高校教學秘書的工作職責和必備素養

孫子淇

摘 要：在高校中工作，除了教師要完成日常首要的教學工作之外，高校行政人員也要完成每天的行政工作。高校的行政工作具有兩個性質：管理和服務，高校中的每一種行政工作都包含了這兩種因素。教學秘書作為高校教學行政崗位的基層人員也是一樣，既要對平時的教學進行管理，也要為廣大師生提供必需的教學服務。基于這種工作性質，教學秘書作為高校行政管理崗位的基層管理者，不僅工作任務繁重，還要承擔一部分的責任。因此，對于教學秘書而言，一方面要求具有處理問題的能力，另一方面也要求有很好的心理素質和個人素養。只有確保擁有這些方面，教學秘書才能順利完成自己的日常工作，并確保教學管理工作和日常教學工作的順利進行。

關鍵詞：高校；教學秘書；工作職責；必備素養

一、教學秘書的工作職責

（一）日常教學管理

教學秘書是學校和各個院系溝通的最直接的責任者，也是每個學員最直接的教學管理和教學組織者。教學秘書平時不僅要對于教師的日常教學進行管理，包括安排教師的教學任務，通知教師準備開學初、學期中、學期末的教學檢查，日常設置教師課表并處理調、停課，安排考試時間和做好考試準備，統計教師課時和科研教研項目，以及教材的征訂等工作；同時也要對于本學員的學生進行管理，包括新生注冊，發放教材和課程表，考試試卷整理歸檔，安排期末考試、補考、重修，按時登錄學生成績及獲獎資料，審查畢業生成績，整理并歸檔畢業生論文及設計，發放畢業證書等。教學秘書在日常工作中負責的事物很繁瑣，但是總結到一起就是要把所有的教學事務、考試事務以及歸檔事務安排好，把院系里的申報工作和審批工作做好，在處理本部門工作的同時，及時傳達學校各職能部門下達的各項通知和要求，并通知到部門領導、老師和學生。

（二）日常溝通、協調職能

作為學校和各學院之間溝通連接的重要橋梁和紐帶，教學秘書的日常工作具有上行下達、互相協調的作用，是維系院系和學校之間溝通暢通無阻的重要環節。學校的各行政部門，例如教務處、科研處、人事處等部門，每天都會向各個學院下達不同內容及有不同時效性的通知，這就需要教學秘書根據上交時間的緊急程度來分門別類地歸納整理和傳達。同時，教學秘書需要把學院準備好的各項材料匯總整理，按照要求簽字或蓋章，及時上交。在本院部中，教學秘書也起到了日常領導與教師的溝通作用。學院領導在接受了學校會議精神后，如果沒有時間整理材料和學院全體教師集合開會分享，教學秘書就需要把要傳達的事務整理成文字傳達給每位教師。

二、教學秘書的必備個人素養

（一）教學秘書需要有正確和先進的政治理論素養

作為高校行政管理的基層管理者，教學秘書不僅要面向教師工作，同時也要為學生服務，這就要求教學秘書需要有先進的政治理念和正確的理論素養，要時刻明白自己處在言傳身教的位置，注意自身言談舉止，努力把學生引導到正確的政治方向，樹立榜樣作用。

（二）教學秘書需要具有良好的心理素質

教學秘書工作繁瑣，平時完成自己的日常工作已經需要付出充足的精力，再加上需要處理各種教師和學生的突發情況，在保證教學任務和教學質量順利完成的基礎上，還要安排教師的各種個人意愿，這就需要教學秘書具有良好的心理素質、抗壓素質和溝通技巧，需要在日常工作中保持積極樂觀的心態，不把教師或領導的負面情緒帶給自己。在處理突發情況時，首先考慮保證教學任務的順利完成，其次才能想到教師的個人利益。只有在不違背學校正常的教學管理規章制度的前提下，才能再考慮實現教師或學生的意愿。教學秘書的重要任務是保證教學秩序的正常進行，在面對多方面要求的情況下，只有保證良好的心理素質和樂觀積極的工作心態，才能處理好自己的工作任務。

（三）教學秘書需要有專業的管理能力

隨著社會信息化程度的不斷推進，高校管理手段也在不斷進步。教學秘書想要在日常工作中做到事半功倍，首先就要掌握先進的管理技術，擁有專業的管理能力。

（四）教學秘書需要有一定的協調能力

學院和學校的事務繁多，難免有起沖突的時候，這就需要教學秘書能夠在不影響教學秩序和教學質量的前提下，合理分配好人員和時間安排，把學校下達的任務安排好，同時也把學院的人員和時間分配好。

（五）教學秘書需要有創新思維和創新意識

隨著社會不斷發展，教育觀念和教育手段都不斷在變化，隨之而來的是教學管理的觀念和方式都有了不同程度的改變。教學秘書不能只滿足于完成每天的日常工作，同時也要跟上時代的腳步，不斷更新自己的教育理念和管理方式，需要學習的要及時學習，需要改進的就得不斷改進。只有具有先進的教育理念和管理方式，才能在面對學生的時候不落后、不過時，才能向學生傳達最新的教育目標和教育觀點；也只有具有先進的思想，具備創新的思維和意識，才能面對教師時一起做到與時俱進，不斷進步，才能結合學校不斷前進的現代化的先進的教學手段和教學理念，共同探索積極的教學管理方式和思路，起到最終促進教育教學質量提高的意義。

三、結語

在日常工作中，教學秘書負責的事務太多太繁雜，不能一一列舉，但歸根結底就是在保證教學質量和正常教學秩序的前提下，做好學校和學院的溝通工作，做好各項文件的上行下達工作，做好面向教師和學生的溝通工作。為了完成這一系列的工作職責，教學秘書必須具備以上工作素養，才能保證日常工作的順利進行，也是學校教學秩序和教學質量的強力保障。

參考文獻

[1] 淺析如何提升高校教學秘書教學管理水平[J].司瑩瑩.高教學刊，2017（17）.

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