醫療機構檔案管理模式與探討

摘 要：醫療機構檔案管理是醫院管理體系重要組成部分，其管理質量直接影響到整體醫療機構的管理及發展，故長期以來都得到了醫療相關工作人員們的重視及關注尤其是醫療機構檔案管理人員，足以見得檔案管理對醫療機構管理及發展的重要性。盡管如此，我國目前的醫療機構檔案實際管理中依然還存在檔案信息資源不足、信息化建設意識不強、管理標準不完善等問題，所以必須不斷完善和改進醫療計劃管理模式。對此，本文作者根據自己的醫療檔案管理經驗，詳細分析了醫療機構檔案管理模式。

關鍵詞：醫療機構；檔案管理；問題及措施

醫療機構檔案簡單的來說就是醫療機構用于醫學科學發展的一系列資料，主要包括了人民群眾身心健康資料、醫療技術信息等資料，直接關系到了醫療事業發展及人民群眾健康水平提升，使得加強醫療機構檔案管理顯得非常重要。隨著我國醫療事業政策的不斷增加很多人民對健康的意識得到了提高，這意味著人們對醫療的需求也隨著增加，而醫療檔案數量在該中形勢影響下也會越來越大，這無疑是增加了醫療機構檔案的管理難度，所以必須提高醫院管理者、醫護人員的檔案管理水平及信息處理能力，以保證醫療機構檔案得到高效管理，相應的信息資源也能夠得到高效應用，從而推動醫療事業健康發展，提高我國人民群眾的健康水平。所以下文先從檔案信息化建設意識、信息化建設管理標準、軟件應用系統和資金投入等方面分析了醫療機構檔案管理存在的問題，然后這此基礎上分析了強化醫療機構檔案管理的有效措施。

1 醫療機構檔案管理中存在的問題

1.1 檔案信息化建設的意識不高

很多醫療機構對于檔案信息化建設意識不足，只注重本院的經濟效益和業務的發展，忽略對檔案資源的管理，沒有把檔案資源管理當成是醫院管理中一個重要的組成部分，導致整體的檔案管理水平停滯不前。

1.2 檔案信息化建設管理標準不完善

實際醫療機構檔案管理中并沒有建立較為完善的管理制度、標準，導致檔案收集、整理、歸檔、立卷、保管等出現毫無秩序、混亂不堪等不良現象，降低了整體醫療機構檔案管理水平。另外，很多醫療機構人事管理系統、收費系統等并不完善且與實際不符，導致管理脫節[1]。

1.3 醫療機構檔案管理相關基礎設施的資金投入不夠

就醫療機構檔案管理來說，不管是國家相關政府，還是醫療機構本身來說，投入其中的資金都是非常有限的，導致單獨依靠當地財政預算是無法來購置先進設備進行全新檔案管理體系構建的，致使檔案管理所需設備難以完善、設備逐漸老化等，影響了整體的檔案管理。

1.4 檔案管理人員專業能力及職業素養有待提高

第一，部分檔案管理專業知識文化水平不高且技能掌握不熟練；第二，部分管理者年齡大，無法接受和使用計算機網絡管理醫療機構檔案；第三，部分檔案管理人員責任心不強且缺乏創新精神，導致醫療機構檔案管理水平難以提高。

2 強化醫療機構檔案管理的有效措施

2.1 強化醫療機構領導及管理者的檔案管理意識

第一，醫療機構領導者及管理者要提高對醫療機構檔案管理的重視度，并將工作精力分一部分到檔案管理上來，必要情況下要給檔案室配備專職檔案管理人員和構建較為完善的信息管理系統；第二，要定期對各級醫療機構干部和職工進行檔案管理意識及職業素養培養，以提高整體醫療機構工作人員的檔案管理意識；第三，加強醫療檔案管理工作宣傳力度，使更多的醫療機構管理者、領導者及相關工作者意識到醫療機構檔案管理的重要性和必要性，從而提高他們的檔案管理意識[2]。

2.2 建立健全檔案管理標準

第一，根據國家相關規定，結合各級醫藥衛生部門檔案管理實際，制定較為完善的檔案管理體制和工作機制，通過情況可通過綜合型檔案室的建立來完善檔案管理工作機制，并配套較為完善的管理體制，從而保證檔案室的檔案得到合理化及科學性管理；第二，對于部分小型醫療機構來說，直接建立專門的檔案室，然后對所有檔案進行集中統一管理，管理程序為：檔案分類（包括醫療材料文件、藥材信息資料、患者病歷等）→根據對應的標準處理和保存檔案→利用計算機信息技術建立檔案數據庫，并設置檢索網頁，使檔案使用者通過該頁面檢索就能夠找到和應用相關檔案→定期更新檔案數據庫，以保證檔案的真實性和可靠性[3]。

2.3 建立檔案管理網絡，加大資金投入

1）檔案管理網絡的建立：根據檔案管理實際需要構建相應的管理項目及網絡站點，例如構建文書檔案管理、醫療檔案管理和科技檔案等。其中文書檔案小組屬于行政職能部門，主要工作內容不僅包括了黨群工作和行政管理，還包括了醫療管理、護理管理、預防保健管理、基本建設管理、設備儀器管理和會計管理等項目；醫療檔案則是以臨床科室為主開展醫療管理事項，主要管理范圍包括內科、外科、婦產科、兒科等，實際管理中要盡可能涵蓋所有專業科室；科技檔案管理則主要以科研教學為主，管理過程中不僅要明確檔案工作負責人，還需要連接不同科室的管理工作，以形成醫院檔案工作網絡，使得科技檔案管理小組或部門能夠收集到更有價值的檔案資料，最后對檔案進行整理、嚴格簽字、登記、入庫手續等操作，形成信息資源最為豐富且多樣化的信息資源庫[4]。

2）加大資金的投入：即醫療結構要盡可能爭取當地政府出門出臺的輔助性資金，如醫療基金、政策輔助資金等，然后將這些資金分出20%投入到檔案管理中，以保證檔案管理軟件系統的完善及統一，同時還建立較為完善的檔案管理網絡。

2.4 加強對檔案管理人員的專業化培訓

第一，醫療機構要組建專門培訓小組，小組中要配置相應的檔案管理專家及工作經驗豐富的工作者，以實現對檔案管理人員的專業化及系統化培訓；第二，對于已經工作半年以上的檔案管理者要定期性對他們進行檔案信息管理基礎知識及職業素養培訓，以鞏固他們的檔案信息管理知識技能，培訓的內容包括檔案管理基礎知識及技能、計算機基礎技能等；第三，對于新來的檔案管理人員則進行1個月的持續性、專業化和綜合性培訓，以提高他們的檔案管理專業能力、綜合素質及職業素養等，使他們成為綜合能力很強的醫療機構檔案管理人員，從而提高醫療機構檔案管理工作質量及效率[5]。

3 結語

總而言之，醫療機構檔案管理對醫療事業發展起著不可代替的促進作用，其管理質量及效率提高不僅能夠促進醫療機構檔案管理信息化發展，還能夠提高醫療機構管理水平及醫療水平，從而促進整體醫療事業的發展及進步，最終推動我國社會健康可持續發展。通過上文分析了解到，目前我國醫療機構檔案管理中不僅存在信息化建設意識不高和重視度不高的問題，還存在檔案信息化建設管理標準不完善、軟件系統不統一、資金投入不足以及檔案管理人員專業能力不高等問題，所以需要通過強化醫療機構領導及管理者的檔案管理意識；建立健全檔案管理標準，并配齊管理人員；建立檔案管理網絡等渠道來強化醫療機構檔案管理，最終提高醫療機構檔案管理水平。

參考文獻

[1]侯瑞蘭.信息化背景下醫療檔案共享存在的問題與對策[J].辦公自動化，2018，23（12）：56-58.

[2]權艷.基層醫療機構檔案信息化建設初探[J].黑龍江科學，2017，8（09）：166-167.

[3]王肖.醫療檔案管理信息化優勢分析及其實現途徑探索[J].才智，2017（13）：242.

[4]袁梅.醫療檔案管理信息化的優勢與實現途徑[J].辦公室業務，2016（15）：41.

[5]周娟.基層醫療機構檔案信息化建設初探[J].檔案與建設，2015（12）：80-81.

作者簡介

潘悅鵬（1982-），男，漢族，吉林集安，本科，館員。