淺談公文歸檔工作和檔案管理

摘 要：本文從規范公文處理程序、收到的上級文件以及本單位下發的文件如何做好分類和整理歸檔工作、完善公文材料、信息化時代對檔案管理有了怎樣的新要求等方面，就檔案管理工作的整個流程進行了論述，對于搞好當前檔案管理工作提出了改進措施。

關鍵詞：公文；歸檔；檔案；管理

我們在平時工作中，每天都要把散亂的文件、資料進行收集、整理，及時、正確地進行歸檔，形成具有參考價值的檔案，為我們今后的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。怎樣做好這一工作，筆者認為有做好以下幾點：

1 公文形成和公文擬制過程中存在的問題及改進措施

公文是保證各級黨政機關高效協調運轉的重要基礎工作，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。公文是檔案的前身，公文形成是檔案工作的起點，不同單位的文件擬制部門各有不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關職能部門起草，然后交由辦公室負責印發，我們單位就屬于后者。由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解也存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。 我們下屬一些單位在公文擬制過程中存在的問題主要有以下幾點：

1.1 公文印制不規范

公文要求要雙面打印，但有的人卻打成單面，造成浪費，給以后的裝訂帶來很大不便。

1.2 標題字體大小不一，文種使用不規范

起草的公文一定要用上級要求的字號、字體，標題字應該是二號標宋，不能隨心所欲；對文種的使用，要注意堅持以下原則：

1）必須按照黨和國家公文法規的統一規定準確使用文種；

2）要以正確的行文關系做依據；

3）要考慮發文的具體目的與要求。

之所以要這樣做，是因為公文一經發出，就會產生一種權力關系，體現著明確的管理權限與嚴格的從屬關系。因此，決不可馬虎從事，隨心所欲。我們一些下屬單位對文種的使用，隨心所欲的情況也有，有時請示、報告不分，一文請示多件事情，生造文種或不規范使用紅頭文件等現象時有發生。

1.3 正文字體不規范，附件標識比較混亂

公文正文字體要求是三號仿宋，有的公文正文字體卻打成了黑體；有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

1.4 數字使用不規范

有的正文用數字大小寫不一致，有的大寫中間加頓號。

上述幾種情況，嚴重影響了公文轉化為檔案。因此，作為一名負責公文擬制的人員，平時要對各部門呈送的公文初稿進行規范處理，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發現問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。

2 對收到的上級文件以及本單位下發的文件如何做好分類和整理歸檔工作

對收到的上級文件以及本單位下發的文件，經過一段時間的傳閱后，即可根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理后進行歸類保管：去掉一部分普通的、不重要的，不能立即或隨意銷毀，而應放到別處；將涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。

要做好整理歸檔工作，筆者認為可以從以下幾個方面多注意學習，積累經驗：

2.1 認識要到位

要充分認識檔案工作的重要性，公文成功轉化為檔案，必須重視公文的規范化管理，減少檔案部門的工作程序和移交手續，避免重復立卷，使檔案工作流程更加科學化、合理化。

2.2 態度、方法要到位

檔案工作人員要有較強的職業悟性，要有對歷史負責的態度，把檔案歸檔工作要平時化、平?；?。方法要靈活，隨時隨地留心收集，做到規范、科學地辦理好、歸類好每一份文件。

2.3 邊干邊學，及時撐握新政策、新規定

要成為一名合格的檔案工作人員，在日常工作中就要重視檔案知識的學習、歸檔經驗的積累。

檔案材料要不斷地填充一些新內容。2009年12月中央組織部出臺了《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（以下簡稱“新規定”中，為人事檔案管理部門收集檔案材料提供了新依據。除以前的歸檔方法外，新規定中還增加了許多新的內容，如“人事爭議仲裁書”“再生育子女申請審批表”等。要多交流，多充電，及時撐握新政策、新規定。歸檔內容現在更多了，增加了干部婚姻、財產等資料的收集，這對考察、任用干部提供了依據。

歸檔內容要求更加真實、可信。除將以前的材料整理完整外，還要將個人畢業證、學位證等原件復印后加蓋公章進行確認及時歸檔。

歸檔紀律更加嚴明。嚴禁涂改、偽造、撤換檔案材料。

在日常工作中，文秘、檔案人員在歸檔過程中不應該隨意更改，但有時也不應該拘泥于傳統的整理歸類思路，要結合實際，嚴格依照檔案管理部門的統一規范和要求，進行科學地創新，盡量做到查找簡便、快捷。

3 完善公文歸檔工作后如何形成檔案

具體可以從以下兩點著手：

3.1 針對上級發文

對于上級發文，收文登記后，先應鑒別該文件是否具有保存價值，有儲存價值，應按檔案整理規范要求，閱辦完畢后，就應初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

3.2 本單位自生文件

對于本單位自生文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、初稿等集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，再到正式整理時裝盒為“卷”。

4 信息化時代如何成為一名合格的檔案管理人員

對一個單位來說，紙質文件的缺點是難于永久管理保存，而且還占大量空間，管理成本上升。從紙質管理變成用計算機管理、電子光盤等，信息量大，還不占空間，這就需要更多會計算機知識的人才來管理檔案工作。

隨著信息多元化的到來，對檔案整理工作的規范性要求也會隨著時代發展而越來越高，現在，上級部門要求將整理成卷的檔案目錄要進行電腦錄入，形成電子文檔。在日常工作中，在電腦上錄入的電子文檔要注意留存備份，有的人就忘記這一環節，給以后查找工作帶來不便。

要成為合格的檔案工作人員，一是要不斷總結自己的工作經驗，加強學習培訓，更新自己的知識結構，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。

二是必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識，不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，

三是在調整崗位時要做好檔案銜接工作，要有責任，要有擔當，交接要清楚。

參考文獻

[1]李曉玲.談企業文檔工作一體化建設.黑龍江史志.2010.

[2]張瑞麗.現代文工作與檔案管理工作的規范銜接.中國科技信息.2011.

作者簡介

馮苗麗，女，漢族，陜西寶雞人，大學文化，助理檔案員，現從事文書及檔案管理近10年。