基于信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新研究

吳曉燕

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國在辦公室文書檔案管理工作中也開始使用信息技術(shù)，使得辦公室文書檔案管理工作更為便捷，還能推動各個(gè)單位的長期發(fā)展，提高辦公室文書檔案管理工作的效率。辦公室文書檔案管理工作就是對行政管理工作的資料和黨務(wù)管理工作的資料進(jìn)行保存，對各個(gè)管理部門的工作進(jìn)行詳細(xì)的記錄。目前來看，辦公室文書檔案管理工作還存在不足之處，需要引起人們的格外注意。本文就信息社會時(shí)代辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新做了簡單的介紹。

關(guān)鍵詞：信息社會；辦公室；文書檔案；管理工作；改革創(chuàng)新

1 辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀

隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，各個(gè)單位也緊跟社會發(fā)展的腳步，使得文本檔案的數(shù)量也在逐漸增加，從而讓辦公室文書檔案管理工作的弊端一一展露出來，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的發(fā)展。所以說，事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)清辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀。

1.1 缺乏合理的管理規(guī)劃

電子存檔系統(tǒng)是辦公室文書檔案管理工作中應(yīng)用最為廣泛的系統(tǒng)，也是其工作的組成部分，它能夠使辦公室文書檔案管理工作更加規(guī)范和系統(tǒng)，但是，對于整體的規(guī)劃不是很有利。該系統(tǒng)沒有協(xié)調(diào)運(yùn)作的方式，使得無法對各個(gè)部門的文書管理進(jìn)行信息化的自動歸檔，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的辦公室文書檔案管理工作，所以要對辦公室文書檔案管理進(jìn)行整體的規(guī)劃工作。

1.2 管理人員的知識水平參差不齊

將信息技術(shù)運(yùn)用到辦公室文書檔案管理工作中，就需要綜合素質(zhì)高而且信息技術(shù)水平較高的人員來進(jìn)行操作。但是，因?yàn)槊總€(gè)人對于信息技術(shù)的認(rèn)知和掌握程度都不太相同，對于工作的操作能力也不相同，然而，辦公室文書檔案管理工作要想高效率的進(jìn)行就需要較高技術(shù)水平和較高操作能力的人，因此在實(shí)際的操作過程中由于管理人員的知識水平參差不齊，就容易產(chǎn)生一系列的問題。

1.3 忽視了辦公室文書檔案管理工作的重要性

目前來看，許多事業(yè)單位沒有對辦公室文書檔案管理工作引起足夠的重視，使得檔案的價(jià)值沒有充分的體現(xiàn)出來。還有的事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng)較為滯后，單位投入的資金遲遲沒有到位，使得管理工作不到位。所以，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對辦公室文書檔案管理的重視，讓其價(jià)值得到充分的發(fā)揮，這樣才能夠保證辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行[1]。

1.4 辦公室文書檔案管理建設(shè)水平不高

一般來說，事業(yè)單位在進(jìn)行辦公室文書檔案管理工作時(shí)都會將相關(guān)的檔案存放在庫房的底層，這種地方一般通風(fēng)性較差，空氣潮濕，非常不利于管理工作的進(jìn)行。而且，有許多紙質(zhì)檔案的時(shí)間較長，會出現(xiàn)老舊、破損的現(xiàn)象，檔案存放的地方又受到限制，這就大大限制了管理工作的進(jìn)行。

2 信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作改革

2.1 實(shí)行“三全”管理方式

所謂的“三全”管理就是指全過程、全員以及全方面的管理。其中全過程的管理是以檔案的形式為主要起點(diǎn)，以歸檔的形式作為終點(diǎn)。在整個(gè)的過程中，辦公室文書檔案管理人員應(yīng)該抓住工作的重點(diǎn)，指定科學(xué)的管理方式。在進(jìn)行信息的搜集工作時(shí)，應(yīng)該休息信息的真實(shí)性，防止虛假信息的進(jìn)入，同時(shí)還要保證搜集到的信息的準(zhǔn)確性。在進(jìn)行檔案的存檔工作時(shí)，要對所有的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編號，方便以后查看和整理。在進(jìn)行全員管理時(shí)，要對事業(yè)單位所有的員工進(jìn)行建檔工作，而且還要對工作人員的工作性質(zhì)進(jìn)行合理的標(biāo)注，然后還要將各個(gè)部門的相應(yīng)責(zé)任落實(shí)到位，調(diào)動相關(guān)的部門積極配合管理工作。在進(jìn)行全方面的管理工作時(shí)，要格外注意檔案的隱蔽性，單位應(yīng)該重視檔案的安全性，避免出現(xiàn)檔案信息泄露問題[2]。

2.2 實(shí)行“三化”管理方式

所謂的“三化”管理就是指精細(xì)化管理、流程化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理，在單位具體的管理工作中，應(yīng)該根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際的發(fā)展情況選用合適的管理方式進(jìn)行管理。在進(jìn)行檔案管理和編制工作時(shí)，應(yīng)該遵循相關(guān)的原則，提高辦公室文書檔案管理工作的信息性，使之緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步。另外，在進(jìn)行存檔時(shí)，要對檔案進(jìn)行雙重備份，防止信息丟失，對相關(guān)管理人員的工作產(chǎn)生影響。

3 信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作創(chuàng)新

3.1 加強(qiáng)對管理工作的重視

目前來看，仍有許多事業(yè)單位忽視辦公室文書檔案管理工作的重要性，要想提高其工作的效率，就要加強(qiáng)事業(yè)單位對這方面的重視。首先事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)該認(rèn)識到辦公室文書檔案管理工作對于整個(gè)單位的重要作用，要緊跟社會發(fā)展的腳步，轉(zhuǎn)變管理人員的思想，運(yùn)用信息技術(shù)，加強(qiáng)辦公室文書檔案管理工作，并且要與其他部門協(xié)調(diào)工作，一同提高辦公室文書檔案管理工作的效率。另外，還要在不同的工作崗位配置專門的工作人員，加強(qiáng)工作人員的責(zé)任性，將每一個(gè)責(zé)任都落實(shí)到具體的工作人員；其次，事業(yè)單位應(yīng)該加大相關(guān)投資，解決辦公室文書檔案存放條件較差的問題，將辦公室文書檔案保存在通風(fēng)良好的環(huán)境中，這樣更有利于管理工作的開展。

3.2 完善管理制度

事業(yè)單位若是想要提高管理工作的效率，就要完善其工作制度。在實(shí)際的工作中應(yīng)該對事業(yè)單位現(xiàn)存的辦公室文書檔案管理制度進(jìn)行詳細(xì)的分析，對存在的問題進(jìn)行解決，并且將新的工作要求加入到相應(yīng)的規(guī)章制度中，將其逐漸完善。另外，事業(yè)單位可以邀請辦公室文書檔案管理的專業(yè)人員來單位進(jìn)行演講，讓本單位的相關(guān)管理人員能夠?qū)W到更多的管理知識，這對于完善辦公室文書檔案管理制度具有重要的作用。其次，在辦公室文書檔案管理制度的運(yùn)行中，還要提高主要制度的靈活調(diào)整性，使其能夠更好的促進(jìn)管理工作的進(jìn)行[3]。

3.3 提高管理人員的素質(zhì)

根據(jù)調(diào)查來看，辦公室文書檔案管理工作人員的素質(zhì)普遍偏低，相關(guān)單位應(yīng)該重視其相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)。提高管理工作人員的素質(zhì)可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，在招聘方面，應(yīng)該提高辦公室文書檔案管理工作人員的入職條件，多招收一些熟練掌握信息技術(shù)的人員，另外，事業(yè)單位應(yīng)該適當(dāng)加大辦公室文書檔案管理工作人員的公司待遇，吸引更多的高素質(zhì)人員；其次，在培訓(xùn)方面，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該指定一套合理的培訓(xùn)方式，對辦公室文書檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，從而提高辦公室文書檔案管理工作人員的工作效率；最后，在考核方面，相關(guān)單位應(yīng)該建立考核制度，對專業(yè)素質(zhì)高的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對專業(yè)素質(zhì)低的工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P，另外，還要注意考核的多樣性，不僅要對理論知識進(jìn)行考核，還要對具體的工作效率進(jìn)行考核，激發(fā)工作人員的潛能，提高工作人員的積極性。

4 總結(jié)

隨著信息時(shí)代的到來，信息技術(shù)在辦公室文書檔案管理工作中的應(yīng)用越來越廣泛，辦公室文書檔案管理工作的作用也越來越顯著。辦公室文書檔案管理工作應(yīng)該隨著信息技術(shù)的應(yīng)用做出相應(yīng)的創(chuàng)新和發(fā)展，從實(shí)際出發(fā)，采取相應(yīng)的措施，提高辦公室文書檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]宋玉萍.試論文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：123.

[2]孫述剛.辦公室文書檔案管理效率的提升對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（19）：114.

[3]陳鷹.現(xiàn)代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（07）：178-179.