基于OA系統(tǒng)的財務(wù)報銷流程設(shè)計與實現(xiàn)研究
——以K醫(yī)院為例

（福建醫(yī)科大學(xué)附屬口腔醫(yī)院 福建福州350002福建農(nóng)林大學(xué)管理學(xué)院（旅游學(xué)院）福建福州350001）

辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）是面向組織的、在日常運作與管理過程中用于公文審批和歸檔處理的應(yīng)用系統(tǒng)，該系統(tǒng)推行的是一種無紙化的辦公模式，可以起到信息通道的作用。

現(xiàn)有文獻大多是關(guān)于OA系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中實現(xiàn)辦公自動化的研究應(yīng)用，對利用OA系統(tǒng)科學(xué)設(shè)計財務(wù)報銷流程，進而提高單位內(nèi)控和預(yù)算管理水平的研究較少。宋杰（2013）和程志偉（2014）從不同角度對醫(yī)院行政辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用進行了分析研究，提出醫(yī)院行政辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的改進建議。彭生 （2017）和張擁軍（2011）分析了行政事業(yè)單位傳統(tǒng)報銷與網(wǎng)上報銷的差異，探索實施網(wǎng)上報銷的模式。本文以K醫(yī)院為例，具體介紹如何利用OA系統(tǒng)對財務(wù)報銷流程進行科學(xué)設(shè)計，幫助財務(wù)管理者提高財務(wù)服務(wù)實時效率，促進單位價值創(chuàng)造，進而提出通過深化流程設(shè)計，優(yōu)化單位內(nèi)控和預(yù)算管理的建議。

一、基于OA系統(tǒng)的報銷流程的設(shè)計背景

員工是醫(yī)院最重要、最具有創(chuàng)造力的資本。財務(wù)工作不應(yīng)該以報銷為手段來考慮如何管控員工，而是應(yīng)該使員工在報銷中有更好的體驗。財務(wù)部門需要關(guān)注員工在報銷中花費了多少時間，如貼票、提交、審批、與財務(wù)部門交流等花費了多少時間，這些時間對于醫(yī)院來說都是應(yīng)該控制的成本。

K醫(yī)院是一家集口腔醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防于一體的三級甲等?？漆t(yī)院，設(shè)有近二十個口腔臨床二級診療科目，口腔重點專業(yè)技術(shù)水平和質(zhì)量位于全國前列。醫(yī)院設(shè)有一個院區(qū)、四個分門診部，幾十個科室、部門，管理層次分為四級，設(shè)有醫(yī)生、護士、教學(xué)、科研、預(yù)防保健及行政后勤專兼職管理人員等不同專業(yè)類別。K醫(yī)院的報銷業(yè)務(wù)涉及面廣、業(yè)務(wù)溝通復(fù)雜、票據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多、審批流程長，在以提供技術(shù)勞務(wù)為主要服務(wù)方式的K醫(yī)院，壓縮員工在報銷中花費的時間成本顯得尤為重要。

二、K醫(yī)院原有的報銷流程及缺陷

（一）原有的報銷流程。K醫(yī)院原有的報銷模式采用手工流轉(zhuǎn)報銷的方式。經(jīng)辦人在報銷時必須預(yù)先填寫紙質(zhì)的單據(jù)，由各級領(lǐng)導(dǎo)在紙質(zhì)單據(jù)上審批簽字，在多個部門間流轉(zhuǎn)，最終由經(jīng)辦人憑審批后的單據(jù)到財務(wù)部門進行審核報銷。在原有的報銷流程下，無論是否是課題經(jīng)費，均采用統(tǒng)一的報銷流程。具體流程為：經(jīng)辦人填寫報銷單→經(jīng)辦科室負責(zé)人簽字→財務(wù)科長簽字→業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→院長簽字→出納審核付款。

（二）原有報銷流程的缺陷。

1.紙面?zhèn)鬟f時間長，報銷困難。K醫(yī)院設(shè)有幾十個科室部門，報銷業(yè)務(wù)繁雜，手工流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，隨附單據(jù)多，對于普通員工來說，要基于紙面?zhèn)鬟f的要求把所有的票據(jù)一張張粘貼好，填好報銷單據(jù)，找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，最后拿給財務(wù)部門，并回答財務(wù)部門提出的諸多問題，員工體驗較差。

2.填報單據(jù)經(jīng)常出錯，財務(wù)部門工作量大。紙面?zhèn)鬟f很難完全避免手工作業(yè)的先天缺陷，在工作過程中容易出現(xiàn)疏忽與意外，造成報銷延誤與單據(jù)遺失，紙質(zhì)單據(jù)上經(jīng)常出現(xiàn)金額大小寫不一致等問題，單據(jù)涂改現(xiàn)象比較嚴重。財務(wù)人員需要當(dāng)面詢問經(jīng)辦人所提交的原始單據(jù)、告知其下一個操作步驟以及報銷的進展情況等，增加了財務(wù)人員的工作量，影響了財務(wù)部門的日常工作。

3.報銷效率低下，責(zé)任不清。醫(yī)院組織機構(gòu)龐大，日常業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙，一旦遇到領(lǐng)導(dǎo)開會、出差等情況，會影響報銷的效率，延長報銷周期，難以掌控財務(wù)工作進度。手工報銷流程效率低下，難以分清流程不暢的原因和責(zé)任。

4.審批缺少歸口環(huán)節(jié)，信息化程度低。手工流轉(zhuǎn)的審批流程無法進行數(shù)據(jù)的收集、歸納、抽取，無法實行信息化管理，流轉(zhuǎn)無痕跡。原有的報銷流程沒有設(shè)計財務(wù)預(yù)算執(zhí)行記錄和歸口職能科室審批環(huán)節(jié)，預(yù)算執(zhí)行實時記錄不能前移至報銷環(huán)節(jié)，沒有利用信息化技術(shù)嵌入內(nèi)控管理。

三、K醫(yī)院基于OA系統(tǒng)的報銷流程設(shè)計

由于原有的手工流轉(zhuǎn)報銷模式存在上述諸多缺陷，K醫(yī)院利用現(xiàn)有的OA系統(tǒng)，針對財務(wù)報銷流程進行了開發(fā)與建設(shè)。在設(shè)計的相關(guān)流程中，很好地將規(guī)范的單據(jù)填制格式和內(nèi)控要求及預(yù)算歸口等進行固化，高效利用OA系統(tǒng)的信息通道，科學(xué)地解決了手工流轉(zhuǎn)報銷模式存在的諸多問題，同時對相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息進行了收集、分類和歸口管理，有助于醫(yī)院的預(yù)算和內(nèi)控管理?，F(xiàn)以K醫(yī)院在OA系統(tǒng)中設(shè)計的八類報銷審批單之一——費用類支出轉(zhuǎn)賬（現(xiàn)金）付款審批單為例，介紹如何利用OA系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)醫(yī)院的財務(wù)報銷流程。

（一）OA系統(tǒng)報銷流程的設(shè)計邏輯。費用類支出轉(zhuǎn)賬（現(xiàn)金）付款審批單適用于年初科室有預(yù)算，醫(yī)院某項經(jīng)濟事項的所有證明材料已完整提交，根據(jù)業(yè)務(wù)開展符合醫(yī)院轉(zhuǎn)賬付款（或支付現(xiàn)金）的事項；也適用于醫(yī)院某項經(jīng)濟事項所有證明材料已完整提交，根據(jù)業(yè)務(wù)開展確實需要醫(yī)院先付款，收款單位后提供發(fā)票的事項，該類事項應(yīng)通知收款單位將發(fā)票寄送至經(jīng)辦人，發(fā)票由經(jīng)辦人簽名，科室負責(zé)人審核，并送交財務(wù)審核人。經(jīng)辦人在提交該審批單時一并提交經(jīng)濟事項發(fā)生的所有證明材料（除有明確規(guī)定外，包括但不限于發(fā)票、各類申請表、委托書、業(yè)務(wù)經(jīng)費測算表、相關(guān)管理方案或文件資料、各類合同、零星修繕決算書等）。該審批單由經(jīng)辦人發(fā)起，由財務(wù)審核人負責(zé)打?。回攧?wù)審核人審核時應(yīng)把關(guān)經(jīng)辦人提交的發(fā)生經(jīng)濟事項的所有紙質(zhì)證明材料是否完整。該審批單用于非課題經(jīng)費報銷時，在OA系統(tǒng)上走完相應(yīng)的報銷簽批流程后，由財務(wù)審核人打印并送財務(wù)科長手工簽字，再送院長簽字。

（二）OA系統(tǒng)下報銷流程的具體簽批流程。如右上圖表所示。

四、K醫(yī)院基于OA系統(tǒng)實施報銷流程的主要成效

（一）固化報銷格式，確保憑據(jù)質(zhì)量。財務(wù)人員與計算機專業(yè)技術(shù)人員共同對系統(tǒng)進行開發(fā)，將規(guī)范的報銷單據(jù)格式、所需提交的原始單據(jù)、下一個操作步驟以及報銷的進展情況等固化嵌入OA系統(tǒng)，避免手工作業(yè)的先天缺陷，確保了報銷憑據(jù)的質(zhì)量。

（二）提高信息流通速度，加快辦事效率。對于OA系統(tǒng)下報銷流程的設(shè)計和實施，經(jīng)辦人只需在系統(tǒng)中提交審批單，即可將龐大復(fù)雜的醫(yī)院日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)相關(guān)信息在各個環(huán)節(jié)中簽批流轉(zhuǎn)，減少替代了原手工流轉(zhuǎn)報銷的中間環(huán)節(jié)，降低了員工在報銷中花費的人力成本。

（三）規(guī)范報銷流程，加強內(nèi)部控制?；贠A系統(tǒng)的報銷流程使全院員工角色分配明確，職責(zé)、權(quán)利劃分明確，報銷流程清晰、可控，各級簽批權(quán)限規(guī)范、明確，具體事務(wù)責(zé)任到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象，工作流程的設(shè)計固化、約束、加強了醫(yī)院的內(nèi)部會計控制。

費用類支出轉(zhuǎn)賬（現(xiàn)金）付款審批單流程表

費用類支出轉(zhuǎn)賬（現(xiàn)金）付款審批單流程圖

（四）整合醫(yī)院資源，實施預(yù)算管理。基于OA系統(tǒng)的報銷流程，將醫(yī)院的各類資源集成在一個統(tǒng)一的平臺上，對各類報銷事項進行分類歸口管理，便于預(yù)算執(zhí)行動態(tài)監(jiān)控與反饋報告，定期對系統(tǒng)統(tǒng)計的數(shù)據(jù)進行預(yù)算執(zhí)行差異分析，研究、解決預(yù)算執(zhí)行中存在的問題，提出改進措施，協(xié)助財務(wù)人員做好經(jīng)費管理調(diào)配，同時協(xié)助管理者做出合理的資源分配與利用。

五、K醫(yī)院實施基于OA系統(tǒng)的報銷流程后存在的問題及優(yōu)化建議

（一）存在的問題。

1.在實施基于OA系統(tǒng)的報銷流程中，經(jīng)辦人在提交審批單的同時沒有在線上傳必要的原始憑證。在OA系統(tǒng)的簽批流程結(jié)束后，經(jīng)辦人有時不能及時提交紙質(zhì)證明材料，導(dǎo)致財務(wù)人員打印審批單后，不能及時提交主要領(lǐng)導(dǎo)簽字。

2.院內(nèi)員工以往的傳統(tǒng)手工報銷觀念尚未轉(zhuǎn)變，在OA系統(tǒng)下的報銷流程的實施初期還面臨著許多阻礙。例如：經(jīng)辦人對操作流程不熟悉、填寫審批單不完整、不知如何區(qū)分各類審批單、經(jīng)常忽略區(qū)分是否是課題經(jīng)費等。

3.建立網(wǎng)上報銷系統(tǒng)對安全性提出了更高要求，整個流程涉及到網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、操作系統(tǒng)安全，進一步關(guān)系到醫(yī)院的資金安全及會計信息安全。

4.計算機系統(tǒng)所采用的技術(shù)、實現(xiàn)方法日新月異，財務(wù)人員在未來需要根據(jù)業(yè)務(wù)的發(fā)展不斷優(yōu)化流程，這就要求辦公自動化系統(tǒng)不斷完善、改進，以適應(yīng)時代的發(fā)展需求。

（二）優(yōu)化建議。

1.強化人員培訓(xùn)。基于OA系統(tǒng)的報銷流程的推進應(yīng)當(dāng)循序漸進，在此過程中，人員培訓(xùn)必不可少。網(wǎng)上報銷是現(xiàn)代信息社會的新事物，由原有的手工報銷流程轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上報銷流程，需要員工在觀念上逐步跟進。網(wǎng)上報銷實現(xiàn)了跨部門的業(yè)務(wù)流程運作，可以使更多的部門和人員參與到網(wǎng)上報銷工作流程中，因而培養(yǎng)參與人員的理念和操作能力，定期進行操作經(jīng)驗的積累和推廣，對于保障網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的順利實施有很大幫助?？梢圆扇‖F(xiàn)場講解與模擬演練相結(jié)合的培訓(xùn)方式，也可以采取“走出去，請進來”的辦法，到辦公自動化開展情況較好的兄弟醫(yī)院考察學(xué)習(xí)，還可以邀請專業(yè)人士來院介紹經(jīng)驗、傳授知識等。

2.落實崗位職責(zé)。在基于OA系統(tǒng)的報銷流程的設(shè)計與實現(xiàn)過程中，財務(wù)部門要與各環(huán)節(jié)人員進行充分交流，了解醫(yī)院的運營模式及流程中的關(guān)鍵節(jié)點，明確各崗位的職責(zé)和審核要素，明確各環(huán)節(jié)人員的責(zé)任權(quán)限，這種工作流程的約束機制，將帶來科學(xué)化、規(guī)范化和制度化的管理理念，減少工作中的人為失誤。平時應(yīng)注意對每一步的質(zhì)量處理進行量化分析，及時找出延誤處理的癥結(jié)，加快辦事進度，避免推卸責(zé)任。

3.深化內(nèi)控設(shè)計。辦公自動化的技術(shù)含量較高，需要專業(yè)技術(shù)人員不斷地對系統(tǒng)進行開發(fā)、升級和維護，因此，財務(wù)人員在強化落實內(nèi)部會計控制制度的基礎(chǔ)上，應(yīng)分析研究業(yè)務(wù)層面和單位層面內(nèi)控制度的嵌入，在與計算機專業(yè)技術(shù)人員共同保障醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)安全性的同時，深化對單位全面內(nèi)控業(yè)務(wù)和技術(shù)信息系統(tǒng)的設(shè)計更新，并做出相應(yīng)調(diào)整，促進單位內(nèi)控由內(nèi)部會計控制向業(yè)務(wù)層面和單位層面不斷拓展和完善，進而實現(xiàn)單位內(nèi)控制度的全面落地。

4.促進預(yù)算管理。確保所收集數(shù)據(jù)的格式、口徑一致是開展全面預(yù)算的基礎(chǔ)。在預(yù)算管理系統(tǒng)沒有上線之前，可以利用現(xiàn)有的OA系統(tǒng)，研究開發(fā)高效的匯總、審核、分析和數(shù)據(jù)挖掘功能，實現(xiàn)與Excel的無縫銜接，實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)都可以文本的方式導(dǎo)出和引入，滿足數(shù)據(jù)共享需求，初步形成對財務(wù)與業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況實現(xiàn)動態(tài)控制、對資金和費用預(yù)算的實時控制和對業(yè)務(wù)預(yù)算的動態(tài)查詢工作機制。