如何做好企業檔案管理工作

和紅芝

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）9-223-01

摘要 在企業的發展中，檔案管理工作是非常重要的一部分。隨善社會的不斷發展，企業檔案管理工作，面臨著越來越多的調整，做好企業檔案管理工作，對于企業的發展具有重要作用。本文主要從企業檔案管理現狀和做好企業檔案管理工作的建議進行了闡述，從而更好提升企業檔案管理水平。

關鍵詞 檔案管理 信息資源 方法

在企業的發展中，離不開檔案管理工作的支持。在企業檔案管理工作中，不僅要適應企業的發展，還需要具有一定的前瞻性。在企業發展中，需要對企業內部檔案管理工作作出科學的分析，然后健全檔案管理系統，培養檔案管理人員素質，建立檔案管理信息化體系，從而更好的提升企業檔案管理水平。

一、企業檔案管理的現狀

（一）重視程度不夠

在企業的發展中，對于企業檔案管理工作不夠重視。一是，在企業發展中，企業的檔案管理工作量比較大，工作比較繁瑣，在辦公室費用投資比較少，從而在一定程度上阻礙了檔案管理工作的發展。二是，檔案管理人員水平偏低，專業知識相對缺乏。三是，有些單位領導對于企業檔案管理工作不夠重視，從而在一定程度上制約了企業的發展。

（二）管理方法落后

近年來，隨著信息管理技術的發展，檔案管理水平不斷提高，落后的管理方法嚴重阻礙了檔案管理工作的良好發展。很多老舊的檔案管理模式存在著效率低、費時費力等缺點。很多時候由于效率落后，統計數據不及時，影響了工作的進展。其次，檔案法律法規體系有待健全，檔案管理網絡沒有建立到科室和具體的工作崗位，工作職責不夠清晰，不能做到責任到人。最后，在檔案庫房的管理上，設施簡陋，管理不夠規范，物品擺放雜亂無序，甚至將檔案室當倉庫使用的現象也很常見，導致存檔文件無法及時歸檔，甚至出現了檔案丟失的情況。

二、做好企業檔案管理工作的建議

（一）增強意識、加強領導是前提和基礎

領導對檔案工作價值的認識，在很大程度上影響檔案工作的發展。因此，增強意識，加強領導，設置專門的檔案管理機構、配備專業的檔案工作人員，是一個企業做好檔案工作的前提和基礎。對檔案管理人員來說，應該充分發揮其主觀能動性，把開展宣傳工作貫穿檔案工作的始終，檔案工作開展到哪里，宣傳工作就跟進到哪里，使宣傳與檔案工作同步進行。特別是要在各級領導層中加強對檔案工作重要性的宣傳，真正做到上下齊抓共管、全員積極參與，切實將檔案工作真正納入與各主要業務部門工作同等重要的地位。

（二）健全檔案管理制度

建立健全行之有效的檔案管理工作制度，使檔案工作與企業的各項管理活動相同步，與項目的實施過程相同步，確保檔案資料的完整、準確、系統。首先，要結合企業自身的管理體制、檔案材料的形成規律，建立一個縱橫交織的檔案管理網絡體系，協調企業內部之間的關系，從而做到從上而下，左右協作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎工作。其次，企業檔案管理人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤。不僅要收集文書檔案材料，還要收集企業經營管理檔案、音像材料、實物和電子文件，要特別注重做好重大活動、重大事件、重點工程、重要領導人來訪等形成的珍貴檔案資料的收集，力求收集的檔案資料完整齊全。及時對收集的大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別，從中找出規律性的材料和數據，變死材料為活信息，為開展企業管理工作服務，為企業各項管理工作提供詳細、可靠的檔案信息資源。只有做好企業檔案的收集工作，才能保證企業檔案的完整性。

（三）要培養一支檔案管理理論基礎好，業務技術過硬的檔案工作隊伍

現有檔案人員普遍專業知識不足，業務能力不夠，檔案工作經驗經歷缺乏。同時缺乏理論基礎深厚、業務能力全面、能獨立解決檔案工作新問題、新挑戰的業務帶頭人。我們應該采用自學、跟師、內部辦班、外派培訓、參觀、交流等多種方法，持續數年進行累進培訓，普遍提高檔案人員業務水平，重點培養幾名業務骨干，承擔技術把關、內部幫帶、解決業務難題的責任。

（四）實施檔案數字化戰略

將檔案信息化建設納入企業信息化建設總體規劃和目標，將數字化技術、網絡技術廣泛應用于檔案管理。建立室藏檔案案卷級或文件級目錄數據庫。對重要的和利用頻繁的檔案建立圖像數據庫。紙質檔案全部實現數字圖像與相關聯的目錄數據的掛接，能進行全文檢索、瀏覽。實現辦公自動化系統與檔案管理系統相銜接，檔案部門在網絡環境下能夠實現對各類電子文件的收集、整合、控制和傳遞。文件形成部門負責鑒定歸檔電子文件的真實性、完整性和有效性及確定密級和劃定保管期限。重要電子檔案進行紙質等載體的異質備份。電子檔案一式三套存儲在脫機載體上。收集和傳遞網絡化，拓寬管理思路，實現文檔一體化和重要檔案的全部數字化，實現檔案資料的網上遠程查詢和借閱功能。

三、結語

在企業的發展中，為了更好的促進企業的發展，需要在企業檔案管理工作中，不斷對企業檔案管理制度進行完善，提升檔案管理人員的專業水平，對檔案管理工作實施數字化戰略，從而更好的提升企業檔案管理水平。