衛(wèi)生檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用與實(shí)踐探索

鄧穎民

摘 要：隨著近年來我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，以互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)設(shè)備作為物質(zhì)載體，將信息技術(shù)應(yīng)用到衛(wèi)生檔案管理領(lǐng)域，可提高衛(wèi)生檔案管理效率，推動(dòng)衛(wèi)生檔案管理信息化建設(shè)。鑒于此，本文論述了衛(wèi)生檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用，并針對衛(wèi)生檔案管理領(lǐng)域信息技術(shù)應(yīng)用實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)意義作出了詳細(xì)介紹，以促進(jìn)我國衛(wèi)生檔案管理事業(yè)又好又快發(fā)展。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生檔案管理；信息技術(shù)；問題研究

隨著近年來我國衛(wèi)生管理制度改革的深化，衛(wèi)生檔案成為寶貴的信息資源，是衛(wèi)生部門在職能履行過程中重要的信息記錄，能夠?yàn)樾l(wèi)生部門管理、科研、醫(yī)療、教育、保健、疾病預(yù)防等各方面工作開展提供依據(jù)。因此，將信息技術(shù)全面應(yīng)用到衛(wèi)生管理領(lǐng)域，對推動(dòng)衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展有著重要意義。這也就要求衛(wèi)生部門在職能履行過程中要積極引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，大力推進(jìn)衛(wèi)生的管理體系信息化建設(shè)，以全面提高衛(wèi)生檔案管理工作質(zhì)量和信息化建設(shè)水平，降低檔案管理成本和員工工作負(fù)擔(dān)，提高衛(wèi)生檔案信息資源使用效率。

1 衛(wèi)生檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

1.1 構(gòu)建衛(wèi)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制

衛(wèi)生單位在推進(jìn)衛(wèi)生檔案管理信息化建設(shè)過程中，要在遵循國家和政府部門有關(guān)衛(wèi)生檔案管理制度方針的基礎(chǔ)上，充分考慮本單位衛(wèi)生檔案管理的實(shí)際情況，針對檔案管理實(shí)際情況，構(gòu)建科學(xué)完善的衛(wèi)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制。在構(gòu)建過程中，需要明確檔案管理部門信息管理人員、數(shù)據(jù)錄入員、資料采集人員、檔案資源使用者的基本職責(zé)，要建立嚴(yán)格的檔案資源管理規(guī)章制度規(guī)范檔案管理人員的工作行為。同時(shí)要不斷加強(qiáng)對衛(wèi)生檔案資料的收集與整理，要建立起具有較強(qiáng)應(yīng)用性和通識(shí)性的文件信息存儲(chǔ)及格式交換標(biāo)準(zhǔn)，使各個(gè)部門能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案資料的收集與管理，全面推動(dòng)衛(wèi)生檔案資料搜集、存儲(chǔ)、檢索、利用標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高檔案資源使用效率[1]。

1.2 推動(dòng)衛(wèi)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

作為衛(wèi)生單位要全面重視自身衛(wèi)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，也就是要將信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)用到檔案管理中，提高衛(wèi)生檔案管理效率。在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，要投入充足的資金，可購置計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、錄印機(jī)等設(shè)備，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字文獻(xiàn)檔案資源進(jìn)行信息化存儲(chǔ)，同時(shí)要全面利用信息系統(tǒng)搜集各方面檔案信息資源，將各類電子文件、數(shù)字文件以統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)。在日常檔案管理工作中，對計(jì)算機(jī)的設(shè)備要高效利用，要構(gòu)建起科學(xué)完善的檔案數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)字共享平臺(tái)推動(dòng)衛(wèi)生檔案信息資源整合，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源深度共享。要建立高效便捷的檔案信息檢索系統(tǒng)，使檔案信息資源查詢與檢索更為便捷，推動(dòng)檔案信息資源深度加工，以進(jìn)一步拓展衛(wèi)生檔案信息服務(wù)功能，充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。此外，衛(wèi)生單位還應(yīng)根據(jù)自身障礙管理實(shí)際情況建立共享局域網(wǎng)，方便各部門在特定權(quán)限范圍內(nèi)使用檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源動(dòng)態(tài)流通。

1.3 構(gòu)建科學(xué)完善的檔案保密機(jī)制

在推動(dòng)衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)時(shí)，要重視檔案保密工作，使用信息加密技術(shù)或信息挖掘技術(shù)，在深度挖掘檔案信息資源價(jià)值的同時(shí)，確定各部門的檔案資源使用權(quán)限，對有價(jià)值的檔案資源進(jìn)行加密，最大程度上保障檔案信息的安全。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，檔案管理部門要對重要的檔案資源進(jìn)行備份，特定的紙質(zhì)資源要有專門人員進(jìn)行管理，避免重要的檔案信息資源永久性丟失和損壞。同時(shí)要加強(qiáng)對衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)的安全保護(hù)，技術(shù)人員要針對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行初級、中級、高級三種級別的信息安全防護(hù)，防止不法分子的入侵和介入，創(chuàng)建良好的信息運(yùn)行環(huán)境，保護(hù)重要的檔案信息資源[2]。

1.4 建設(shè)專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員是衛(wèi)生部門實(shí)施檔案管理的基礎(chǔ)和前提，他們專業(yè)技能水平的高低和綜合素質(zhì)的強(qiáng)弱直接影響著檔案信息管理效能，尤其是信息技術(shù)全面應(yīng)用到檔案信息管理中，給檔案管理人員提出了更高要求。這也就決定了檔案管理人員除了要具備相關(guān)專業(yè)的知識(shí)技能外，還要熟練掌握各種應(yīng)用設(shè)備和操作軟件，不斷提高自身的信息化素養(yǎng)，以更高的技能水平完成本職工作。衛(wèi)生檔案管理部門要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，將培訓(xùn)重點(diǎn)放在理論知識(shí)和專業(yè)技能學(xué)習(xí)方面。理論知識(shí)要包括信息化建設(shè)概述、數(shù)字信息技術(shù)、檔案信息管理技術(shù)、電子文檔歸檔等；專業(yè)技能培訓(xùn)要采用多種方法，可以聘請行業(yè)內(nèi)知名專家進(jìn)行授課、也可以鼓勵(lì)檔案人員動(dòng)手操作和現(xiàn)場交流，這樣可以提升檔案管理人員操作能力。同時(shí)，衛(wèi)生檔案管理部門要注重引進(jìn)高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才，對現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行擴(kuò)充，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍活力，提高檔案管理水平。

2 衛(wèi)生檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)實(shí)意義

2.1 有利于降低衛(wèi)生管理成本

傳統(tǒng)衛(wèi)生檔案管理模式主要針對衛(wèi)生管理部門在日常職能履行過程中產(chǎn)生的各種紙質(zhì)文獻(xiàn)材料進(jìn)行管理和利用，這種管理模式需要檔案管理人員付出較多的時(shí)間和精力，檔案管理部門也需要付出較多的人力、物力、財(cái)力，紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案數(shù)量的激增會(huì)給檔案管理系統(tǒng)帶來較大的運(yùn)轉(zhuǎn)負(fù)荷，不利于檔案管理效能提升。將信息技術(shù)應(yīng)用到衛(wèi)生檔案管理之后，可將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)資源轉(zhuǎn)換為電子文件進(jìn)行管理，不僅節(jié)省了檔案管理中使用的空間資源，而且也降低了衛(wèi)生檔案管理成本，提高了檔案管理效率。

2.2 全面提高衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量

檔案管理部門采用傳統(tǒng)手工模式進(jìn)行紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案管理，經(jīng)常會(huì)發(fā)生歸檔差錯(cuò)，工作效率偏低等問題。將信息技術(shù)全面應(yīng)用到衛(wèi)生檔案管理中，檔案管理文獻(xiàn)資料錄入到檔案管理系統(tǒng)中，檔案管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)針對檔案資料進(jìn)行分類，能夠精確歸檔，防止出現(xiàn)歸檔錯(cuò)誤問題。同時(shí)將信息技術(shù)全面應(yīng)用到檔案管理中，檔案管理效率也能不斷提升，檔案管理人員可通過年份和關(guān)鍵詞檢索檔案信息，及時(shí)查詢所需檔案，可為使用者提供便捷的檔案服務(wù)。此外，利用檔案信息管理系統(tǒng)可向社會(huì)發(fā)布檔案管理信息，使社會(huì)了解衛(wèi)生檔案管理情況，全面提高衛(wèi)生檔案管理效率。

2.3 及時(shí)為醫(yī)療衛(wèi)生工作提供決策依據(jù)

隨著各地區(qū)突發(fā)性醫(yī)療事件頻發(fā)，衛(wèi)生檔案成為衛(wèi)生管理部門應(yīng)對突發(fā)性衛(wèi)生事件的重要參考資料。這也就決定了衛(wèi)生檔案管理工作必須能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，能夠及時(shí)準(zhǔn)確搜集相關(guān)數(shù)據(jù)，縮短應(yīng)對突發(fā)事件的時(shí)間。衛(wèi)生檔案管理信息化建設(shè)能使各個(gè)衛(wèi)生管理部門在第一時(shí)間獲取突發(fā)事件相關(guān)數(shù)據(jù)，幫助決策部門在第一時(shí)間作出科學(xué)鞠策，將突發(fā)性衛(wèi)生事件危害程度降到最低。

2.4 實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生檔案信息資源全面整合和共享

將信息技術(shù)應(yīng)用到衛(wèi)生檔案管理中能構(gòu)建起完善的信息管理系統(tǒng)，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確搜集檔案信息，并在檔案管理過程中針對所搜集的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，以保障檔案信息資源得到有效利用。同時(shí)在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)能實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生檔案管理部門與其他部門之間的信息共享，推動(dòng)各種檔案信息資源全面整合，提高檔案管理效率。

3 結(jié)語

綜上所述，在衛(wèi)生檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)，可提高檔案資源管理效率，使衛(wèi)生檔案管理事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，促進(jìn)檔案信息資源整合與共享，為醫(yī)療衛(wèi)生工作提供決策依據(jù)，提高檔案資源使用

質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇志清.將信息技術(shù)應(yīng)用到衛(wèi)生檔案管理之中[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（09）：250-251.

[2]楊小樂，翟良龍.淺談衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（03）：54.