教學檔案在高等學校中的地位及管理利用

摘 要：教學檔案在整個學校檔案中占有相當重要的位置，在教學管理和教學實踐活動中的地位和作用都十分重要。管理和利用好教學檔案，對于高校教育質量的提高和教學改革的深化，具有特別重要的意義。

關鍵詞：教學檔案；地位；管理利用

教學活動是高等學校最主要、最基本的活動。教學檔案是高等學校檔案的主體、核心和重點，它在整個學校檔案中占有重要的位置，它既是教學管理的重要組成部分，又是衡量高等學校教育教學管理水平和教育質量的重要標志之一。

所謂教學檔案，是指學校在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。高等學校教學檔案記述和反映了高等教育傳授知識、培養(yǎng)性格、強健體質等方面的內容、方法、手段、途徑、效果等，具有保存價值，并且是按照一定的程序，真實歷史地記錄和集中保管起來的文字材料、圖表、照片、影片、錄音帶、錄像帶等等。高校的教學檔案是從事教學活動和教學研究的基本條件，是學校教學工作的方針政策、原則、方法、途徑和效果的真實記錄。

1 增強教學管理人員檔案意識是做好教學管理檔案工作的必要前提

現代高等學校是龐大而復雜的科學文化事業(yè)機構，其教學工作具有多層次、多學科、多課程、多環(huán)節(jié)以及教學、科研互相滲透等方面的特點，致使教學管理工作具有特殊的復雜性。教學管理人員的工作是使紛繁的教學結構系列所組成的教學活動得以有條不紊地進行的保障。教學管理檔案具有形成過程周期長、環(huán)節(jié)多，以及絕大部分是由反映本校特有教學活動的無號文件所組成等特點。因此，增強教學管理人員的檔案意識，是保證教學管理檔案完整、準確的必要前提。

2 高等學校的中心工作是教學，教學檔案在教學管理和教學實踐活動中地位和作用都十分重要

1）教學檔案是在教學管理和教學實踐活動過程中形成的各種材料，這些材料對確保和提高教學質量、促進學術交流、總結教學規(guī)律、開展教學研究、制訂計劃、進行決策、開拓創(chuàng)新、進行教學評估、教學檢查等方面都有著十分重要的參考價值和借鑒、憑證作用。只有這些真實的歷史記載，才能使我們了解過去，預測未來，才能從中尋求學校發(fā)展的基本過程和規(guī)律，并做出切實可行的科學決策，促進學校工作的發(fā)展。

2）教學檔案能從一個側面反映管理、教學實踐的全過程，同時它也是領導者決策教學改革的方向、變更專業(yè)設置、提高辦學層次的有力證明。一所學校要培養(yǎng)對社會有用的人才，就需要按照新的教學觀、人才觀、質量觀的要求，全方位深化教學改革，制訂改革方案，進行科學研究。只有掌握檔案這一可靠的資料，才能綜合地去分析、去研究，才能做出科學的決策。如果離開這些，教學、科研等工作就無法進行。

3）教學檔案是教學活動中所形成和積累的信息資源。教學活動的延續(xù)性、周期性，使教學檔案具有通用性的特點，成為交流教學經驗和教學效果的重要工具；成為評價高等學校辦學質量和社會效益的重要依據。一個教師不僅可以通過借鑒自己所積累的教學檔案，提高工作質量，而且還可以通過查閱教學檔案，吸取其它教師的長處。因此，開發(fā)利用教學檔案是提高教學質量、發(fā)展教育事業(yè)的重要條件。

教學檔案的內容是十分廣泛的。一般來說，它能準確地反映教學管理和教學實踐活動的真實歷史面貌，在今后的教學、科研及管理工作中需要長遠利用的檔案。如：上級教學主管部門下達的指令性、指導性文件、針對本校的有關專業(yè)和課程設置、本校制訂的各種教學制度、辦法規(guī)定、條例和教學管理及教學實踐活動中形成的有關材料、各種重要統(tǒng)計報表等，這些教學文件材料對當前教學工作具有重要的憑證和依據作用，在今后學校教學管理和教學實踐活動中同樣具有長遠的查考價值。另外，高等學校新生錄取名冊、學生學籍卡、學生成績單、補考成績單、考試題試卷、在校學生花名冊、學位名冊、畢業(yè)證書號、畢業(yè)生電子檔案登記表等材料，都是學籍管理工作中形成的原始記錄，具有很強的真實性、可靠性。這些材料為日后了解學校培養(yǎng)成果、評選優(yōu)秀學生及補辦畢業(yè)生證書或開具畢業(yè)證明等能提供有價值的憑證和依據作用。

根據教學檔案的廣泛性、直接性、原始性和復雜性等特點，檔案管理人員必須加強業(yè)務學習，掌握專業(yè)知識和業(yè)務技能，加強檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、標準化，用科學的方法管理教學檔案。在材料的收集整理中要做到及時、規(guī)范與科學，應本著方便查找，服務教學，全面反映教書育人的原則。管理教學檔案人員應做到以下幾點：一要及時收集檔案材料；二要嚴把材料歸類關，實行專題立卷歸檔；三要科學整理檔案材料，案卷裝訂規(guī)范，目錄及索引健全；四要已歸檔的材料，不經批準不得修改；五要建立規(guī)范的借閱制度，防止破損與丟失；六要注意引進先進的管理手段，利用計算機，建立教學檔案數據庫，實現教學檔案管理信息化。

今天，在人們把信息、物質、能源并列為三大資源的信息社會里，高等學校成為培養(yǎng)人才的重要場所，它培養(yǎng)的學生將是信息社會中信息利用的主要群體，高校檔案信息在高校教育教學活動中具有重大的作用。

3 高校檔案在學校教育教學活動中具有如此重要的地位，反之，高校教育教學活動也會對高校檔案產生促進作用

1）增強了高等學校教職工的檔案意識。通過高等學校的教育教學活動，高校檔案得到了廣泛的利用。檔案在教育教學活動中發(fā)揮了很重要的作用，得到了高校領導及師生的普遍重視。隨著人們對檔案意識的不斷增強，專（兼）職檔案員歸檔的熱情也日益提高，歸檔的自覺性也越來越強。如：我校化學學院和體育學院在慶祝建院三十周年以后，主動把所有的文件材料送到檔案室歸檔，對檔案室的工作也起到了積極的推動作用。

2）教育教學活動中產生了大量重要的具有保存價值的檔案。高等學校是知識的傳授地，重點高校既是教學中心又是科研中心。因此，在廣大的教學、科研人員的實踐活動中不斷產生新的教學科研成果。這些成果形成了大量重要而具有保存價值的檔案，它對高校今后的教學、黨政管理等各項工作具有很重要的依據和參考作用，是高校寶貴的財富。教育教學利用檔案，同時又產生了新的檔案，增加了檔案館（室）的庫藏，促進了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

3）促進了高校檔案館（室）軟、硬件的發(fā)展。教育教學的準備工作需要高校檔案部門提供大量的原始文件材料，這就要求高校有關部門努力實現檔案管理的科學化、規(guī)范化和現代化，以適應教育教學的需要。檔案意識的提高會促使高校領導加大對檔案館（室）建設的投入，配備足夠數量的檔案柜、微機、復印機、掃描儀等必要的設備，建立健全利用檔案的各種規(guī)章制度，檔案管理人員也可以通過各種途徑加強業(yè)務培訓，全面提高政治、業(yè)務素質，充分發(fā)揮高校檔案應有的作用。

參考文獻

[1]吳向齊.論高校教學檔案的開發(fā)利用[J].浙江師范大學學報（社會科學版），2003，28（1）：118-120.

[2]張信薇，孫瓊.高校教學檔案再認識[J].上海檔案（ShanghaiArchives），2000（5）：40-41.

[3]馬國勝.對高校檔案工作的認識與理解[J].蘭臺世界，2016（s1）.

作者簡介

高惠敏（1963-），女，漢族，遼寧錦州，內蒙古民族大學檔案室，副研究館員，大學本科。