檔案信息化建設與檔案管理分析

文/胡玥，天津市管道工程集團有限公司

1 檔案管理信息化發展的必然性

1.1 檔案管理信息化具有軟硬件基礎

當前我國各單位檔案管理部門基本上配備了各式各樣的打印機、復印機、掃描儀，數碼相機等，管理人員也達到了人手一臺計算機的標準，這樣就為實現檔案管理的信息化提供了硬件設備基礎；軟件建設方面，各單位幾乎都配有檔案管理軟件，為檔案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基礎上，檔案管理向信息化發展就有了充足的、完善的條件。

1.2 檔案管理信息化自身具有無可比擬的優越性

檔案信息的數字信息化首先減輕了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。隨著科技的不斷發展，網絡技術不斷被人們廣泛應用。而檔案工作人員對電子檔案的充分運用，不僅改變了自身對文字信息的管理與記錄，還大大減少了工作時間，提高了工作效率，減輕了工作人員枯燥乏味的工作量。同時也方便了大眾對信息的搜索。其次，電子檔案管理有利于對文件的修改。在記錄某些重要信息內容時，難免出現錯誤，或隨著時間的推移，某些重要文獻需要更新，對檔案進行修改是在所難免的。所以，如要進行修改，電子檔案對于傳統的文字檔案而言，是極其方便的，只需利用鍵盤對文獻進行調整并進行保存，就可以了。最后，電子檔案管理有利于文檔的保密。在傳統的書面檔案中，檔案者的信息是在一起的，如果需要對其中某一信息進行查找，其他信息便也會一覽無遺。而在電子檔案中，這些信息是分開的，為單份文件提供利用。只需對需要了解的問題進行搜索便可得到相應數據，而其他內容是無法被獲得的。

2 制約檔案信息化建設發展的若干問題

2.1 缺乏對檔案的系統管理

檔案的多少往往直接影響檔案管理工作的水平，如若檔案過少，則無法體現檔案管理工作的真正作用，如若檔案過多但是缺乏系統的管理，則檔案管理工作的不足和弊端將嚴重阻礙檔案管理工作水平的提升。如今，我國的檔案相對豐富，但卻缺乏系統的管理，信息往往缺乏殘缺不全，或是雜亂無章，無法滿足信息時代企業對工程信息的精細化要求，也在很大程度上阻礙了檔案信息化建設進程。

2.2 檔案管理隊伍人員不足，水平不高

某些企業、單位由于檔案管理資金有限，檔案管理等級較低等原因，對檔案管理隊伍的建設工作并不太重視，這直接導致了檔案管理隊伍人員不足，水平不高的現狀。由于檔案管理隊伍人員不足、水平不高，目前，我國部分企業、單位普遍存在管理隊伍職責不明，兼職管理人員較多，管理結果無明顯反饋渠道等情況，這些都在很大程度上阻礙了我國檔案信息化建設進程。

2.3 檔案信息化建設工作缺乏明確的方向性，對檔案信息化認識不深

由于我國檔案信息化建設發展程度并不高，相關的建設理論和建設技術還有待完善，所以目前我國檔案信息化建設工作缺乏明確的方向性，各檔案管理人員由于管理理念和管理經驗的不同，對檔案信息化建設的認識也不盡相同。

3 檔案信息化建設的改進措施

3.1 從思想認識上給予高度重視

提高對檔案信息化建設的重視程度，是開展檔案信息化建設的前提條件，只有深入了解檔案信息化建設對企業經營和行業發展起到的重要作用，才能落實到行動上，主動采取措施，促進企業檔案的信息化建設。提高重視程度應該主要從高級管理人員和檔案管理人員兩個層次入手，高級管理人員是企業戰略的制定者，只有高層制定完善的檔案信息化建設方案，下級部門才能按照方案組織實施。檔案管理部門也應該對檔案信息化建設給予高度重視，積極配合上級部門的決策，制定合理的實施方案，為企業建設檔案管理制度提供便利條件。企業的高級管理人員可以加強宣傳，提高檔案管理部門、制度設計部門、人事管理部門對檔案信息化建設的重視程度，做好相關法律法規的普及工作，促使員工明白檔案信息化建設是與他們的工作密切相關的，同時也是每個員工應盡的責任和義務，發動全部力量搞好檔案信息化建設。

3.2 建設統一規范的標準

建設統一規范的標準，首先要保證具有完善的法律法規體系，同時行業內部應該制定統一的管理標準，在檔案信息化建設過程中提供制度規范，為檔案信息化建設工作保駕護航。行業協會應該制定統一的指導標準，企業在檔案信息化建設過程中，嚴格按照行業標準組織建設，實現行業檔案信息化建設的規范化和標準化。另外對于檔案信息化建設的技術標準也應該執行統一的規范，如檔案的整理依據、檔案數量的統計標準、檔案資源傳輸的標準、網絡平臺的共享等，都應該進行引導和規范，只有這樣才能使得信息系統的各個部分之間相互協作相互合作，加強不同工作模塊之間的聯系，促進系統標準化建設。如果檔案信息化的建設過程中缺乏規范的標準給予指導，那么檔案資料庫中的信息系統就無法正常運行，如果企業各個部門之間各行其事，沒有統一的規范，那就很難實現檔案管理的效率。

3.3 引進信息技術型人才，加強人員培訓

檔案管理部門要完善崗位責任制度，建立行業準入制度。通過與高校合作，進入高校引進相應的信息型人才推進信息服務體系的建設。同時要制定相應的人才引進戰略，通過公開招聘、合理競爭等方式吸引社會優質信息人才投入到檔案管理隊伍當中，促進檔案管理隊伍踐行人力資源更新，相關檔案管理人員要根據自身的理論認識，學習有關檔案管理的理論和實踐技能，結合管理體系建設發展要求逐漸提升綜合素質，以此來推進檔案信息化管理體系的優化和進步。

4 結束語

隨著信息技術的不斷發展，我國信息化水平不斷提高，所產生的海量數據給傳統的檔案管理工作帶來了極大的挑戰。因此，檔案管理的信息化建設已經成為檔案管理發展的主要趨勢。檔案管理信息化不但能夠有效提升工作效率和工作質量，還能夠有效降低檔案管理成本，實現信息資源的長期存儲與共享，對于檔案管理的未來發展具有重要的意義。