高校網上報賬的利弊及對策探析

楊敏

[摘 要] 傳統的報賬模式已經不能適應信息化迅猛的發展，網上報賬已成為高校報賬方式轉型升級的必然趨勢。網上報賬具有效率高、控制嚴、信息快捷等優勢，但也存在著網絡安全風險、信息錄入不規范、原始票據易丟失等弊端。高校應積極采取措施，推進網上報賬，從而更好地服務廣大師生員工。

[關鍵詞] 高校；網上報賬；利弊；對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 19. 014

[中圖分類號] F232；G475 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）19- 0032- 03

0 引 言

隨著高校規模不斷擴大，資金來源呈多元化趨勢發展，教師忙于教學和科研，對財務報銷制度不熟悉，常常因為報銷手續不合規而多次往返財務處，浪費了大量寶貴時間，使教師們對財務工作的滿意度不高。為了提高財務工作效率，緩解報賬壓力，高校在推行網上報賬的過程中，將秉承“技術先進、安全至上、以人為本、信息共享”的理念，在校園網的環境下，在遵守新事業單位會計準則和高校會計制度的前提下，逐步實現以“業務辦理簡單化、單據填寫規范化、業務審批流程化、財務制單自動化、付款方式電子化”為目標的新型財務報賬系統。

1 高校傳統報賬模式的現狀分析

1.1 辦學規模擴大，經濟業務增加

目前，高校招生規模不斷擴大，除全日制高等教育外，還有大量成人繼續教育、聯合辦學和各類短期培訓班。高校辦學經費以財政撥款為主，還有聯合辦學收入、短期培訓收入和橫向科研經費收入等多渠道資金來源，同時辦學成本也大幅增加。從而導致高校經濟業務大量增加，有限的財務人員忙于整理票據、審核制單等簡單重復的工作中，無暇顧及財務數據的分析和清理，暫存暫付款越來越多，降低了資金的使用效率。

1.2 報賬流程煩瑣，財務工作效率低

高校教師多數忙于教學和科研，很少有時間在校園網上瀏覽相關的政策，對財務報銷制度不熟悉，提供的報銷單據不規范，簽批手續不完整，項目使用不合理，報賬人員可能要往返財務處多次才能完成報銷業務，使報賬流程顯得煩瑣，財務工作效率低，“報賬難”成為不少高校普遍存在的問題，影響了教學和科研事業的開展，這一現狀迫切需要高校盡快優化財務報銷管理系統，簡化報賬流程，提高財務服務質量和服務水平。

2 網上報賬在高校的優勢體現

2.1 節約時間，提高工作效率

高校推行網上報賬后，報賬人員不受時間、地點的限制，可以利用空閑時間隨時在網上提交報賬申請，通過 OA辦公系統完善審批手續，報賬人員將打印好的預約報銷單及原始票據交到指定投放點即可，報賬人員無須排隊等候或多次往返財務處，節約報賬人員的時間。這個過程中，報賬人員已將報銷業務的事由、會計科目、經濟科目、支出項目等信息錄入到賬務系統中，財務人員審核無誤或稍做調整后即可生成記賬憑證，大大縮短了財務人員辦理業務的時間，提高了工作效率。

2.2 規范使用項目指標，嚴格控制預算支出

報賬人員在網上錄入報賬申請時，各項目指標的支出范圍都有提示，報賬人員根據自己要報銷的業務內容填入相應的項目指標，若報銷金額或支出范圍超限則禁止支出，這樣既可將各類經濟業務按項目支出范圍正確歸類，又可自動控制預算支出，提高預算執行力度，提升資金使用效率，為各類動態數據的統計和領導決策提供了準確可靠的信息。

2.3 財務信息傳遞更及時

傳統的報賬模式下，項目負責人只管簽字，不關注項目經費的使用情況，由于簽批范圍不合規，使報賬人員不斷往返財務處。實行網上報賬后，項目負責人不得不主動關心自己的項目使用情況，否則報賬申請無法錄入或不能審核通過，尤其對科研項目較多的負責人，通過及時查詢項目經費的使用情況，可避免項目結題滯后或項目經費使用串項，導致有些項目經費不夠用，有些項目經費結余又太多。

2.4 提高財務精細化管理水平

實行網上報賬后，財務人員從大量的信息錄入和查詢工作中解脫出來，將工作重點轉移到分析財務收支、預算管理、績效評價等精細化的管理，確保財務信息準確、可靠、全面，提高財務精細化管理水平，使財務工作從單純的“核算型”向“管理型”轉變。

3 網上報賬在高校存在的弊端

3.1 網絡信息安全有風險

由于網上報賬要求將財務數據在網上公開，報賬人員才能通過財務平臺錄入數據，完成網上報賬流程。在使用網絡的過程中，由于大量集中訪問數據容易導致系統死機，也有可能由于黑客攻擊或病毒入侵會導致系統癱瘓，這些情況對財務數據的安全構成了極大的威脅。

3.2 財務信息錄入不規范

報賬人員不是專業財務人員，平時忙于教學和科研，對財務報銷制度不熟悉，即使經過培訓也很難在短時間內掌握所有財務知識及相關制度，當時記住，下次又忘了，這就導致報賬人員在錄入信息時隨意性大，不按規定范圍使用項目經費，財務人員需要多次與報賬人員電話溝通才能通過審核，這樣會浪費大量時間。

3.3 原始單據容易丟失

實行網上報賬后，高校一般要求報賬人員將已申報成功的預約報銷單投入到指定投遞箱，財務人員每天定時去取，取回來的報銷單如果符合報銷規定，則直接生成記賬憑證；如果不符合規定或附件不完整，財務人員會通知報賬人員取回報銷單；如果報賬人員沒有及時取回報銷單，在財務處積壓時間過長，容易出現單據遺失，而且不好認定責任。

4 如何在高校順利推行網上報賬

網上報賬屬新生事物，如何讓教職工接受并使用網上報賬系統，需要做好以下幾方面工作。

4.1 多方協作，實現銀校信息對接

高校要實行網上報賬，前提是銀行與學校之間信息能及時對接，開通網銀支付方式，通過財政支付平臺付款的學校，也要爭取財政支持，與銀行對接。只要報賬人員錄入報賬申請時，將轉賬信息準確錄入，財務人員審核通過后生成記賬憑證，同時系統自動將款項轉入收款人賬戶，并將付款短信發送給收款人，無須財務人員二次錄入轉賬信息，簡化財務工作流程，真正做到“無現金報賬”。

4.2 優化財務軟件功能，使操作流程簡單易懂

高校教師雖然文化水平高，但畢竟不是專業財務人員，平時忙于教學和科研，不關心財務報銷規定，因此，報賬人員在網上申請報賬時，系統應該對每一步操作有簡單明了的提示，對項目支出范圍和經濟科目支出范圍有相關說明，讓報賬人員根據提示，能準確錄入報賬信息，一次性通過財務審核，減少財務人員與報賬人員反復溝通的時間，提高工作效率。

4.3 加強系統維護，保障信息安全

實行網上報賬后，大量信息在網上公布，報賬人員通過登錄系統平臺查詢、錄入相關信息，財務人員也需要從系統中提取相關數據做分析及填列報表，因此系統的安全穩定十分重要。財務處要安排專人定期備份數據，及時更新系統，加強防火墻的設置，避免病毒入侵或黑客攻擊，造成系統癱瘓，從而保證財務信息安全。

4.4 加強宣傳培訓，建立健全“財務助理”制度

隨著高校規模不斷擴大，許多高校建立了新校區，增設了二級學院，科研項目不斷增加，經費來源也大量增加，財務核算工作日趨繁重，而教師們平時忙于教學和科研，對財務報銷制度不熟悉，報銷一次費用往往要反復多次才能完成，致使廣大教師怨聲載道。如果每個二級學院和每個科研項目能安排一個專職或兼職“財務助理”，專門負責本部門和科研項目的經濟業務報賬工作，財務處只需要對“財務助理”培訓相關財務報銷知識和網上報賬操作規則，使其能正確、規范地使用網上報賬系統，各項目負責人將項目使用權限授權給“財務助理”，由其負責本部門和科研項目的網上報賬業務。“財務助理”在接收報銷單時要進行初審，合格后才在網上申報，經常操作此項業務，會越來越熟練，越來越節約時間，從而將教師和科研人員從煩瑣的財務事務中解放出來，“讓專業的人做專業的事”，財務人員的工作壓力也可相對減少，廣大教師可以安心教學和科研，財務人員可以把更多精力投入到財務管理中去。

4.5 建立報銷申請單物流化管理，避免原始單據丟失

報賬人員提交的預約報銷單經財務人員審核通過后生成記賬憑證，然后將款項轉入收款單位或收款個人，但款項是否轉賬成功或何時轉入對方賬上，報賬人員只能咨詢財務人員或收款人才能得知，這種咨詢會增加財務人員工作量。如果能在報賬系統中增設一個像淘寶網上的物流查詢功能，報賬人員就可以在網上查詢自己提交的預約報銷單處于哪個環節，是否轉賬成功，是否被退票，退票原因是什么，如果退票，報賬人員可自己前往財務處取回預約報銷單，重新完善手續，不需要財務人員反復通知，減少退單票據的積壓和丟失。

4.6 實行網上簽批，減少書面審批流程

網上報賬減少了財務人員的工作壓力，但對于報賬人員，相關的簽批手續更耗費時間和精力，由于領導出差或開會，報賬人員經常不能一次完成簽批手續，往往要反復多次或等待較長時間才能完成。如果財務報賬系統和OA辦公系統能有效對接，報賬人員就可以在網上完成經費簽字審批手續，“三重一大”的業務可將原始憑證掃描上傳，方便領導審閱，或直接請領導親筆簽批。一般日常性經濟業務，只需報賬人員在填寫報銷申請時，將審批人的姓名選上，則審批人無論何時何地，只要能登錄系統，就可以查看有哪些報銷單需要簽批，同意就通過，不同意則退回，網上簽批通過后，報銷單上將留下簽批人姓名，報賬人員將簽批后的申請單打印后提交財務審核。實行網上簽批后，報賬人員不會因找領導簽批耗費時間，也不會因簽批手續不合規而多次往返財務處，從而緩解報賬人員與財務部門的矛盾，構建和諧的工作氛圍，提高工作效率。

高校通過不斷優化財務報賬系統，逐步規范財務報賬流程，充分發揮網上報賬優勢，使項目負責人和報賬人員能主動登錄財務報賬系統，及時了解相關項目使用情況， 促使預算執行更合理、合規，從而提高財務精細化管理水平。

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