發揮信息化作用做好檔案管理工作

李娜

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）7-231-01

摘要 隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉化為可用的信息上，并準確、高效地提供給有關信息需求者。

關鍵詞 信息化 檔案 管理

一、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。

二、建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

三、在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

四、提高檔案工作者的專業素質，實現檔案管理的科學化

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理者必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，檔案管理者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習、相關知識，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。

五、提高檔案工作者的信息安全素質，實現檔案管理的安全化

對于信息社會環境中的檔案管理工作者，信息安全素質是指在網絡環境中管理電子文件的信息安全的意識和能力。檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質，有利于拓寬檔案管理保護領域、發展檔案管理學的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進檔案信息化建設和檔案管理事業的健康、有序、可持續發展具有重要的現實意義。

隨著信息化時代的到來，新領域、新門類、新載體檔案不斷涌現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，我們深刻認識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要認識到檔案事業發展的必要性，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。

六、檔案信息化建設的最終目標是提高檔案信息管理和服務的水平

人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現信息的公開與信息最大程度的利用。對檔案信息化建設而言，這一目標也具有非常重要的指導意義。檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

七、結語

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為經濟建設和社會發展服務。