辦公自動化環境下醫院檔案管理研究

張艷

摘 要：本文首先分析了辦公自動化環境下醫院檔案管理特點，包括效率高、便利性以及存儲安全性，接著提出了提升檔案管理人員的綜合素養，增強醫院檔案現代化管理意識，建立完善的醫院檔案管理制度等措施。

關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；應用

醫院運營過程中涉及到的內容比較多，也相對比較復雜，會產生很多的檔案資料，包括病人病例、治療方案以及醫療器械等等，這些檔案資料有文字、視頻、圖片等，是醫院管理的重要組成部分。隨著信息技術的發展，辦公自動化成為檔案管理的有力工具，運用先進的信息化技術能夠實現檔案管理的科學化、高效化，提升了醫院檔案管理成效。

1 辦公自動化環境下醫院檔案管理特點

1.1 辦公自動化概述

所謂辦公自動化，主要就是建立在計算機技術的基礎上，運用先進的網絡平臺來優化辦公模式，以此來收集、整理、分析醫院檔案信息數據，運用先進的電子平臺來進行檔案資料存儲，通過信息技術對這些檔案進行處理，從而為醫療衛生發展提供基礎性保障。辦公自動化軟件的應用，能夠讓信息進行自動化傳輸與發送，提升了信息流通的速度。在辦公自動化環境下，醫院檔案管理的特點如下：

1）效率高。隨著辦公自動化被企事業單位的大幅度應用，相應的提升了醫院檔案管理的成效。傳統的醫院檔案管理基本都是手工操作，對紙質檔案進行收集、整理、分類與歸檔，工作量很大，影響了檔案管理成效。醫院的科室比較多，每個部門的功能都是不一樣的，檔案資料內容比較繁雜，呈現出明顯的多元化特點。而在互聯網時代，辦公自動化環境下進行檔案資料整理，用預先設定好的路徑，管理人員通過互聯網進入信息系統入口就可以完成數據的記錄與傳遞，大大提升了檔案的整理與歸檔成效。

2）便利性。病人在醫院就醫期間的一些信息資料，醫院要作為檔案長期保存下來。此外還有醫務工作者的人事檔案、醫療機械采購檔案等等，基于長期保存需求需要把檔案信息轉為數字化的形式，在辦公自動化環境下，通過計算機網絡進行聯結，組成系統化的檔案信息庫，具有復制性、便利性以及穩定性的特點，也減少了傳統檔案管理中漏記、誤記等現象，實現精確查詢的目標，增強檔案信息查詢的便利性，實現了檔案信息共享與在線服務。

3）存儲安全性。在傳統的檔案管理中，紙質檔案經過長時間的存放，會對其質量產生很大的影響，那些紙質會因為受潮而變得字跡模糊，部分影像資料也會不再清晰，降低了檔案存儲的質量。畢竟紙質檔案受溫度、濕度等外界因素的影響比較大。但是，隨著辦公自動化的深入，檔案存儲工作變得簡潔、高效。原始的紙質檔案通過計算機技術轉化為電子版本，促使信息化管理成為現實，節省了檔案管理的時間和存儲空間，一個芯片就能存儲全部的檔案資料，管理起來也相對比較容易，提升了存儲的安全性。

2 提升辦公自動化環境下醫院檔案管理措施

在傳統醫院檔案信息資源管理中，檔案部門也比較重視相關資料的收集與整理、存儲等，但是，在思想意識上會覺得只要檔案資料能夠不丟失、安全存放到位、能夠提供借閱、查看等服務就是完成任務。而且因為受到傳統管理理念的制約，工作方式也相對比較固定。要進一步提升醫院檔案管理工作成效，運用辦公自動化軟件把當前的檔案信息資源進一步開發利用，成為當前醫院檔案管理工作的一項重要內容。

2.1 提升檔案管理人員的綜合素養

在辦公自動化背景下，要明確辦公自動化的具體要求，不斷提升檔案管理人員的綜合素質。醫院檔案管理工作比較復雜，檔案管理人員要能夠意識到檔案管理工作開展所面臨的問題，具備檔案管理的專業素質，能夠熟練操作計算機系統，能夠運用辦公自動化軟件進行檔案管理。醫院管理者也要重視檔案管理工作的開展，不能讓其他人員兼任檔案管理人員，也不能有輪流值班的現象發生，要結合自身實際打造專業化的檔案管理團隊，這樣才能更好的應對辦公自動化對檔案管理的要求。要確保自動化環境下各種檔案資料的完整與準確，工作人員可以采取“四同步”的管理工作模式，包括下達任務計劃書跟檔案資料整理同步；醫療工作與文件資料形成同步；綜合整理與材料歸檔要求同步，質量控制與報告驗收同步。完善人才隊伍配備模式，及時提升專業素質，嚴格篩選專業知識與計算機知識都過關的檔案管理員，定期進行專業化的知識培訓，也可以聘請專家來開展講座，組織培訓工作考核，把檔案管理人員的考核跟福利待遇掛鉤，這樣才能提升檔案管理人員的綜合素養。

2.2 增強醫院檔案現代化管理意識

在辦公自動化環境下提升檔案工作開展的成效，一個首要前提和基礎就是爭取醫院管理部門領導的重視和支持，假如沒有領導的重視那么檔案辦公自動化工作開展就不會很順利。隨著醫院各項工作的開展，檔案資料也在增多。包括檔案管理人員安排、基礎設施建設等都需要征得領導的同意。因為物質的投入是重要的前提和基礎。要有計算機以及打印機、掃描儀等，這些現代化的管理設備是必備的設施，當然還有滅火器、濕度測試儀器等，這是提高醫院檔案信息資源建設與開發利用的基礎。做好檔案管理的宣傳與匯報工作，增加知識檢索、知識服務、知識創造和知識組織等，以便得到上級領導的支持與重視。只有領導重視，才能激發檔案工作人員的熱情，提升醫院檔案管理成效，進而實現其在服務醫院發展方面的重要作用。

2.3 建立完善的醫院檔案管理制度

制度是管理的根本與關鍵，這點在醫院檔案管理中的表現也非常明顯，在辦公自動化環境下，醫院檔案管理也離不開管理制度的約束。伴隨著時代的發展變化，辦公自動化軟件的應用，醫院檔案管理制度也在發生著變化，不斷規劃管理方式，對思路盡心改革與調整，圍繞著檔案管理的自動化、規范化與制度化建設做文章。在檔案信息采集的時候，為了確保信息資料的真實有效性、確保數據的嚴謹性，要嚴格按照地質檔案信息采集制度進行完整信息的采集和整理。在日常管理過程中，要按照制度要求實施規范化管理，避免出現檔案資料的有效性，要注重業務流程的規范性，對檔案進行編目與歸檔，運用自動化軟件建立統一的格式與標準，一旦發現檔案信息資料混亂及時追究相關責任人的責任。

2.4 強化檔案信息化設備體系建設

檔案信息化建設是新時代的發展的必然要求，在檔案管理中運用現代化的辦公自動化技術也是必然選擇。要發揮辦公自動化軟件的優勢，就要打造一體化管理系統，現代化管理要跟辦公自動化融合為一體，把歸檔工作納入到檔案信息化系統中去，進行統一管理，避免形成環節與歸檔環節之間產生脫節行為。辦公文件通過輸入可以直接進入檔案管理系統中，這樣就避免了檔案文件的遺漏問題，通過自動化軟件還能夠識別重要的文件檔案，并把這些信息資料及時共享到檔案管理部分，讓專人接收、整理。此外，運用辦公自動化設備，還需要注重其安全性。要聘請專業的人員進行辦公自動化設備的日常維護與管理，從而強化信息系統的安全性能。

3 結論

綜上所述，醫院檔案管理主要是歷年來醫院各項具有保存價值資料的收集和管理，從而提供相應的查閱參考依據。在辦公自動化環境下，檔案管理工作的效率得到了很大的提升。在新時期，要明確辦公自動化環境下醫院檔案管理特點，提升檔案管理人員的綜合素養，增強醫院檔案現代化管理意識，建立完善的醫院檔案管理制度，強化檔案信息化設備體系建設。

參考文獻

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