農(nóng)業(yè)科研單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)的思考與研究

葛安民 張春淦

[摘 要] 針對農(nóng)業(yè)科研單位內(nèi)部控制中存在的問題，以江蘇某地區(qū)農(nóng)科所信息系統(tǒng)建設(shè)為例，探討了信息系統(tǒng)建設(shè)對加強內(nèi)部控制的積極影響，以提高內(nèi)部控制水平，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研單位的長期穩(wěn)定健康發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 農(nóng)業(yè)；科研單位；內(nèi)部控制；信息系統(tǒng)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 19. 015

[中圖分類號] F239.45 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）19- 0034- 04

0 前 言

當(dāng)前，為進(jìn)一步加強行政事業(yè)單位內(nèi)部控制，需要充分發(fā)揮信息系統(tǒng)建設(shè)的積極作用。財政部于2014年開始實施《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，新的內(nèi)部控制規(guī)范對事業(yè)單位內(nèi)部控制提出了新的要求。本文針對農(nóng)業(yè)科研單位內(nèi)部控制中存在的問題，以江蘇某地區(qū)農(nóng)科所信息系統(tǒng)建設(shè)為例，探討信息系統(tǒng)建設(shè)對加強內(nèi)部控制的積極影響，提高內(nèi)部控制水平，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研單位的長期穩(wěn)定健康發(fā)展。

1 目前農(nóng)業(yè)科研單位內(nèi)部控制存在的主要問題

1.1 單位內(nèi)部缺乏標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的內(nèi)部控制管理方式

1.1.1 內(nèi)部控制管理系統(tǒng)較為落后

參照國家對農(nóng)業(yè)科研單位相關(guān)法律法規(guī)，要求科研單位內(nèi)部必須設(shè)置分工明確的內(nèi)部控制部門，日常監(jiān)管工作均由該部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。但是縱觀我國農(nóng)業(yè)科研單位內(nèi)部管理系統(tǒng)，可以看出目前該類單位缺乏專業(yè)的內(nèi)部控制部門或者在部門的職能劃分方面存在諸多不足，導(dǎo)致管理成效甚微，不能完全滿足單位的發(fā)展需要，不能適應(yīng)單位內(nèi)部控制管理的要求。

1.1.2 風(fēng)險管理評估機制不夠完善

農(nóng)業(yè)科研單位經(jīng)費來源除財政撥款外，還需憑借其他創(chuàng)收渠道來保證日常運營資金量的穩(wěn)定。目前，很多農(nóng)業(yè)科研單位未建立風(fēng)險評估機制，內(nèi)部控制僅僅停留在財務(wù)報銷的層面，忽視了對事前風(fēng)險的預(yù)測，無法及時有效地應(yīng)對內(nèi)外部環(huán)境的變化。

1.1.3 信息管理溝通渠道不夠暢通

農(nóng)業(yè)科研單位在信息傳達(dá)方面，手段較為滯后，信息溝通渠道不夠暢通，與單位自身的管理模式有關(guān)，也與信息溝通方式有關(guān)。農(nóng)業(yè)科研單位缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)，由于信息來源的滯后，導(dǎo)致多項產(chǎn)業(yè)鏈條被迫中斷，也因信息傳遞的低效率，使得各部門工作人員之間無法展開良好的溝通交流。

1.2 單位內(nèi)部缺乏完善的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)體系

根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，要求各事業(yè)單位必須采取現(xiàn)代化的技術(shù)方法提高單位內(nèi)部監(jiān)管水平，尤其針對內(nèi)部各類信息必須建設(shè)管理系統(tǒng)，將單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動和內(nèi)部控制的流程加入單位信息系統(tǒng)之中，最大程度地避免工作人員直接接觸管理信息，以此降低因人為失誤造成的損失，同時，此系統(tǒng)的監(jiān)管也可提高信息管理的精準(zhǔn)性，防止內(nèi)部信息的外泄。

1.2.1 內(nèi)部控制信息系統(tǒng)缺乏良好的建設(shè)環(huán)境

對于農(nóng)業(yè)科研單位來說，除了運用常見的用友軟件之外，工作人員極少根據(jù)單位內(nèi)部的實際需求，開發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)，不能為單位建立切實可行的系統(tǒng)監(jiān)管模式，進(jìn)而導(dǎo)致如今的農(nóng)業(yè)科研單位在財務(wù)管理方面依然使用手工登記或者事后匯總核算的方法，而此種信息管理手段出錯率高，影響了單位信息的管理效率。

1.2.2 相關(guān)人員沒有正確認(rèn)識信息系統(tǒng)的建設(shè)

部分單位內(nèi)部人員由于自身專業(yè)素質(zhì)有限，對建立系統(tǒng)的信息管理缺少積極性，同時對信息管理知識技能方面存在嚴(yán)重不足，最終導(dǎo)致部分管理人員的內(nèi)部控制管理能力普遍不高。

2 構(gòu)建科學(xué)的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的相關(guān)對策

2.1 江蘇某地區(qū)農(nóng)科所內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)案例

2.1.1 江蘇某地區(qū)農(nóng)科所基本情況

江蘇某地區(qū)農(nóng)科所是省農(nóng)科院下屬單位，屬二級預(yù)算單位。根據(jù)江蘇某地區(qū)農(nóng)科所實際對內(nèi)部信息的監(jiān)管需求，可以看出該單位建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，其最終目的就是要做好財務(wù)的核算、資金管理、合同管理、建設(shè)項目管理等等。

首先，江蘇某地區(qū)農(nóng)科所使用的是省農(nóng)科院委托上海復(fù)旦大學(xué)開發(fā)的天翼軟件網(wǎng)絡(luò)版。此軟件是省農(nóng)科院統(tǒng)一進(jìn)行管理設(shè)計的，該軟件的數(shù)據(jù)源設(shè)在省農(nóng)科院，并且該系統(tǒng)被省農(nóng)科院下屬的全部單位所應(yīng)用，但是由于該系統(tǒng)對所有下屬單位內(nèi)部的會計控制功能有限，不能滿足下屬單位的日常資金報銷以及財務(wù)核算等需求。

其次，江蘇某地區(qū)農(nóng)科所為事業(yè)單位，因此該類單位有科研項目外部創(chuàng)收的需求，所以需要科學(xué)明確的合同管理滿足該需求。然而目前該農(nóng)科所不具備規(guī)則明確的合同管理，在合同的簽訂、信息收集整理以及合同存檔等方面均采用人工記錄的手段，此管理技術(shù)的落后大大降低了工作效率，且收集的相關(guān)信息也缺乏精確性。

2.1.2 江蘇某地區(qū)農(nóng)科所構(gòu)建信息管理系統(tǒng)的目的

農(nóng)科所為了保證報銷申請流程的標(biāo)準(zhǔn)精確性，達(dá)到對原始憑證管理的規(guī)范性目的，為滿足建設(shè)項目管理的規(guī)范化管理，開始對已經(jīng)建設(shè)的報銷系統(tǒng)不斷完善，并準(zhǔn)備開發(fā)合同管理系統(tǒng)和建設(shè)項目管理系統(tǒng)。

一是不斷完善網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。江蘇某地區(qū)農(nóng)科所開發(fā)的科研辦公審批系統(tǒng)于2015年正式投入使用，該系統(tǒng)是以完成農(nóng)科所日常各項管理任務(wù)為基礎(chǔ)建立的審批軟件。該軟件的運行原理就是將單位的財務(wù)管理工作作為管理核心，并且以相關(guān)費用的報銷和各項事務(wù)的協(xié)調(diào)掌控為出發(fā)點，進(jìn)而達(dá)到財務(wù)部門信息管理的透明化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)。該審批軟件的系統(tǒng)管理包括對有關(guān)費用的報銷管理、匯款申請、公務(wù)接待申請以及物資/固定資產(chǎn)采購申請等內(nèi)容，通過對以上幾方面的系統(tǒng)管理，讓農(nóng)科所具備精準(zhǔn)高效透明的財務(wù)信息監(jiān)管能力。

二是建設(shè)合同管理系統(tǒng)。正式建立合同管理系統(tǒng)之前，農(nóng)科所的合同管理方面還應(yīng)注意合同管理分配不明、合同條例混亂、合同發(fā)票審批違規(guī)等問題。通過對合同管理注意事項的總結(jié)，要想克服以上問題，農(nóng)科所首先應(yīng)該以部門內(nèi)固有管理流程為基礎(chǔ)，圍繞該核心建立完善的合同管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的構(gòu)建能夠提高合同規(guī)范性，避免合同審批中的各種問題。

三是建立建設(shè)項目管理系統(tǒng)。為解決建設(shè)項目的管理中存在一些不太規(guī)范、不太科學(xué)的問題，該單位將在現(xiàn)有辦公審批系統(tǒng)中，進(jìn)一步開發(fā)建設(shè)項目管理系統(tǒng)模塊，加強對建設(shè)項目的管理。

2.1.3 信息系統(tǒng)建設(shè)流程設(shè)計與管理

相關(guān)設(shè)計管理人員應(yīng)該參照單位部門的實際情況和多方面要求進(jìn)行管理系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計。并且系統(tǒng)的設(shè)計規(guī)劃應(yīng)該圍繞單位內(nèi)部風(fēng)險預(yù)判進(jìn)行，要對報銷管理、合同管理及項目管理等因素的風(fēng)險值進(jìn)行評估預(yù)測，并以該評估結(jié)果為基礎(chǔ)，進(jìn)行各類職能崗位的設(shè)定，利用內(nèi)部授權(quán)審批將風(fēng)險縮小，并將各業(yè)務(wù)流程作為基礎(chǔ)進(jìn)行歸口管理，以此構(gòu)成單據(jù)控制。此外，還要結(jié)合實際適當(dāng)將現(xiàn)有的管理環(huán)節(jié)進(jìn)行完善擴(kuò)充。

具體改善措施為：

（1）將報銷管理的信息流程進(jìn)行優(yōu)化。相關(guān)管理人員增設(shè)分類填單及領(lǐng)導(dǎo)審批流程，并將該部分內(nèi)容統(tǒng)一轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)平臺，通過對互聯(lián)網(wǎng)的使用精準(zhǔn)管理分類填單和審批等內(nèi)容，并且通過網(wǎng)絡(luò)平臺的建立，填單人員在首次完成任務(wù)后就被立即鎖定報銷數(shù)額，且針對報銷的審批任務(wù)僅能由具有該項任務(wù)管理權(quán)限的專人負(fù)責(zé)，這種精確化管理降低了單據(jù)的出錯率，防止單據(jù)在傳遞過程中被隨意更改的情況。其次，報銷管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)功能做好填單、核實、審批及報銷等環(huán)節(jié)，根據(jù)信息的高度整合，將上述內(nèi)容進(jìn)行分析整理最終形成統(tǒng)計報表。最后，此報銷管理系統(tǒng)具有的風(fēng)險點就是電子平臺的填單和審核流程，在費用報銷的管理過程中，必須由本人完成申請，審批通過后不可二次更改，該審批任務(wù)由相應(yīng)管理專員負(fù)責(zé)，其他人員無權(quán)進(jìn)行費用報銷的審批工作。具體見圖 1。

（2）對合同管理的信息流程進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計。在合同信息管理時，工作人員還要為其設(shè)置合同登記以及合同相關(guān)信息的錄入平臺，以此構(gòu)建合同的管理檔案，利用網(wǎng)絡(luò)實時上傳該檔案并對其進(jìn)行存儲管理，根據(jù)該檔案的入庫儲存擴(kuò)充數(shù)據(jù)庫的信息儲備量，提高數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確度，并通過對數(shù)據(jù)庫的管理跟蹤合同執(zhí)行情況。

另外管理人員還要設(shè)置發(fā)票申請以及收款登記的平臺，利用該項平臺的構(gòu)建提高發(fā)票審批環(huán)節(jié)的效率，避免收款難等問題。同時全方位的構(gòu)建合同管理體系，還能將合同信息采集、合同發(fā)票的申請、合同收支記錄等內(nèi)容充分結(jié)合起來，管理人員能夠統(tǒng)一對其進(jìn)行監(jiān)管掌控，最后建立清晰明確的統(tǒng)計報表。此合同管理系統(tǒng)的風(fēng)險點是合同登記審批環(huán)節(jié)，只有通過登記批準(zhǔn)核實后才可進(jìn)入發(fā)票申請的環(huán)節(jié)，并且財務(wù)部門為該申請開立發(fā)票。具體見圖2。

2.1.4 內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)存在的不足之處

江蘇某地區(qū)農(nóng)科所在建立了信息管理系統(tǒng)之后，明確了報銷管理、合同管理及項目管理存在的各項風(fēng)險點，利用監(jiān)管明確的管理體系規(guī)避了各項風(fēng)險，將風(fēng)險帶來的損失降低到最小。但是結(jié)合農(nóng)科所實際信息管理系統(tǒng)分析，各環(huán)節(jié)的信息管理仍存在一定的問題，有待解決。由于受到單位內(nèi)部資金和工作人員等方面的制約，導(dǎo)致在建立管理體系時對整體系統(tǒng)的利用和開發(fā)受到限制，諸多流程的功能有待增強。

2.2 信息系統(tǒng)建設(shè)對內(nèi)部控制問題的改進(jìn)

江蘇某地區(qū)農(nóng)科所建設(shè)并運用報銷管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、建設(shè)項目管理系統(tǒng)是對單位內(nèi)部管理的一次整合。通過本次系統(tǒng)資源的整合，使單位職工形成了比較規(guī)范的操作模式，對內(nèi)部控制制度的完善起了積極的作用。江蘇某地區(qū)農(nóng)科所以信息系統(tǒng)建設(shè)為手段，運用了不相容崗位相互分離、歸口管理、會計控制、內(nèi)部授權(quán)審批控制、單據(jù)控制、信息內(nèi)部公開等內(nèi)部控制的基本方法，是加強農(nóng)業(yè)科研單位內(nèi)部控制的一次嘗試。

2.2.1 增強內(nèi)部控制意識，完善風(fēng)險評估機制

從農(nóng)業(yè)科研單位角度看，信息系統(tǒng)建設(shè)本身是強調(diào)內(nèi)部控制的重要性，調(diào)動使用人員的積極性和主動性，信息系統(tǒng)的開發(fā)、建設(shè)也需要單位領(lǐng)導(dǎo)的支持和配合。信息系統(tǒng)建設(shè)的過程也是不斷完善風(fēng)險評估機制的過程。

2.2.2 加強信息溝通與傳遞，增強內(nèi)部控制合理性

信息系統(tǒng)建設(shè)后可以查詢各項業(yè)務(wù)活動的進(jìn)展，可以方便統(tǒng)計和查詢各類數(shù)據(jù)。由于系統(tǒng)的不可修改性，最大限度地保證了數(shù)據(jù)的完整與真實性。信息系統(tǒng)建設(shè)后，各項活動均實施了歸口管理，增強了內(nèi)部控制的合理性和效率性。

主要參考文獻(xiàn)

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