淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設的提升策略

劉英

摘 要：隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)在我國的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為了現(xiàn)代社會檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。在此背景下，如何提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設水平，就成為了人們廣泛關(guān)注的一個問題。本文首先就事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要意義進行了論述，分析了當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題，并在此基礎上提出了相應的對策和建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設；問題；對策

隨著我國社會的不斷發(fā)展進步，事業(yè)單位檔案的需求和數(shù)量呈現(xiàn)逐年上升的趨勢。基于此，加快推進檔案管理信息化建設已經(jīng)成為當前事業(yè)單位工作中的一項重要內(nèi)容。就目前而言，我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設中仍然還存在很多不足。因此，筆者將在本文中對事業(yè)單位檔案管理信息化建設現(xiàn)狀進行分析，并提出相應的提升對策，希望能為我國事業(yè)單位檔案工作效率的提升起到一定的推動作用。

1 信息化建設對于事業(yè)單位管理的重要意義

在現(xiàn)代社會中，我國事業(yè)單位在公共管理和服務方面所發(fā)揮的作用越來越來重要，是保證現(xiàn)代社會正常運作的重要機體。從本質(zhì)上來說，事業(yè)單位檔案管理工作就是客觀記錄事業(yè)單位工作的歷史痕跡，通過手機和整理資料的方式來為事業(yè)單位服務和距車提供依據(jù)。除此以外，事業(yè)單位在管理工作中積累下來的數(shù)據(jù)和案例同樣也是實現(xiàn)現(xiàn)代社會科學發(fā)展的重要載體。然而，在當前計算機網(wǎng)絡信息高度發(fā)達的現(xiàn)代社會中，事業(yè)單位傳統(tǒng)的資料收集查詢方式以及難以滿足大數(shù)據(jù)分析需要，事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端也開始逐漸凸顯出來，其中主要包括占用空間過多、查詢過程繁瑣、難以實現(xiàn)跨區(qū)域資料利用等。由此可見，推動并加強事業(yè)單位檔案資料管理信息化建設意義重大[1]。事業(yè)單位在履行咨詢服務等職能時，會有大量的檔案資料形成，其中很大一部分問題都具有跨區(qū)域的相似性和相臨區(qū)域的特殊性，通過收集和整理這些案例資料，可以更好的對這些問題的解決方法進行總結(jié)和創(chuàng)新，而要想實現(xiàn)這一目標，就必須要將強事業(yè)單位檔案信息化建設，通過加強對資料的收集整理來實現(xiàn)檔案資源的跨區(qū)域流動。這樣一來，不僅可以有效的提升本單位的檔案管理水平，還能對全國范圍內(nèi)的類似問題處理上起到重要的作用。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 專業(yè)檔案管理人才缺乏

檔案管理工作中的主體就是檔案管理人員，檔案管理人員的能力和素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量。但是從實際情況上看，大部分事業(yè)單位檔案管理人員所學專業(yè)都并不與檔案管理專業(yè)相關(guān)，因此造成檔案管理工作專業(yè)化水平不高的現(xiàn)象。此外，還缺乏相關(guān)的知識和技能培訓，在面對當前檔案管理信息化建設的相關(guān)要求時，這些傳統(tǒng)的檔案管理人員已經(jīng)很難適應和滿足其發(fā)展需求[2]。此外，還有一部分檔案管理人員缺乏精益求精的工作態(tài)度，沒有對自身工作中存在的不足進行總結(jié)和完善，也在一定程度上影響了我國是單位檔案管理工作的發(fā)展。

2.2 事業(yè)單位的檔案管理改革機制缺乏時代性

在我國事業(yè)單位檔案管理改革中還存在一個較為嚴重的問題就是始終沒有做到與時俱進。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，現(xiàn)代人才教育開始不斷培育出各種專業(yè)人才一更好的適應不等同發(fā)展需求，極大的推進了人才市場的多樣化。然而，事業(yè)單位檔案管理卻沒有很好的適應這種發(fā)展，沒有利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來不斷提高檔案工作效率，從而對阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設的開展。

2.3 我國事業(yè)單位的檔案管理信息化建設缺乏統(tǒng)一規(guī)范性

檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性和通用性也是目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的一個重要問題。這種現(xiàn)象往往使得其很難用同一個管理軟件來實現(xiàn)文件檢索和檔案管理，加之事業(yè)單位檔案管理工作包含的內(nèi)容繁多，一定程度上對檔案信息化建設的進程造成了影響，使得事業(yè)單位難以有效實現(xiàn)檔案信息資源共享的目標。

3 如何提升我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設

3.1 加強檔案管理專業(yè)培訓

針對當前事業(yè)單位檔案管理方法落后這一問題，檔案管理工作人員要積極對傳統(tǒng)檔案管理方式進行改革和創(chuàng)新，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到傳統(tǒng)檔案管理工作中，以此逐步推進信息化建設。此外，為了切實提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)，單位還應對其積極進行培訓。由于傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識更新不及時，大多都只具備初級的計算機使用水平，懂得高級電腦知識和操作技能的較少[3]。此次以外，大部分檔案管理工作都是人工處理完成，不僅效率不高，而且容易出現(xiàn)差錯，很難滿足現(xiàn)代化事業(yè)單位發(fā)展的需求。為此，事業(yè)單位在開展培訓工作時，應注意為傳統(tǒng)檔案管理人員帶來新的能源和動力，使其更好的適應現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作需要，為傳統(tǒng)的檔案管理隊伍注入當前新的信息科學技術(shù)。

3.2 樹立起事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展意識

隨著現(xiàn)代社會各種高新技術(shù)的發(fā)展和應用，很多新的思想觀念也隨之涌現(xiàn)，檔案管理工作也必須做到與時俱進，通過利用各種有效途徑來不斷對自我管理進行優(yōu)化。事業(yè)單位檔案管理人員為此必須要樹立起現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展意識，不斷開拓進取，從而改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，實現(xiàn)電子一體化的檔案管理目標，以此推進事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展，存進檔案管理人員應用現(xiàn)代信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理信息化建設。

3.3 提高檔案工作的信息化水平

事業(yè)單位領導應以單位實際發(fā)展需要為出發(fā)點，加強對單位檔案檔案管理工作信息化水平的重視，通過積極改善現(xiàn)有的檔案管理設備，探索更加高效的檔案管理手段等來提高檔案管理信息化說，從而為事業(yè)單位檔案收藏和查閱提供保障。為了進一步提高誰也單位檔案管理的安全性，單位領導還應注定明確的政策和制度，按照相關(guān)規(guī)定對所有檔案進行相應的幾倍分類，在計算機信息技術(shù)的應用方面，必須做到加密保護，同時做好電子檔案的保存，以此全面實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案電子信息化管理。

4 結(jié)語

總而言之，在信息技術(shù)已經(jīng)高度普及的現(xiàn)代社會背景下，事業(yè)單位檔案管理信息化的建設已成必然。所以，事業(yè)單位在檔案管理工作中，需要增強對單位檔案管理信息化的制度建設，提升對事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)利用程度，切實發(fā)揮檔案的共享性。檔案信息化管理具有管理方便、操作簡單、共享性強、節(jié)約管理成本、工作效率高等優(yōu)點。在社會發(fā)展的新形勢下，加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設具有重要意義。

參考文獻

[1]從俊.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].科技經(jīng)濟市場，2016（9）：127-128.

[2]黎海容.淺談提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平[J].辦公室業(yè)務，2018（2）：75-75.

[3]王利超.淺議事業(yè)單位檔案管理信息化建設[J].經(jīng)濟研究導刊，2017（23）：162-163.