基于信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作改革和創新研究

吳曉燕

摘 要：隨著信息技術的快速發展，我國在辦公室文書檔案管理工作中也開始使用信息技術，使得辦公室文書檔案管理工作更為便捷，還能推動各個單位的長期發展，提高辦公室文書檔案管理工作的效率。辦公室文書檔案管理工作就是對行政管理工作的資料和黨務管理工作的資料進行保存，對各個管理部門的工作進行詳細的記錄。目前來看，辦公室文書檔案管理工作還存在不足之處，需要引起人們的格外注意。本文就信息社會時代辦公室文書檔案管理工作的改革和創新做了簡單的介紹。

關鍵詞：信息社會；辦公室；文書檔案；管理工作；改革創新

1 辦公室文書檔案管理的現狀

隨著社會的發展和進步，各個單位也緊跟社會發展的腳步，使得文本檔案的數量也在逐漸增加，從而讓辦公室文書檔案管理工作的弊端一一展露出來，嚴重制約了事業單位的發展。所以說，事業單位應該認清辦公室文書檔案管理的現狀。

1.1 缺乏合理的管理規劃

電子存檔系統是辦公室文書檔案管理工作中應用最為廣泛的系統，也是其工作的組成部分，它能夠使辦公室文書檔案管理工作更加規范和系統，但是，對于整體的規劃不是很有利。該系統沒有協調運作的方式，使得無法對各個部門的文書管理進行信息化的自動歸檔，嚴重阻礙了事業單位的辦公室文書檔案管理工作，所以要對辦公室文書檔案管理進行整體的規劃工作。

1.2 管理人員的知識水平參差不齊

將信息技術運用到辦公室文書檔案管理工作中，就需要綜合素質高而且信息技術水平較高的人員來進行操作。但是，因為每個人對于信息技術的認知和掌握程度都不太相同，對于工作的操作能力也不相同，然而，辦公室文書檔案管理工作要想高效率的進行就需要較高技術水平和較高操作能力的人，因此在實際的操作過程中由于管理人員的知識水平參差不齊，就容易產生一系列的問題。

1.3 忽視了辦公室文書檔案管理工作的重要性

目前來看，許多事業單位沒有對辦公室文書檔案管理工作引起足夠的重視，使得檔案的價值沒有充分的體現出來。還有的事業單位檔案信息管理系統較為滯后，單位投入的資金遲遲沒有到位，使得管理工作不到位。所以，事業單位應加強對辦公室文書檔案管理的重視，讓其價值得到充分的發揮，這樣才能夠保證辦公室文書檔案管理工作的順利進行[1]。

1.4 辦公室文書檔案管理建設水平不高

一般來說，事業單位在進行辦公室文書檔案管理工作時都會將相關的檔案存放在庫房的底層，這種地方一般通風性較差，空氣潮濕，非常不利于管理工作的進行。而且，有許多紙質檔案的時間較長，會出現老舊、破損的現象，檔案存放的地方又受到限制，這就大大限制了管理工作的進行。

2 信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作改革

2.1 實行“三全”管理方式

所謂的“三全”管理就是指全過程、全員以及全方面的管理。其中全過程的管理是以檔案的形式為主要起點，以歸檔的形式作為終點。在整個的過程中，辦公室文書檔案管理人員應該抓住工作的重點，指定科學的管理方式。在進行信息的搜集工作時，應該休息信息的真實性，防止虛假信息的進入，同時還要保證搜集到的信息的準確性。在進行檔案的存檔工作時，要對所有的檔案進行統一的編號，方便以后查看和整理。在進行全員管理時，要對事業單位所有的員工進行建檔工作，而且還要對工作人員的工作性質進行合理的標注，然后還要將各個部門的相應責任落實到位，調動相關的部門積極配合管理工作。在進行全方面的管理工作時，要格外注意檔案的隱蔽性，單位應該重視檔案的安全性，避免出現檔案信息泄露問題[2]。

2.2 實行“三化”管理方式

所謂的“三化”管理就是指精細化管理、流程化管理、標準化管理，在單位具體的管理工作中，應該根據事業單位實際的發展情況選用合適的管理方式進行管理。在進行檔案管理和編制工作時，應該遵循相關的原則，提高辦公室文書檔案管理工作的信息性，使之緊跟時代發展的腳步。另外，在進行存檔時，要對檔案進行雙重備份，防止信息丟失，對相關管理人員的工作產生影響。

3 信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作創新

3.1 加強對管理工作的重視

目前來看，仍有許多事業單位忽視辦公室文書檔案管理工作的重要性，要想提高其工作的效率，就要加強事業單位對這方面的重視。首先事業單位的領導階層應該認識到辦公室文書檔案管理工作對于整個單位的重要作用，要緊跟社會發展的腳步，轉變管理人員的思想，運用信息技術，加強辦公室文書檔案管理工作，并且要與其他部門協調工作，一同提高辦公室文書檔案管理工作的效率。另外，還要在不同的工作崗位配置專門的工作人員，加強工作人員的責任性，將每一個責任都落實到具體的工作人員；其次，事業單位應該加大相關投資，解決辦公室文書檔案存放條件較差的問題，將辦公室文書檔案保存在通風良好的環境中，這樣更有利于管理工作的開展。

3.2 完善管理制度

事業單位若是想要提高管理工作的效率，就要完善其工作制度。在實際的工作中應該對事業單位現存的辦公室文書檔案管理制度進行詳細的分析，對存在的問題進行解決，并且將新的工作要求加入到相應的規章制度中，將其逐漸完善。另外，事業單位可以邀請辦公室文書檔案管理的專業人員來單位進行演講，讓本單位的相關管理人員能夠學到更多的管理知識，這對于完善辦公室文書檔案管理制度具有重要的作用。其次，在辦公室文書檔案管理制度的運行中，還要提高主要制度的靈活調整性，使其能夠更好的促進管理工作的進行[3]。

3.3 提高管理人員的素質

根據調查來看，辦公室文書檔案管理工作人員的素質普遍偏低，相關單位應該重視其相關人員的專業素質。提高管理工作人員的素質可以從以下幾個方面入手：首先，在招聘方面，應該提高辦公室文書檔案管理工作人員的入職條件，多招收一些熟練掌握信息技術的人員，另外，事業單位應該適當加大辦公室文書檔案管理工作人員的公司待遇，吸引更多的高素質人員；其次，在培訓方面，相關事業單位應該指定一套合理的培訓方式，對辦公室文書檔案管理工作人員進行專業的培訓，從而提高辦公室文書檔案管理工作人員的工作效率；最后，在考核方面，相關單位應該建立考核制度，對專業素質高的工作人員進行獎勵，對專業素質低的工作人員進行適當的懲罰，另外，還要注意考核的多樣性，不僅要對理論知識進行考核，還要對具體的工作效率進行考核，激發工作人員的潛能，提高工作人員的積極性。

4 總結

隨著信息時代的到來，信息技術在辦公室文書檔案管理工作中的應用越來越廣泛，辦公室文書檔案管理工作的作用也越來越顯著。辦公室文書檔案管理工作應該隨著信息技術的應用做出相應的創新和發展，從實際出發，采取相應的措施，提高辦公室文書檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]宋玉萍.試論文書檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2017（11）：123.

[2]孫述剛.辦公室文書檔案管理效率的提升對策研究[J].辦公室業務，2016（19）：114.

[3]陳鷹.現代檔案管理工作的創新途徑分析[J].辦公室業務，2013（07）：178-179.