大型工程項目的文件與檔案管理思路研究

李巖

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）9-235-01

摘要 針對大型工程項目的文件與檔案管理的現狀進行分析，其問題突出表現在項目建設時間較長，管理單位比較分散；項目管理不夠規范，檔案管理制度不健全及檔案管理人才匱乏，管理方法較為落后等方面，且根據大型海洋工程項目的特點，提出大型海洋工程項目文件與檔案管理的思路，以期能夠持續提升大型海洋工程項目文件與檔案管理的整體質量。

關鍵詞 大型工程項目 文件管理 檔案管理

中國海洋石油在當今國際政治環境和行業環境的重大變化--下，提高市場競爭意識，積極拓展國內外大型工程項目。在大型工程項目建設期間，工程文件、檔案管理以及設備管理等均為項目管理中的重要組成元素。工程文件、檔案管理等與整個工程在建過程緊密關聯，對整體工程項目管理的質量會產生較大影響。文章將結合當前大型工程項目文件與檔案管理的現狀進行分析，希望能夠對相關研究活動帶來一定借鑒價值。

一、大型工程項目的文件與檔案管理現狀分析

大型工程項目文件與檔案管理期間，多存在項目建設時間較長，管理單位比較分散；項目管理不夠規范，檔案管理制度不全及檔案管理人才匱乏，管理方法較為落后等方面問題，影響著文件與檔案管理的質量。

（一）項目建設時間較長，管理單位比較分散

大型工程項目建設中，項目建設周期長短不一，在建周期時間上的差異，這對于項目建設管理工作也帶來了%的難度。項目建設過程中，管理單位較多，包含施工單位、項目責任單位以及監管單位等等，尤其是涉外項目的文件管理，更為繁多，數據檔案管理期間具有一定的監管難度。在缺乏有效且嚴格的制度保障情況下，則難以保證項目檔案管理的完整性與統一性。

（二）項目管理不夠規范，檔案管理制度不健全

大型工程文件與檔案管理期間，因為大型工程項目管理人員的文件、檔案管理意識比較單薄，在工程文件、檔案形成以及數據收集等方面存在著諸多不規范的問題。大型工程項目管理人員的文件與檔案管理重視程度不足，也會直接影響檔案與文件管理的效果。一些檔案文件資料無從跟蹤、無法掌握，在整體建設項目中，檔案部門更多處于“坐等”的狀態，與施工單位的交流不足，缺乏主動管理的制度。價值檔案管理制度不夠健全，造成了各類檔案管理問題的發生，難以真正彰顯檔案管理的價值。

（三）檔案管理人才匱乏，管理方法較為落后

大型工程檔案與文件管理人員的業務能力，也是影響文件與檔案管理質量的關鍵性因素。當前很多檔案與文件管理人員為行政管理兼職人員，對文件與檔案管理的專業知識掌握不足，缺乏深刻認識，檔案管理存在著盲目性與被動型的問題。

隨著現代信息技術的快速發展，大型工程項目文件與檔案管理期間，也需要將信息技術融入其中，將其作為一種信息資源。但是當前大型工程項目中存在著信息技術融入不足的情況下，只是存放和保管在檔案室，并未建立數據索引一大型數據庫，以便隨時查詢文件。工程文檔管理手段落后，開發與利用的效果不夠理想。

二、大型工程項目的文件與檔案管理的途徑

（一）注重協調，加強工程文檔的收集

項目建設涉及多個部門，需要對各個項目建設的周期、項目建設的工程進度以及項目建設的分工內容等進行記錄。大型工程項目建設期間，需要提升文件與檔案管理的重視程度，加強協調，重視各個部門之間的交流。

比如可以將“權責分明”的管理制度融入其中，提升工程文檔管理的重視程度。根據工程建設的周期，實施針對性管理，且需要將工程文檔管理部門、施工單位等工作相互融合，分期、分階段實施工程文檔的收集與管理。

（二）明確制度，構建明確的管理制度

工程文件、檔案管理期間，需要構建明確的管理制度，以建章立制、規范管理為基礎，使各項大型工程項目文件管理能夠更加有章可循、有條不紊。

程序化、規范化管理期間，文件、檔案的管理需要制定明確的崗位責任制度，工程文件的接受、分發以及計算機管理制度等等。清晰檔案處理的流程，規范檔案利用的規定等等。

（三）創新技術，融入信息化管理方法

信息化時代背景下，可以將計算機技術融入到大型項目文件與檔案管理期間，提升大型工程項目管理的質量。

比如可以通過信息采集技術、信息處理技術等，將檔案信息、檔案以及文件等進行綜合利用，構建一體化的管理信息系統，提升檔案與文件的利用率。

三、結語

現代大型工程項目建設期間，需要提升文件與檔案管理的重視程度。通過明確管理制度、融入信息技術以及加強工程文檔的收集等方式，提升檔案與文件管理的整體質量。