當前經濟形勢下新媒體環境對高校檔案管理的影響與對策研究

摘 要：當前經濟形勢下，高校投入資金越來越多，新媒體環境已逐漸取代傳統媒體環境，高校檔案管理已經不能再按照原來的“老路子”走下去，需要不斷開拓創新，才能始終與時俱進，提升高校的現代化管理水平。近年來，高校大力加強檔案信息化建設，在不少方面均取得了長足進步。新時代背景下，傳統的檔案管理過程需要借助新媒體環境的優勢進一步優化檔案管理流程，以創新思維和手段開創新的檔案管理局面。

關鍵詞：經濟形勢；新媒體環境；高校檔案管理；影響；對策

新媒體環境下高校檔案管理工作的創新途徑實則是開創現代化的信息化建設之路。本文從新媒體環境對高校檔案管理的影響以及高校檔案管理信息化建設的有效途徑兩個方面進行分析，以研究新媒體環境下的檔案管理新思路、方式、手段為核心，探究新媒體環境下高校檔案管理信息化建設的創新發展之路，具體如下。

一、新媒體環境對高校檔案管理的影響

1.高校檔案管理工作的重要性

第一點，從個人角度看，高校檔案管理工作保存教育人員、學生的信息，因此對保障其信息安全非常重要，一旦發生需要信息核實，各類公證等，這些重要的檔案資料就成為了重要的法律依憑；第二點，從高校角度看，檔案管理工作屬于高校整體管理工作的重要組成部分，其工作水平的提升也在很大程度上推動高校整體管理水平的提升。

2.從重要性分析新媒體環境對高校檔案管理工作的積極影響

首先，檔案歸檔過程愈發細致，資料種類齊全、分類明晰，這為后續的資料查找、檢查、借閱等工作奠定了優良基礎；第二，紙質檔案保存管理情況有所改善，主要表現在許多重要的紙質檔案都有相對應的電子檔案做備份，從而為了許多重要資料加了“第二道鎖”，尤其對重要的印章、簽名來說，這樣的防護措施往往是非常有效的；第三，對于非常重要的檔案（例如重要領導人員信息資料、重要的教學資料等等），保密和利用機制往往是非常重要的，新媒體環境下，高校檔案的保密、利用機制愈發完善，重要資料的安全性提升，檔案的利用率提升。

二、新媒體環境下高校檔案管理工作策略分析

1.優化檔案歸檔過程

優化檔案歸檔過程共分為以下幾點：第一，歸檔工作交由專門的信息化團隊負責，尤其是對大型高校來說，要選擇“檔案團隊+信息化團隊”的團隊式歸檔管理方式；第二，歸檔過程中做好掃描、拍照、記錄等工作，使每一份檔案的歸檔過程都有最原始的證據留存，而至于這些掃描的圖片資料，則由專門的信息掃描人員專管。

2.優化檔案管理過程

優化檔案管理過程共分為以下幾點：第一，檔案要做好分類管理，這里所說的分類并不單純的指將資料按類別放好，而是要通過專業的信息分類軟件，按照不同的分類標準對不同資料進行二次整理；第二，利用流程監管軟件監管檔案管理流程，使每一環節都實現“高效保質、專人專責、分流有序”。

3.優化檔案的保密、利用機制

優化檔案的保密、利用機制共分為以下幾點：第一，對于不同檔案資料設定不同的保密級別，與之對應的設置不同的管理密鑰，尤其對高級別的檔案資料來說，管理密鑰不僅要定期更新，還要有專人負責；第二，檔案利用機制旨在提升檔案的利用率，因此最好的方法是結合大數據技術打造“數據挖掘、數據分析、數據利用、數據更新”的新型檔案利用機制。

4.優化檔案管理工具

優化檔案管理工具共分為以下幾點：第一，管理工具的選擇必須要用心，選擇質量好、使用方便的管理工具，這樣可以有效提升檔案管理效率和管理質量，例如專業軟件公司的檔案軟件或是由高校牽頭開發自己的檔案管理軟件；第二，檔案管理軟件需入網，所以要求其具有較強的穩定性和安全性，同時還要有專業的軟件維護團隊。

5.優化人才培養策略和制度化建設工作

5.1加強檔案管理信息化人才建設，為信息化建設提供新思路

21世紀最重要的是人才，而高水平的信息化人才隊伍是推動高校檔案管理信息化建設的重要力量，因此，各大高校都要建立和完善信息化人才隊伍建設制度，發揮人才優勢，為檔案管理信息化建設提供新思路、新想法。

5.2加強檔案管理制度建設，為信息化建設保駕護航

完善的檔案管理制度是保障高校檔案管理信息化建設的重要基礎和前提，因此，各大高校要積極研究現有的檔案管理制度中的不足，認真聽取各方建議和意見，落實檔案管理制度改革辦法，從而推動檔案信息化建設進程。

結束語

隨著科學技術的不斷發展，高校檔案管理工作也迎來了前所未有的發展機遇，鑒于現代科技的發展對各行各業的影響越來越深。檔案管理流程也需不斷優化和完善，從歸檔、管理、保密和利用、管理等多個方面入手不斷創新工作方式，同時加強信息化人才建設和管理制度建設，開創檔案管理工作新局面，開拓新媒體環境下檔案管理工作新方式。

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作者簡介：

黃仁彥（1982.4- ），男，漢族，籍貫：上海，學歷：碩士，職稱：中級，研究方向：檔案管理