試論電子檔案與紙質檔案并存階段的檔案管理

屈若卿 賈欣 杜穎

摘 要：信息技術的發展，電子檔案應運而生。電子檔案的出現轉變了原有的紙質檔案管理制度與方法，對紙質檔案管理工作帶來了不小的沖擊，使得檔案管理工作出現了電子檔案和紙質檔案并存現象。本文將對電子檔案與紙質檔案并存階段的檔案管理進行分析和探究，希望為檔案管理人員的日常工作提供一些幫助。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；檔案管理

檔案管理的發展趨勢是信息化與電子化，然而受到檔案性質、保密要求以及技術條件等多種因素的限制，當前很多文件仍是紙質檔案的形態。在電子檔案和紙質檔案的并存階段里，如何做好檔案管理工作是檔案管理人員需要思考和探索的問題，而且應通過適當的方式對兩者進行協調管理。

1 完善檔案管理制度和標準

檔案載體的更新與檔案管理的智能化，對檔案信息的標準與規范提出了更高要求。數據質量對檔案信息系統質量起到決定性作用，因此，應對數據的格式標準進行設置，如相關著錄規則、標引規則等。在新型檔案載體普及后，亟需完善檔案管理的標引標準、著錄標準、統計標準等業務標準，而且多媒體設備標準、檔案信息儲存格式標準等都需要不斷地完善和改進。一直以來，檔案管理使用的都是紙質檔案，管理人員在檔案管理過程中已經形成系統的管理理論、經驗、方式及制度。在出現新的檔案載體后，這些理論與制度被完全打亂[1]。因此，應將建立新型檔案管理制度提上日程，確保其涵蓋電子檔案的利用、保管、鑒定、整理以及歸檔等多個環節，還應完善電子檔案相關法律法規，確保電子檔案的法律地位與真實性。

2 建立健全電子檔案管理體系

紙質檔案將紙張作為檔案的載體，這種管理模式和方法歷經多年的實踐，充分證明了其可行性，而將這些紙質檔案的管理模式和方法應用于電子檔案的過程中，可能只適用一部分，而另一部分卻無法適用。因此，應建立電子檔案管理標準，健全電子檔案管理體系。由于電子檔案具有一定的特殊性，在具體的管理方法與管理環節上需要進行適當調整。按照過去的檔案管理流程，通過多個環節來完善整個系統，確保檔案管理的過程一環套一環，層層相扣，并根據紙質檔案進行管理。值得肯定的是，電子檔案對檔案管理工作產生了巨大影響，使檔案管理的方法和內容都產生巨大變化。從管理方法來看，檔案管理的許多環節通過計算機就可以完成。從管理內容來看，收集電子檔案時應使其完整度得到保證。同時，應有側重點地對電子檔案進行鑒定。電子檔案具有較強的易修改性，使得檔案的偽造和篡改十分容易，而且不會留下痕跡，因此要把鑒定真偽作為鑒定工作的工作

重心。

3 提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員長期對紙質檔案進行管理，使得這種管理模式與方法已經根植于檔案管理人員的意識深處，對于新型的電子檔案，檔案管理人員應做好充足的準備，摒棄傳統的檔案管理思維，更新現代化的檔案管理觀念，將電子檔案當做檔案的重要組成部分，合理的進行管理。同時，對于電子檔案給紙質檔案帶來的沖擊，檔案管理人員應努力增強自身素質，不斷豐富專業知識。檔案管理人員不但要有充足的基礎知識，還要掌握一定的外語知識及計算機技術。在學習計算機知識時，不能僅學習其皮毛，還要深入了解計算機的開發利用與信息管理方面，應熟悉在管理電子檔案各個環節的過程中計算機操作方法。因此，伴隨檔案管理工作中信息技術的發展與更新，管理人員的綜合素質也應盡快提高，不斷充實自己的檔案管理知識，調整檔案管理方法，從而使檔案管理工作能夠順應時代的發展，增強檔案管理的質量與水平。

4 加強檔案保管基礎設施建設

電子檔案與紙質檔案都有其具體的物質形態，應通過基礎設施和條件的完善確保檔案的安全。案卷是紙質檔案的最小保管單位，需要庫房、檔案裝具、卷盒、卷皮等保管條件與相應的保管設備。紙質檔案能夠存儲的信息量相對較小，會產生很多案卷，時間越長，紙質檔案就會越多，對庫房的存儲帶來了很大的壓力，檔案庫房緊張成為檔案管理工作的巨大阻礙[2]。電子檔案的出現有效解決了這一問題，電子檔案主要使用光盤、磁帶、磁盤等存儲介質，在存儲檔案信息時以光盤為主。一個五寸的光盤大約能夠存儲三萬至四五萬頁A4大小的文稿，加之信息壓縮技術，光盤的存儲能力能擴大十倍。使用光盤來存儲電子文件，不僅存儲的電子文件多，而且保管時只需要很小的空間，對于保管裝具也沒有過多的限制，在減少檔案庫房壓力的同時，也大大節省了人力與財力。

5 更新檔案管理工作理論

電子檔案的廣泛應用，不但影響著檔案管理的實踐，還影響著檔案管理的理論。在研究檔案管理理論時，要充分考慮科學技術對檔案管理產生的影響，并構建新的檔案管理理論，使其不斷地完善與豐富，檔案管理人員還應將發展和創新作為檔案管理理論的研究方向。

6 結語

總而言之，電子檔案與紙質檔案并存階段的檔案管理工作是十分重要的。因此，為了更好地進行管理工作，應完善檔案管理制度和標準，建立健全的電子檔案管理體系，提高管理人員的綜合素質，并加強檔案保管基礎設施建設，從而有效整合電子檔案與紙質檔案，發揮各自優勢，推動檔案管理工作的平穩發展。

參考文獻

[1]王鵬，范智新.新形勢下加強高校院系檔案管理工作的思考——以華中科技大學生命科學與技術學院檔案室為例[J].蘭臺世界，2018，（07）：58-60.

[2]侯衛元.轉變思維，謀求創新——大數據視野下檔案管理思維轉變的“四核心”要素[J].科教文匯（下旬刊），2018，（06）：191-192.