊檔案建設的新路向

（一）整合信息資源，共建共享平臺

一是加強期刊檔案信息專題數據庫建設。只有運用數據分析、云計算技術對院校期刊各類檔案數據資源進行重組和再創造，建成容量大、穩定安全、查詢方便、主題鮮明的專題數據庫，才能提高共享信息的質量。二是協同合作。一方面加強與本院校圖書館（檔案室）、科研部門之間的協作，院校期刊就主動做好信息資源互補工作，使館藏的學術檔案資料盡可能完整；另一方面，加強各院校編輯部之間合作交換、數字系統共享，推進檔案數字化，院校之間要加強檔案信息資源共享局域網的利用和改造，完善分享途徑。

（二）健全網絡信息系統，提供智庫型服務

一是院校應積極開發最新網絡信息系統，編輯部要加大編輯出版軟件和檔案信息管理系統運用，將電子檔案和實體檔案對應，文檔一體化。二是運用數據管理技術將期刊檔案建設納入智慧數字庫建設，在數字化、網絡化、管理自動化、資源共享的基礎上，融入智慧感知和協同處理的特點，重點打造高效、智能、統一的管理服務平臺和信息服務平臺，進一步實現檔案數據資源開發利用的最大化。

（三）構建技術防護體系，加強信息化安全建設

檔案信息系統安全建設可以借鑒通用信息系統安全建設的成功經驗，構建技術防護體系。一方面，可以把期刊檔案信息安全建設納入本單位指揮自動化和信息安全防護建設的大系統中，實行分級防護；另一方面，加強綜合治理，運用多種技術手段從網絡、終端、應用、數據、用戶等各個層面采取安全防護措施，消除安全隱患。