淺談事業(yè)單位檔案管理制度與信息化建設

王靜含

摘 要：隨著我國經濟結構的改變，事業(yè)單位檔案管理工作越來越趨于向現(xiàn)代化的管理模式轉變，事業(yè)單位的檔案管理制度要適應現(xiàn)代檔案管理的要求，及時更新完善，確保事業(yè)單位的檔案管理信息化建設進入一個良性發(fā)展的軌道。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理制度；信息化建設

1 檔案管理信息化的基本含義

檔案管理信息化就是將傳統(tǒng)的紙質版檔案存入相關的事業(yè)單位的網絡環(huán)境里，一方面可以方便快捷的查找檔案，另一方面，也可以迎合我們國家的戰(zhàn)略方針，與時俱進。而且，檔案信息管理化分很多步驟才能夠完成，首先，要將檔案信息歸檔，也就是明確檔案信息的分類、范圍和細節(jié)內容，并且要清楚相關的檔案負責人，其次，事業(yè)單位會有專業(yè)的人員對檔案的信息內容進行交接，期間的安全問題需要得到保障，最后就是錄入信息了，信息化的建設最重要的一步就是檔案的錄入，出不得半點差池。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 檔案信息資源的開發(fā)不夠合理

目前，我國很多事業(yè)單位都沒有充分開發(fā)檔案資源，導致檔案信息資源的內容不夠豐富，很多信息重復加工利用，造成檔案資源的質量不高。截至目前，我國檔案資源的開發(fā)水平還較低。信息化檔案管理的發(fā)展，取得了很好的效果，但數(shù)據資源卻沒有被完全利用，開發(fā)率低。

2.2 當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設資金和技術人員不足

現(xiàn)在的社會是一個高速發(fā)展的社會，科技發(fā)達，信息流通快，在大數(shù)據時代的召喚下，搭建事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息平臺是必然要求，而這一平臺在我國已經開始使用和探索，但我國的檔案信息量巨大，檔案經過數(shù)字化處理形成電子信息儲存在系統(tǒng)中的過程需要高等級的專業(yè)機器設備，這對于資金的要求同樣是巨大的，同時，隨著經濟的發(fā)展，各類檔案數(shù)量急劇增加，更不用說實現(xiàn)信息數(shù)字化的僅是一部分城市，現(xiàn)有的檔案管理工作人員數(shù)量和技術水平并不能滿足搭建數(shù)字化信息平臺的要求，這也是實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字信息化需要解決的重要問題。

2.3 事業(yè)單位檔案管理工作信息化相對不高

檔案管理信息化是近年呈現(xiàn)的檔案管理新動態(tài)，其管理的理念與方式都與傳統(tǒng)的檔案管理模式有著根本的區(qū)別。當前，所有單位的檔案管理都在從紙質化向電子化轉化，為檔案信息數(shù)字化平臺準備基本的素材，檔案信息變得更為準確，更加方便查詢與調閱利用，全新的檔案管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、網絡服務平臺統(tǒng)一整合，大大提高了事業(yè)單位檔案信息的利用效率。然而，也有許多事業(yè)單位仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有真正跟上檔案信息向電子化轉變的節(jié)奏，導致事業(yè)單位工作進度與檔案信息管理不同步，直接影響事業(yè)單位各項工作的順利開展。

3 加強事業(yè)單位檔案管理的基本措施

3.1 提高對事業(yè)單位檔案管理工作重要性的認識

隨著經濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案利用率會越來越高，小到個人信息的確認，大到單位政策的調整都離不開檔案信息的確定。尤其是事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化和數(shù)字化后，可以對事業(yè)單位的檔案信息進行快速分析與調用，對單位的一些重大決策做出科學的決定形成影響。因此，在全社會形成一種重視檔案管理的風氣，對檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，都做到精細化科學化運作，事業(yè)單位的檔案管理工作，才會有一個真正意義上實質跨越。而檔案的信息化管理可以有效實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案信息資源共享，大大提高事業(yè)單位的檔案管理利用效率。

3.2 完善事業(yè)單位的檔案管理制度

國家的檔案管理規(guī)定，是事業(yè)單位制定內部管理制度的基礎。事業(yè)單位要隨著社會經濟的快速發(fā)展，及時調整單位內部管理制度，這樣才能讓事業(yè)單位檔案管理工作跟上時代發(fā)展的節(jié)奏。在信息化管理的時代，事業(yè)單位檔案管理制度要適應社會發(fā)展的要求，對不適應的管理制度要及時修改，對空缺的部分要及時補充，使檔案管理更加有效規(guī)范，以充分發(fā)揮檔案管理的作用。為此，應該強化以下兩個方面的制度建設：一是加強事業(yè)單位檔案管理制度建設，要安排專人負責，建設專門的標準化建設的檔案室，添加專業(yè)的檔案檢索設備，對檔案進行科學有效地管理。二是事業(yè)單位的檔案資料要按標準歸檔管理，確保事業(yè)單位內部所有部門有保存和使用價值的檔案資料全部健全檔案，要制定統(tǒng)一借出調閱與交流手續(xù)，確保檔案在交流過程中發(fā)揮出利用價值，又沒有任何丟失。

3.3 使信息安全得到保障

在網絡的環(huán)境下，信息竊取和信息泄露的后果都很嚴重，而且事業(yè)單位的信息都切實的與國家的基本方針政策相關，涉及到一些國家機密，這就要求我們去最大程度的保護相關的信息：1）我們可以請一些高素質的專業(yè)性的工作人員，通過編寫一些防止別人盜取信息的安全軟件，對事業(yè)單位的網絡環(huán)境進行保護，使得信息不會被盜取；2）接觸到信息的相關工作人員應當與事業(yè)單位簽署相關的保密協(xié)議，按照規(guī)定辦事，這樣也能夠有效的防止信息被泄露；3）就需要事業(yè)單位的大力支持，引進高端的信息技術人才，這樣才能讓信息的安全得以保障，使得國家的機密不得以泄露，不遭人竊取。

3.4 提高檔案管理人員的整體素質

在信息時代，要想實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，需要工作人員掌握管理的技能及方法。因此，提高檔案管理人員的業(yè)務水平非常重要，只有提高管理人員的綜合水平，才能保證檔案管理的綜合能力。在實際管理工作中，可以通過改變檔案管理的方式，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)；也可以定期對檔案管理人員進行培訓，開展思想政治教育等，以此提高其綜合素質。

3.5 建立良好的事業(yè)單位檔案管理運行機制

事業(yè)單位檔案管理部門要加強制度建設，完善登記、考核、評估等制度，定期對檔案管理人員進行考核和評估，獎罰分明，對事業(yè)單位檔案加以控制和積累，與此同時，事業(yè)單位檔案管理部門可以對管理人員提出一些新的要求，引導他們進行思考和研究，在檔案管理部門內部形成積極進取且富有創(chuàng)造性的學習氛圍，從而充分調動管理人員的工作熱情，提高工作效率，達到規(guī)范化管理的目標。

3.6 完善事業(yè)單位檔案管理信息化平臺建設

隨著檔案信息數(shù)字化處理的發(fā)展，檔案工作呈現(xiàn)出了許多新特點，許許多多事業(yè)單位的檔案管理工作，在實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉換的同時，開始建立檔案管理的網絡平臺，對檔案進行網絡化管理，最大限度實現(xiàn)了檔案信息的利用，事業(yè)單位檔案信息的利用效率得到了普遍提高，但與檔案管理的要求仍有差距，事業(yè)單位檔案信息數(shù)據庫平臺的建設仍需加強。要強化事業(yè)單位的檔案信息資源的服務意識，提高利用檔案服務本單位與社會的水平。事業(yè)單位的檔案管理人員要樹立創(chuàng)新意識，提高服務質量，發(fā)揮好事業(yè)單位檔案信息資源的作用，為事業(yè)單位的發(fā)展做出應有的貢獻。

4 結論

總而言之，事業(yè)單位檔案管理信息化建設是時代發(fā)展背景下的必然舉措，檔案管理信息化建設能夠高效整合事業(yè)單位檔案信息，提高檔案管理效率，提高事業(yè)單位服務功能，因此要加大檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)力度，加大相關人員的培訓力度，促進事業(yè)單位的發(fā)展和進步。

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