信息化背景下檔案管理工作的創新研究

摘 要：社會發展和科技進步帶動了檔案管理工作的創新。檔案是對歷史的記錄，于人類的發展意義重大，但檔案涉及的內容龐大而冗雜，檔案管理的復雜性和效率化已經引起了人們的高度重視。本文以信息時代為背景，分析了檔案管理工作存在的問題，并對管理工作的創新展開探索。

關鍵詞：信息化；檔案管理；創新研究

一、信息化背景下檔案管理概述

檔案管理工作是指對大量信息資源的整理。信息化背景下，相關從業者在采集、傳遞和保存信息資源的過程中，加大信息技術的使用力度對于檔案資源的利用具有重大意義。在傳統的檔案管理中，資料的記錄和保管等都主要依靠人為操作；但在科技高速發展的今天，信息技術和數字化管理正在逐漸取代傳統檔案管理的工作流程，大大提高了工作效率和減少了誤差現象。[1]另外，檔案管理工作中信息技術和數字化技術的應用必須在行政部門的統一規劃和監督下進行。

信息化背景下，檔案管理工作主要呈現以下特點：第一，信息時代，對于檔案管理，國家相關部門應根據其工作內容和性質，有針對性的對檔案管理流程建立健全的法律法規；第二，信息時代，高端技術在檔案管理工作中的應用，已經成為各個領域檔案管理信息化建設的標志，它加速了傳統實物檔案向電子檔案的轉化；第三，相較于傳統的檔案管理流程和模式，網絡化和數字化檔案管理提高了資料管理的質量和水平。

二、信息化背景下檔案管理存在的問題

（一）檔案管理缺乏合理性

檔案管理工作涉及領域廣泛，內容龐雜，流程繁多，無論是資料的整合生成亦或是管理保存都具有多樣性，而且，在整個過程中極易受到來自主觀和客觀因素的影響，這使得檔案管理整體缺乏合理性，除此之外，檔案資料的設計也具有內容和時限等不確定性，這些因素更加劇了檔案管理的難度。

（二）檔案管理理念落后

信息時代，不管是從宏觀角度還是從微觀角度，我們都能明確的感受到檔案管理工作的服務對象已經發生了巨大的轉變，從傳統檔案管理針對的領導層逐漸向基層民眾擴展。但是，信息化背景下，部分檔案從業人員不重視資料管理工作，導致檔案管理缺乏針對性；另外，信息化檔案管理設計的不科學性，也使得電子政務與檔案管理無法實現同步結合?？傊?，檔案管理工作依然存在管理理念落后的問題。

（三）檔案規劃與設計的滯后性

本質上講，檔案規劃與設計的滯后性主要體現在以下兩個方面：一是檔案信息資源管理受資金、權限等因素的制約，而無法制定統一的規劃方案；二是由于檔案自身的變化使得檔案資源在信息化管理的設計方面缺乏針對性。通常情況下，電子文件等檔案信息會力求設計上的新穎，但若系統設計缺乏合理性，那么檔案信息化資源的真實性就難以實現。

三、信息化背景下檔案管理工作的創新

（一）系統管理方面

信息化背景下，科技發展滿足了不同領域中人們的日常生產生活需要。目前，針對我國檔案信息化管理相對分散的狀況，在進行檔案信息化管理的建設上，應從檔案管理的實際需要出發，積極地構建具有針對性的、高效率的檔案管理系統，另外，還要著力促使檔案信息化管理的集中統一。[2]這一檔案管理模式的構建過程，必須對全部檔案進行登記造則，把全部信息規范有序地統計到總體系中，以此來提高檔案的整體利用率。此外，在這一過程中，個別單位因技術或自然環境等客觀因素，在運行中其信息系統出現故障或造成文件損壞和丟失，都能夠通過總系統中的文件繼續開展工作，以免造成不可挽回的損失。檔案管理實現集中統一，其相關部門就必須要保證使用統一的技術和軟件來開展檔案信息化管理工作，這一方面促進了檔案管理的規范化和科學性，另一方面，對于有效保護各項信息資源也具有重要的現實意義。

（二）信息共享方面

信息技術最大的優勢是加快了資源的傳遞和共享，縮短了人與人、人與部門、部門與部門之間的距離。關于我國的檔案管理工作，由于始終存在各部門分散管理檔案的特點，所以使得信息和資料的交流和應用程度較低，這極不利于相關領域的發展及其工作效率的提升。面對這種狀況，我國在新時期開展檔案管理工作的創新時，不僅要著眼于構建集中統一的檔案管理系統，還應創建高效的獨立平臺，以促進檔案信息的高度共享。在獨立平臺的運行過程中，檔案管理從業者要對全部資料實現分門別類，這樣平臺使用者就能根據類別快速找到所需要的資料，進而實現有條理的選取和應用。[3]因此，檔案管理總部門在運行時，要制定規范的措施鼓勵下屬部門的日常交流與合作，以提升資源的有效利用和用戶的使用體驗，為各項工作的高效開展奠定基礎。另外，各部門在日常的資料上傳和輸送過程中，應對其名稱、來源等相關信息進行標注，以方便平臺使用者的查詢。

（三）從業人員方面

信息化背景下，檔案管理工作的創新要以檔案管理從業人員的培養和提升為基礎，所以，只有不斷提高檔案管理從業人員的工作效率和創新精神，才能夠實現檔案管理各個流程的改進，并提升檔案管理工作的整體運行效率。實際上，現有的檔案管理從業者對于當下工作流程中存在的弊端是最為深刻的，所以，培養和提升工作人員的創新精神，對于檔案管理日常缺陷的改善至關重要。另外，檔案管理的各個部門之間應加大日常工作的交流程度，通過合作共同提高檔案管理的質量，關于檔案管理工作者的創新行為，上級部門應給予足夠的重視，并逐漸引導工作人員意識到創新精神的重要性。

四、結語

近年來，信息技術發展迅速，在這一背景下，各行各業只有加快信息化建設，才能實現其可持續發展。檔案是各領域發展的關鍵資料，是未來發展的基礎，但檔案管理工作充滿了復雜性和低效率，所以，新時期加快檔案管理信息化建設、促進檔案管理模式創新和提高檔案管理工作效率勢在必行。檔案管理與信息化的融合，實現了檔案管理工作的可持續發展。

參考文獻：

[1] 馬荔.信息時代下辦公室檔案管理工作的創新研究[J].黑龍江科技信息，2015（34）：129.

[2] 申品磊.淺談信息時代高校檔案管理工作的創新與實踐[J].中國集體經濟，2014（6）：79.

[3] 楊群英.新時代人事檔案管理制度與模式的創新探索[J].勞動保障世界，2015（S1）：37-38.

作者簡介：

曹文起 1981年12月6日 女 長沙商貿旅游職業技術學院 湖南汨羅 大學本科 助理館員 檔案管理方向