會計電算化條件下的會計檔案管理

摘 要：在會計工作中，會計檔案管理是非常關鍵的一個構成部分，在會計電算化條件下，對于會計檔案管理的完整性與安全性等各個方面也有了更高要求。本文主要分析了當前電算化條件下會計檔案管理中存在的不足，并由此提出了會計電算化條件下進一步優化會計檔案管理的有效策略。

關鍵詞：會計電算化；會計檔案管理；優化策略

所謂的會計檔案，實際上指的就是對單位本身經濟業務的相關會計核算專業資料進行詳細記錄與反映，會計檔案對于單位具有十分重要的作用。單位電算化會計系統的監理使得會計檔案的傳統物質載體得到了順利轉變，同時還更新了會計檔案信息原本的面貌，不管是在會計檔案的外延或者內涵方面均出現了巨大變化，從而讓會計檔案的各個方面都呈現出新的特征。

1 當前電算化條件下會計檔案管理中存在的不足

1.1 缺乏完善的管理機制

自從會計電算化系統開始實施，不僅對環境有了更高的要求，并且還在一定程度上增加了會計檔案的內容。不過，有關人員并未對以上所發生的變化予以高度重視，而且較多單位依然認為會計電算化運用僅是數據處理工具出現了變化，以至在電算化條件下，對于會計檔案的具體運用流程和規定仍舊沿用了以往會計系統的相關制度。此外，在會計檔案的儲存環境較差，并未采用有效方式對檔案進行妥善保管，并且沒有明確會計檔案保管人員應當擔負的責任，所以保管不到位、人員缺乏認識的現象必定會使電子檔案受到損壞。

1.2 安全保密性較為薄弱

在目前運用的各種軟件中，很多軟件都是把相關數據完整展現在使用者面前，因此，人們僅需能夠掌握簡單的數據庫知識，便能夠篡改信息數據，并且能夠查詢到想要獲取的各類信息。并且，此類軟件并沒有較為完善的記錄功能，其無法準確記錄使用者的實際運用時間與相關操作內容，即便發生問題也不能讓使用者承擔相應的法律責任。另外，在現階段會計電算化檔案管理工作中，大部分安全措施并未制備齊全，特別是針對部分硬件安全性能相對較低的軟件來講，只要硬件發生問題，那么便會在很大程度上影響到整個系統軟件的正常運行。并且，參與管理和操作的有關工作人員安全意識十分薄弱，針對密碼沒有進行嚴格管理，從而使得各項與其有關的安全管理機制無法得到真正落實和改進。

1.3 紙質會計檔案保管期限與標準時間不符

目前，大部分單位會對自身經濟成本進行考慮，而由于激光打印機需要花費較高成本，因此依然采用傳統的針式打印機，以此對不同賬表機器憑證等等與會計檔案有關的資料進行打印。不過，通過此種答應機所打印的會計檔案資料，只要沒有進行合理保存，便極易發生褪色的情況，并且在保存七至八年以后會產生字跡不清晰的情況。因此，如若不能及時采用與之相應的措施將此加以改善，那么在具體的檔案管理工作中必定會產生不良影響。

1.4 管理人員的整體素質有待提升

針對電子會計檔案的管理工作來講，實際上很多單位的檔案管理部門都沒有相應的經驗，其認知依然會因傳統意義上會計檔案概念而受到較大影響。同時，會計人員并不具備較強的業務能力，對于現階段采用的財務系統沒有進行全面了解，以至無法正確操作并進一步維護計算機的硬件和軟件系統，并且不能夠及時實行數據備份以及會計檔案資料的相關整理工作，進而導致單位的財務工作受到直接影響。

2 會計電算化條件下優化會計檔案管理的有效策略

2.1 構建完善的管理機制

在會計電算化條件下，會計檔案管理機制是加強自身管理工作的關鍵保障，所以，單位一定要構建較為完善的電算化會計檔案管理機制，并隨著時代的變化對此進行適當調整，加大對會計電子檔案的實際管理力度，這樣才能夠讓會計信息系統中相關資料存檔的及時性得到有效保證。另外，還需與單位本身的具體情況進行有機結合，以此制定符合本單位的有效電算化檔案管理方案，同時在管理機制中，應當將檔案管理人員的實際工作職責、電算化會計檔案的保管形式等做出明確規定，從而在最大程度上強化檔案管理機制所發揮的作用。

2.2 提升會計數據的安全保密性

對于單位的會計數據而言，其可按照自身性質制定不一樣的分享范圍，針對單位所具備的普通性質的數據，可在相應條件下實行大范圍的共享。不過，若如數據是單位內部的機密，那么對于這一部分數據的分享與查看范圍，只可以提供給特定員工。而針對原程序以及數據結構等相關文件，則必須主管人員或者程序開發人員才可以運用。因此，必須構建財務軟件內的會計檔案管理體系，以此分開權限，針對不一樣的內容所指定的權限機制也應該有所差異，只有提升其安全保密性，才可以讓財務工作的順利開展得到較好保障。

2.3 重視硬件設施的建設

在會計檔案管理工作的實施過程中，單位應當為其配置具備高清晰度打印功能的激光或者噴墨打印機，這樣所打印的各種紙質資料才能夠得到更長時間的保存，并且單位必須具有環境清潔和溫濕度穩定、適合儲存會計檔案的專門倉庫。除此之外，單位還需采用與自身工作的實際需要相符的財務軟件，譬如具備檔案管理輔助功能的電算化軟件等。而在工作的開展過程中，有關人員則需對所用設備的正確保養與維護予以高度重視，經過聯入互聯網等各種形式，確保系統始終處于較為安全的運行狀態，以防止會計檔案資料泄露或者被人為惡意篡改等事件出現。

2.4 全面提高會計檔案工作人員的綜合素養

為了進一步提高會計檔案工作人員的專業技能與水平，則必須引進專業人才，并對原本的工作人員開展系統培訓，以促使其綜合素養得到有效提升。因此，單位應當定期組織員工參與相應培訓、知識講座等，以此讓單位檔案管理從業人員的專業知識得到大幅提升，讓員工之間進行更加有效的溝通與交流，這樣便能在較大程度上提高自身的會計業務能力與檔案管理水平，從而使單位的會計管理工作獲得更加有效的保障。

3 結束語

針對很多單位來講，在會計電算化條件下的會計檔案管理工作中依然還有一些不足之處。因此，單位應當在目前各項管理體系的不斷改進，及在對企業管理模式進行進一步優化的過程中，采取科學有效的措施強化會計檔案管理，以促使單位在今后可以獲得更好的發展。

參考文獻

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作者簡介

冉艷梅（1980-），女，土家族，重慶黔江人，本科，助理檔案館員，目前從事會計工作。