電子檔案管理在高職學校檔案管理中的應用

樊雪飛

摘要：電子檔案管理工作是高職檔案管理的重要組成部分，在信息化、智能化的大背景下，高職院校檔案管理部門應當注重圍繞信息化的檔案管理形成完善的制度體系，創新檔案管理方法，滿足電子檔案的應用需求。

關鍵詞：高職；電子檔案；管理機制；應用價值

電子檔案管理是一項系統化的工作，運用電子檔案可以更好的提高高職檔案管理工作的效率，降低高職院校檔案管理工作成本，緩解檔案管理工作的人員的壓力，從而滿足高職院校挖掘檔案數據信息價值的現實需要。

1.高職電子檔案管理工作的價值

1.1提高檔案管理效率

電子檔案的普遍應用可以提高檔案管理效率，解決傳統檔案管理工作中的問題，從而發揮出與人相比更有優勢的檔案管理方法。在紙制檔案逐步的退出歷史舞臺，冷的型檔案管理體系普及下，檔案管理工作可以提高信息的準確性有效性，可以有效的減少高職檔案管理人力物力成本。新型的檔案管理工作還可以使電子檔案管理工作變得越發簡單，從而提高了檔案管理的可靠性，更好的滿足建設龐大檔案管理體系的需要。

1.2提高檔案使用價值

電子檔案管理工作的有效應用，還可以更好的發揮電子檔案的應用價值，可以滿足日常高職院校教學科研的現實需求，尤其是在移動互聯網不斷普及的情況下，運用電子檔案可以實現檔案信息的實時交互工共享，可以滿足師生對數據檔案的信息的應用需求，這對于提高高職教學的方便性，滿足師生查詢檔案個性化老板娘，提高教學科研效率有重要價值。信息化的技術手段提高了檔案管理工作的效率，降低了檔案管理的成本，同時也極大的滿足了師生對高職檔案的應用需求。

2.高職電子檔案管理存在的風險

3.1安全隱患

由于高職院校缺乏專業的技術人員，電子檔案在管理工作中存在著操作性規范不足的問題，因此導致電子檔案在管理的過程中存在著一定的風險。首先，不少電子文檔的備份不足，往往存在著電子檔案文件丟失即滅失的風險，這使得電子檔案存在較大安全風險隱患方面的問題。其次，電子文檔還缺乏有效和系統的標識體系，由于電子檔案管理標準不統一，因此在電子檔案匯總后常常導致電子檔案管理混亂的問題。第三，當前對電子檔案的真偽性判斷不足，電子檔案在傳輸與應用的過程中很可能存在著數據篡改的問題，這影響了高職師生對檔案的關鍵信息的獲取，面對上述風險問題，必須采用有效的措施給予全面管理。

2.2數據風險

傳統檔案管理過程中常常存在著錯誤錄入數據的問題。這些因為人為原因造成的檔案數據誤差很難有效的找回，一些這些錯誤的電子檔案數據信息被用于教學科研會引來較大后果。當前我國高職院校的電子檔案普遍的處在開放的環境，電子檔案數據信息資源的更新速度較慢，這不僅影響檔案數據的完整性，從而也影響檔案資源的安全有效使用問題。

2.3長期性矛盾

電子檔案管理的過程中依然面臨著長期性的矛盾。當前電子信息技術快速發展，云存儲技術的不斷普及應用，這使得傳統的電子文檔的存儲價值日異降低，高職院校在電子檔案管理的過程中存在著電子檔案管理設備不能有效的滿足電子檔案管理現實需要的問題，因此影響了電子檔案存儲與讀取有效性，不利于達到高效、全面進行電子檔案管理目標。

3.高職電子檔案管理應用的策略

3.1完善操作機制

提高高職檔案管理工作有效性，發揮電子檔案在高職檔案管理中的實際作用，還要制定完善的檔案管理操控機制，在構建科學的電子檔案運轉機制的基礎上，定期做好檔案的監查工作。首先，針對電子檔案的異常情況進行有效的預警與風險處置，在實時監控的機制強化對電子檔案進行全面的篩查和控制。其次，高職院校還要加強對電子檔案監督管理機制的改進，以規范性的操作流程，科學化的核對與監督機制保證電子檔案的有效性。第三，在加強電檔案鑒別的基礎上提高電子檔案管理的科學性。要有效的降低人為原因造成的高誤差率問題，注重強化提高誤差控制水平，為高職開展效率能性電子檔案管理工作奠定基礎。例如，應當根據實際情況出臺高職電子文件的管理辦法，電子文件的收集規定，以及電子檔案管理人員的績效考核管理制度等。

3.2加強人員培訓

提高電子檔案管理工作的水平，還要針對性的開展電子檔案管理人員的培訓工作，形成科學的電子檔案管理人員的培訓機制，針對現代檔案管理的信息化、網絡化、智能化的需要，全面提高檔案管理專職人員的信息化水平。首先，加強對電子檔案管理人員的分類與收集檔案能力的培養，解決高職現有電子檔案管理人員對電子信息設備操作不熟練的問題，提高電子檔案的規范性運行效率。其次，對電子檔案專職管理員開設專門的電子檔案管理培訓課程，針對性的對檔案管理人員的信息技術水平進行評估，在此基礎上開展針對性與個性化的培訓工作。第三，圍繞著現代電子設備，信息化、智能化電子檔案的操作需要，加強對電子檔案管理人員的績效考核，從而在優化崗位人才配置的基礎上，不斷提高電子檔案的管理水平，滿足電子檔案管理的需要。

3.3加強設備投入

電子檔案在高職學校檔案管理中占有重要地位，做好電子檔案管理工作還要形成完善的電子檔案的收集運行體系，注重根據電子檔案的管理與應用需要進行設備設施的更新優化。首先，形成定期進行電子檔案管理設備的更新機制，注重積極有效的引進高質量的電子檔案管理設備，在有效的平臺上依靠先進的系統進行各部門的電子檔案的匯總傳遞工作。其次，加強電子檔案標準化設施設備建設工作，強調圍繞著大數據、云計算的發展趨勢進行電子檔案管理設備設施的全面更新，從而滿足新環境下的電子檔案管理現實需求。第三，針對保證電子檔案的安全性、完整性，加強電子檔案的備份，以及信息化網絡化環境的優化工作，注重加強高職院校的局域網建設，在公共網絡一下進行安全的電子文檔的傳輸，從而滿足高職師生對電子檔案的使用與管理需求。

4.結論

提高電子檔案管理的總體質量水平，需要從電子檔案的實際使用價值出發，根據電子檔案管理運行的中的問題，著力在有效的電子檔案管理工作制度，專業技術人員的操作和合理有效的設備下提高電子文檔管理水平。

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