探析檔案數字化建設與發展

鐘美瑜

摘要檔案數字化建設的社會背景就是網絡信息時代，將網絡環境特性和檔案管理組織機構服務特點相互結合，深入研究并分析檔案工作的發展十分有必要。在這種情況下，文中把檔案的數字化建設當做重點研究內容，針對與其相關的問題展開深入地研究與分析，希望能夠提供有價值的參考依據。

關鍵詞檔案 數字化建設 發展探析

伴隨數字化技術的快速發展，我國數字文件的數量顯著提-高，為檔案數字化管理的工作也備受國內大部分專家與學者的重視。基于此，數字化檔案的發展也將成為檔案工作未來的必然趨勢，有效地轉變了檔案工作人員自身的思想。所以，針對檔案數字化的建設以及發展展開進一步地探究十分有必要。

一、檔案數字化建設概述

（一）基本內容

新時期背景下，檔案的數字化建設與發展一般可以涵蓋兩個不同的層面，具體表現在目錄數字化與全文數字化。其中，目錄數字化具體指的是通過對檔案著錄標引的應用，科學合理地制定目錄數據庫結構，而全文數字化指的則是對檔案的全文以圖像文件的方式保存，或者是通過光學字符技術識別完成保存。

通常情況下，檔案數字化工作的開展，其主要包含的內容可以細化成三個不同的部分：

首先，檔案資源整理的數字化。具體指的就是借助數字技術，通過數字化形式保存檔案信息，確保電子文件的規范性，增強辦公自動化效果。

其次，檔案數字化信息資源庫。主要的功能就是維護并升級檔案信息軟件。

最后，在有效構建數字化檔案信息網絡的過程中，應將檔案信息的內容上傳至互聯網當中，這樣就能夠在網絡的作用下實現檔案信息資源的全面共享。作為用戶即可借助開放式網絡檢索國內與國外檔案資源。

（二）具體特點

眾所周知，檔案數字化的應用建設不可或缺的載體就是現代技術，能夠對國家或者是社會當中具有較高保存價值的文字、圖表以及聲像等予以保存。特點一般表現為四個方面：

1.識讀信息的非人工.勝。在檔案數字化建設應用的過程中，數字代碼是記錄的主要形式，通過對計算機軟件程度的應用達到解碼的目標，并且恢復到初始狀態加以識讀。

2.系統的依賴性。管理檔案數字化的過程中，必須充分利用計算機軟件系統，將系統作用充分發揮出來。如果面對計算機軟件系統和原有系統無法兼容的情況，要及時采取調配的措施，確保檔案信息內容可讀。

3.信息內容易變性。如果全新計算機系統與程序無法實現解碼，原有信息資料被刪除的幾率會更高，但這同樣也是檔案信息管理工作中無法規避的問題。

4.其他特征。對于檔案數字化應用建設的過程來講，其他的特點具體表現在檔案信息的可流動性方面，而且信息和媒體還能夠有效集成。

二、檔案數字化建設中存在的問題以及解決措施闡釋

（一）檔案資源數字化建設優化取舍

較之于傳統的紙質檔案文件，數字化檔案的運用在資源使用、文件保護與文件檢索方面的優勢顯而易見。在館藏海量資源中，實現所有資源的數字化建設并不是必要工作，不僅會消耗大量的人力與財力，浪費的情況也時常發生。

針對以上問題，在開展檔案數字化建設的過程中，應遵循基本原則，科學合理地選擇并確定需要實現數字化的館藏檔案原件。在實踐過程中，應保證珍貴、重點與特色檔案優先實現數字化建設，特別是與檔案館特色以及文化相吻合的檔案資源，將其當做數字化建設的優先對象。

（二）檔案數字化文件忠實還原原件

全面建設紙質檔案的數字化建設目標有兩方面：一方面，為永久保存檔案，其一就是借助數字化載體將紙質原件進行替代，達到長期保管目標，其二則是針對關鍵性紙質原件予以復制保管，以實現數字化復本的目標。另一方面，便于讀者的利用。在利用過程中，可以細化成兩種類別，即網絡化利用與非網絡化利用。而網絡化利用也是數字化建設的目標，非網絡化利用通常被應用在重要文獻發行與出版領域。

在建設檔案資料數字化的過程中，明確指出要保留檔案原有內涵，偏差與出入都是不允許出現的，有效地規避對于檔案使用價值的負面作用。為此，在檔案的數字化建設方面，要將檔案資料內容真實地體現出來。在此基礎上，檔案數字化建設還要嚴格遵循《數字化加工規范》具體要求，并將其當做重要的參考依據。對檔案數值化制作方面，掃描選擇使用的分別率應為bit真彩并超過300dpi。另外，在選擇保存格式方面，最常見的是JPG格式，如果在光盤中保存，需選擇使用DJYU的壓縮格式，進而將檔案進行高清還原，使得實際顯示的音像或者是圖像都和原有檔案資料保持一致。

（三）數字檔案保存技術應用

基于信息化建設的深入推進與電子政務發展，檔案信息化建設工作隨之開展，特別是聲像與數字化檔案數量不斷增加。其中，光盤的保存方式能夠確保較大的存儲量，而且價格不高，使用的壽命較長，實際的應用便利，為此在長期發展的過程中成為檔案系統應用最普遍的電子數據存儲方式。但需要注意的是，使用光盤對電子檔案存儲的過程中，還會遇到光盤選用指標與數據刻錄方式等諸多問題。

基于此，在檔案數字化建設的過程中，要保證數字檔案載體光盤的合理選擇，在歸檔方面使用檔案級光盤，積極開展光盤數據的安全監控工作，以保證全面監管光盤的性能以及相關參數，增強光盤當中的檔案數據安全水平。在此基礎上，應積極構建數字檔案長期保管與維護的數據倉儲TDR系統，將數字倉儲與保存領域國際標準要求合理地選用OAIS參考模型，從而確保數字檔案資源保存的時效性。

（四）人工校對問題與解決措施

在檔案數字化建設的過程中，對掃描技術、存儲技術以及多媒體技術等相關高新技術進行了合理地運用，使得不同類型檔案載體資源能夠向數字化信息方面轉化，但在實際轉化的過程中，受到操作系統偏差因素與工作人員失誤因素的影響，直接影響了檔案資料的真實性。

針對以上問題，在糾偏時應借助人工抽檢與補充的方式。在文字檔案數字化建設方面，在OCE識別技術的作用下，將掃描圖片有效地轉變成雙層PDF。但因為OCR識別技術對紙質檔案的要求相對較高，所以如果紙質檔案的保存時間較長且保存效果不理想，那么在識別率方面也不會取得理想成績，對檢索的質量與效果帶來嚴重的影響。基于此，應將人工校對和OCR識別技術有機結合，如果文字無法被OCR識別技術識別出來，應通過手工方式著錄。這樣一來，就能夠保證文獻全文的檢索效率得以提升，縮短了實際消耗的時間，一定程度上增強了檔案數字化建沒效率。

三、結語

綜上所述，在檔案數字化應用建設方面，主要是對多樣化現代技術予以應用，實際的資金投入較大，且開發周期長，具有一定的復雜性。在這種情況下，有必要加深對檔案數字化應用建設的探索力度。但在實踐過程中，檔案的數字化建設始終存在一定的問題需要解決，為此，應始終秉承積極向上的態度，對檔案數字化的建設內容以及特點形成正確地認知，并且綜合考慮其中的問題，科學合理地選擇具有一定可行性的解決策略，最終達到全面建設檔案信息化的發展目標。