探討將檔案工作納入現代企業(yè)知識產權管理中

1　知識產權戰(zhàn)略下企業(yè)檔案工作存在的問題

1.1　知識產權檔案權限界定不清楚

知識產權檔案與一般檔案相比較而言，不僅融合了眾多企業(yè)的發(fā)展成果，同時其在企業(yè)經濟發(fā)展過程中也發(fā)揮著極為重要的作用。但是，知識產權檔案又與大多數的檔案管理不同，很多管理人員對知識產權檔案法律知識存在著一定的模糊性，采取知識產權檔案與普通檔案相同的管理方法，最終導致了知識產權信息遺失、泄漏現象。另外還有很多企業(yè)雖然針對知識產權檔案已經采取了單獨的管理方式，但是由于其對知識產權檔案認定出現了界定不清的現象，所以就導致檔案歸檔出現了內容不全面的現象。

1.2　知識產權檔案歸檔不是十分明確

雖然完善的知識產權檔案管理制度，為企業(yè)知識產權保護工作的開展奠定了良好的基礎。但是由于知識產權檔案具有較強的特殊性，因此，在實際管理的過程中，經常出現歸檔質量無法保證的問題。首先，很多企業(yè)的知識產權人員在建立知識產權檔案時，大多不愿將自己所掌握的知識產權資料提交與檔案管理部門，這種知識產權人員將核心信息資料占為己有的現象，也增加了企業(yè)知識產權資料的流失與遺漏；其次，由于知識產權檔案的價值相對較高，所以導致很多企業(yè)過度的關注成果的申報和推廣，卻忽略了知識產權的登記和注冊，最終導致很多成果被其它企業(yè)搶先搶注專利。

1.3　檔案管理缺乏監(jiān)督機制

科研成果知識產權資料的積累是檔案形成的關鍵，而知識產權資料的積累與滲透不僅體現在項目研發(fā)的各個環(huán)節(jié)，同時知識產權人員在日常工作過程中存在的缺乏檔案意識的現象，也是導致檔案文件資料積累出現了不規(guī)范、不全面的現象，這就要求知識產權人員必須嚴格的按照要求做好知識產權文件資料的移交與管理，才能確保知識產權檔案建立效率與質量的有效提升。但是，由于很多企業(yè)的檔案管理部門并沒有根據檔案管理的要求建立項目監(jiān)督機制和規(guī)范，不僅出現了檔案管理人員與科研項目嚴重脫節(jié)的現象，同時也影響了知識產權文件材料積累效率與管理效率的提升，對企業(yè)檔案及產權檔案的完整性以及企業(yè)知識產權的保護造成了極為不利的影響。

1.4　檔案的利用與保密工作難以協(xié)調

企業(yè)在發(fā)展過程中，公開知識產權保護工作最終的目的是為了確保企業(yè)內部的成果轉化為企業(yè)發(fā)展的推動力，同時促進企業(yè)成果的積累與增長。就目前而言，大多數企業(yè)存在的被動保管檔案的現象，不僅導致了企業(yè)資源信息流失現象的頻繁發(fā)生，同時也違背了企業(yè)知識產權戰(zhàn)略發(fā)展的初衷。此外，很多企業(yè)在發(fā)展過程中出現的不重視檔案保護的現象，不僅制約了檔案部門對知識產權資料借閱和利用效率的提升，同時也造成了企業(yè)知識產權資源的損失。

2　知識產權戰(zhàn)略下如何加強企業(yè)檔案管理工作

2.1　運用法律道德手段不斷提高知識產權意識

大多數企業(yè)管理人員都存在著知識產權意識淡薄的問題，這些問題也是導致企業(yè)知識產權保護工作失衡現象出現的主要因素。為了確保企業(yè)知識產權檔案管理與開發(fā)工作的順利進行，首先，企業(yè)必須具備相應的知識產權意識和知識；其次，企業(yè)檔案的開發(fā)與保護必須以相關的法律法規(guī)為基礎，充分發(fā)揮法律法規(guī)在企業(yè)知識產權檔案保護過程中的積極作用，才能確保企業(yè)知識產權檔案建設工作的順利進行。

2.2　建立健全檔案管理制度

檔案主要是企業(yè)針對涉及知識產權核心的成果建立的專有的檔案類型，其具備專業(yè)性特點以及很高的利用價值，不僅有助于企業(yè)知識產權積累和創(chuàng)新能力的提升，同時也為企業(yè)知識產權保護工作效率的提升奠定了良好的基礎。為了促進企業(yè)知識產權檔案管理工作效率的穩(wěn)步提升，首先，必須建立完善的檔案歸檔制度。檔案部門必須根據企業(yè)成果研發(fā)的類型，明確界定和說明企業(yè)檔案歸檔的范圍，才能避免由于檔案管理人員主觀認識的差異而導致差異化歸檔現象的出現。同時在建立歸檔制度時，必須確保歸檔的時間、手續(xù)、內容等各方面的連續(xù)性和完整性，才能確保檔案歸檔工作的順利進行；其次，檔案建檔制度的建立。企業(yè)檔案管理人員必須在項目實施之前，嚴格的進行文件質量的控制，同時在項目實施的過程中，加大文件收集、檢查、監(jiān)督的力度，才能確保企業(yè)檔案管理工作的順利進行。此外，企業(yè)在進行檔案管理時，必須建立檔案復制、借閱、利用等檔案程序控制和手續(xù)控制，同時將涉密知識產權文件保護與企業(yè)安全制度規(guī)范融合，才能確保企業(yè)知識產權檔案管理工作的順利進行。

2.3　提高電子文件的知識產權保護手段

網絡技術不斷發(fā)展，不僅促進了電子辦公效率與質量的全面提升，同時也將電子文件與檔案兩者緊密的聯(lián)系在一起。但是，信息技術發(fā)展的同時，也增加了電子文件安全風險發(fā)生的幾率。所以，企業(yè)在進行檔案管理或者產權檔案保護時，不僅要加強知識產權檔案實體的安全控制與管理，同時對于個人IP端和局域網系統(tǒng)中的信息保護予以充分的重視，才能促進電子文件知識產權保護效率與質量的全面提升。就目前而言，企業(yè)的知識產權文件保護主要有宏觀保護和微觀保護兩種。在這其中，宏觀保護主要是為了避免外來計算機獲取用戶計算機信息，增加用戶網絡信息管理質量的提升。而微觀保護則是在充分保護電子文件本身的同時，確保被惡意訪問或者竊取的知識產權文件的機密性，以達到有效保護企業(yè)電子文件信息的目的。

3　結束語

總之，企業(yè)加強對知識產權的保護，是企業(yè)創(chuàng)新能力與市場競爭力穩(wěn)步提升的基礎。所以企業(yè)必須對知識產權檔案的保護予以充分的重視，將企業(yè)知識產權檔案與知識產權戰(zhàn)略緊密的融合在一起，才能在促進企業(yè)知識產權開發(fā)利用效率的同時，根據企業(yè)自身發(fā)展的實際情況，為企業(yè)進步、知識產權創(chuàng)新等各方面能力的全面提升奠定良好的基礎。