信息化背景下醫院人事檔案管理的現狀及對策分析

引言

由于醫院屬于傳統行業，因此醫院的信息化管理程度落后于其他行業。為積極響應國家發展信息化管理工作的號召，提高醫院人事檔案管理工作的效率，要加強信息化技術在醫療工作中的應用。傳統的醫院人事檔案管理主要以人工管理為主，對于復雜的醫院人事信息，使用人工管理會使得工作量過大，效率低下，也會導致錯誤頻發現象的發生，信息也不能得到及時有效的共享。

針對醫院傳統人事檔案管理中存在的問題，需要構建一套高效健全的管理機制，使用現代化信息技術進行管理，在提高工作效率的同時，提高醫院人事管理工作的規范程度。本文作者主要對該院利用信息化技術管理人事檔案的經驗進行總結，具體報告如下。

1　醫院在人事檔案管理過程中遇到的問題

目前，我國大多數醫院的人事檔案管理工作都采用傳統的人工管理的方式，錄入的信息以靜態資料為主，所記錄的人事信息也多為過去的信息。在當前信息化的大背景下，這種人事檔案管理方式基本上處于淘汰的狀態。當前在醫院人事檔案管理過程中還存在很多問題，首先人事信息查詢的效率很低，通過調查，筆者發現，很少數的醫院在人事檔案管理過程中采用集中式的管理，大多數的醫院都是以部門為單位進行自我管理。如果需要對某一個主體的信息進行查詢時，需要聯系被查詢主體所在的部門，再由所在的具體部門統一上報。當查詢人數較少時，這種方式尚可適用，當需要進行大范圍查詢和歸檔時，則會浪費大量的人力、消耗大量的時間，效率極為低下，基本上這種方式是不可行的。其次，在對人事檔案進行查詢和管理的過程中，很難確保資料的安全性。在查詢人事檔案時，要保證有專職人員全程監督，防止人事檔案被銷毀或者涂抹。如果人事檔案遭到涂抹和銷毀，會對未來醫院的管理工作帶來很大程度的負面影響。除此之外，在人事檔案的歸檔和管理中也存在很大的問題，很多醫院對于職工個人信息更改，比如人事調動，學歷晉升和季度年度考察結果的記錄等都不能及時記錄，這對醫院人事檔案管理工作的推進產生了巨大的阻礙。在傳統人事檔案管理中，通常使用整卷歸檔的形式，并且檔案多為紙質手寫文件，在查詢檔案的時候很容易丟失或者損壞資料。

2　建立完善的電子歸檔、網絡化建設和信息系統

需要提高對醫院管理人員的重視程度，加快建設電子歸檔機制。需要及時批復并采購醫院人事檔案管理中需要的硬件，加強對從事醫院人事檔案管理工作的工作人員和負責人的業務培訓，使得管理人員成為信息化的管理人員，完成從傳統化管理模式向信息化管理的過渡。由于醫院電子檔案的內容多、種類雜，醫院的管理人員需要對醫院管理部門和專職的檔案管理部門進行有效的協調，使他們成為一個同一的整體，提高工作效率，實現資料的共建共享，醫院的工作人員需要給予電子檔案管理足夠的重視，積極參與構建網絡化、信息化人事檔案管理系統的工作中來。原始人事信息的錄入工作主要由人事科和信息科負責，從而形成原始的數據庫。此外，信息管理人員需要對數據進行分類處理，方便信息查詢人員快速準確的找到相對應的信息。在建立數據庫的過程中，要著重提高檔案管理人員的數據統計分析能力，在保證工作效率的基礎上增加信息的儲備量，以使得醫院管理人員做出最正確的人事決策。醫院要建立完善的電子歸檔管理機制，提高醫院人事管理人員的工作積極性，對醫院人事檔案信息的管理內容進行擴充，培養工作人員使用信息技術進行信息檢索的能力，促進醫院的可持續發展。

3　實施醫院人事檔案信息化管理

醫院在開始建立人事檔案信息化管理系統的時候，應該適當聘請計算機的專業人才，使用計算機技術提高人事檔案管理的效率。在人事信息錄入的時候，要制定相關的標準，便于以后管理工作的開展。此外，要對從事人事檔案管理工作的工作人員進行科學合理的分類，深入研究每一個工作人員的優勢、劣勢和工作習慣等，根據他們的性格特點，專業和工作能力進行分類，實現工作人員的專業互補，使得老員工和新員工搭配工作，采用“老帶新”的模式，鼓勵老員工向新員工傳授工作經驗，以便新員工能夠更快更好的投入到工作狀態中去，從而提高整個醫院的工作效率和工作質量。

4　結束語

在信息化的大背景下，傳統的人事檔案管理模式已經不再適用。醫院應該努力實現傳統模式向信息化人事檔案管理新模式的過渡，積極建立完善的電子歸檔、網絡化建設和信息系統，構建一套高效健全的管理機制，使用現代化信息技術進行管理，在提高工作效率的同時，提高醫院人事管理工作的規范程度，推動醫院的可持續發展。