工程項目檔案規范管理要素

趙靈迪

摘 要：在進行工程建設時做好工程項目檔案管理工作是十分重要的。工程檔案記載著工程建設的過程，是評定工程質量和等級的有力依據，是整個工程建設工作中重要的一部分。在工程建設完成之后，工程項目檔案管理是項目維修保養和升級改造的重要參考，有著十分重要的作用。但在當前的工程檔案管理之中還存在著一些問題，這些問題對工程項目檔案管理的規范管理有著很大的影響，本文對工程項目檔案管理的幾點影響因素進行論述，希望可以促進工程項目檔案管理業的不斷發展。

關鍵詞：工程項目；檔案；規范；管理；方法

1 進行工程項目檔案規范管理的重要意義

工程檔案是工程建設企業的寶貴財富之一，工程檔案反映著企業所修建的每項工程，記錄著每項工程的建設經過和建設經驗，給后來建設同類工程提供了十分寶貴的經驗。所以，能否更好的管理工程項目檔案保證工程項目檔案的準確性和完整性是十分重要的。為了更好的進行工程項目檔案的管理，在每項檔案歸檔時相關人員都要做好相應的核查工作，認真檢查確保無誤。如果發現問題要積極協調積極解決，不斷提高工程項目檔案管理的管理水平[1]。

2 影響工程項目檔案的不利因素

2.1 無法確定歸檔的檔案是否是檔案原件

在各項記錄之中，原件是最真實有利的證據之一，所以工程檔案在歸檔時應該將工程項目檔案管理的原件進行歸檔，為后期核查和維修提供有力依據。但在部分工程建設之中經常使用復印件和傳真件作為檔案原件，這種情況既不利于檔案的長期保存，在今后要使用時也會帶來很大的麻煩。如果因某些特殊原因要使用復印件或傳真件作為工程項目的檔案，必須由單位加蓋印章才能作為工程項目檔案管理進行歸檔。

2.2 工程項目檔案管理內容缺失

在進行檔案記載時，要按照規定將工程項目檔案管理的各項內容填寫完整，例如施工雙方的公司名稱、施工規范等，而且每份文件都要加蓋清楚的公司印章，確保其具有一定的法律意義。如果在進行工程項目檔案管理時出現簽名遺漏、蓋章遺漏等項目內容缺失時，必須立刻進行補辦。但在部分工程項目檔案管理中，還是會出現施工文件填寫不齊全的現象，例如在填寫工程的驗收范圍和質量時，必須要對本次工程所使用的各項設備的數量和具體名稱、所有施工建筑的工期、建筑數量和建筑面積進行填寫；所以，如果發現工程項目檔案管理有缺失部分，相關的技術人員和管理人員應該盡快補充。

2.3 竣工圖的繪制不符合要求

在一項工程建設完成后要按照相關規定繪制工程的竣工圖。在繪制竣工圖時，要按照項目的設計圖、設計變更圖、工程協商聯系單等工程信息進行繪制。竣工圖應該有很強的真實性，要真實的反應出工程建設完成后的狀態，要保證竣工圖的繪制深度和表達方式。但現在的竣工圖在繪制過程中還存在著與真實情況不符的現象，有些單位在施工完成后不加蓋竣工圖章或使用以往使用過的竣工圖章蒙混過關[2]。

2.4 沒有真實的照片記錄

在工程檢核完成后進行工程項目檔案管理時必須要有真實的照片作為記錄。歸檔是對整個施工建設的資料收集，應該收集整個工程建設中有價值的素材。照片可以直觀的記錄整個工程建設的各種情況，幫助工程項目檔案管理人員更加高效的進行工程項目檔案管理工作。并且在進行檔案管理時，首先要檢查提交的工程照片是否有病毒，照片的內容是否完整真實，照片是否與整個施工建設有一定的關聯性。檔案所收錄的照片應該主題明確、畫面清晰，按照施工順序排列照片循序。有些工程項目檔案中并沒有照片存在，給后期的調用和參考帶來了很大的麻煩。

3 合理管理對提升工程項目檔案管理的作用

3.1 增強責任意識

工程檔案的牽扯范圍較大，工程項目檔案管理的工作人員必須要有一定的責任意識，要掌握實時的施工進度，了解施工的各項情況在必要時要到施工現象進行檔案管理和收集工作。如果需要更換檔案管理人員，必須要做好檔案交接和情況介紹工作，避免工作人員調換導致檔案工作出現工作空白。

3.2 制定監督措施，監督工程項目檔案管理工作

要想提高工程項目檔案管理質量，必須要建立考核制度，檔期檢查非常注重檔案管理質量。每年都要進行檔案管理考評工作，將考評結果在年會之中。工作效率高質量好的單位應該進行嘉獎，對歸檔率較低、效率較差的單位應該提出批評并進行懲罰。如果受到懲罰依然沒有改進的單位必須要大力整改。建立工程項目檔案管理的監督措施可以有效的提高工程項目檔案管理的工作效率和歸檔率，是一種有效的管理辦法[3]。

3.3 建立規范的工程項目檔案管理制度

要想更好的進行工程項目檔案管理工作，必須要有一套規范的工程項目檔案管理制度。在建立檔案管理制度時要以科學、高效、務實為原則，所建立的制度應該包含工程項目檔案管理中收集、整理、立卷等各個環節，確立明確的收集范圍和管理措施，讓各個工作人員的工作都有章可循，制定好相關規章制度后要嚴格貫徹落實，更好的進行工程項目檔案管理。

4 通關建立專業的團隊來提升工程項目檔案管理水平

4.1 建立科學的工程項目檔案管理團隊

在進行工程項目檔案管理時，必須要建立科學的工程項目檔案管理單位，確立明確的部門分工，將復雜的工程項目檔案管理工作細化。這樣不僅可以保證在施工的各個階段都有工作人員進行檔案收集工作，還可以保證工程項目檔案管理的高效進行時檔案管理和工程建設同步進行。在建設科學的工程項目檔案管理單位時，要根據工程項目檔案管理的特點建設結構合理的工作崗位，招收專業技能強的工作人員。

4.2 招收專業人才

工程項目檔案管理工作具有很大的特殊性，工程項目檔案管理工作不僅需要檔案管理知識，還要了解一定的工程建設知識和網絡知識。在現代化技術不斷發展的今天，進行工程項目檔案管理工作需要使用計算機技術將所收集的工程項目信息化存入電腦中，所以需要復合型人才進行工程項目檔案管理。在培養工程項目檔案管理人才時，不僅要聘請專業人才，還要加大對本單位工程項目檔案管理人員的培訓流力度，不斷提高本單位工作人員的工作效率和專業技能，更好的進行工程項目檔案管理工作[4]。

5 結論

所以要想更好的進行基層檔案管理工作，就要注意以上幾點問題，確立更加規范的工作標準，將其貫穿于工程項目檔案管理的各個環節之中。在本文中，對影響工程項目檔案管理工作的不利因素進行列舉，同時對工程項目檔案管理要素進行分析，希望可以更加科學高效的進行工程項目檔案管理工作。

參考文獻

[1]韓開元.工程建設項目檔案管理研究[J].蘭臺內外，2017（06）：76.

[2]王海英，魚可喜.工程項目檔案規范管理勢在必行[J].陜西檔案，2017（06）：36-37.

[3]杜丹.加強建設工程項目檔案管理的策略[J].城建檔案，2017（11）：58-59.

[4]邱小芬.關于新建工程檔案專項驗收的幾個問題[J].蘭臺世界，2016（S2）：179.