辦公室工作精細化管理難點分析

文/吳茵茜，浙江交通職業技術學院

一般來說，辦公室工作特別復雜，責任重大。如果管理不當，會影響管理工作的順利進行。精細管理的辦公室工作是企業基本管理工作的重要構成部分；管理工作的順利進行，不僅能提高企業管理的效率，也能保證提升企業的競爭力。然而，在辦公室工作的精細管理中存在著一些問題，會導致管理效率低下，還會使得精細管理的特點和意義喪失。所以，本文對辦公室工作的精細化管理的難點及對策進行了深入的分析，可供參考。

1 辦公室工作精細化管理的重要性

辦公室作為一項復雜且系統性的部門，在實際過程中有著承上啟下的作用，如辦公室工作出現問題，則就會給企業造成重大的損失。由于辦公室具有工序多、規模大等特征，因此在進行辦公室的工作中，應當明確規定各個辦公室管理人員的權限以及義務，加強各個管理人員的相互配合性。只有通過高質量的辦公室工作管理，才能夠有效地提升辦公室工作的整體效率。通過對辦公室工作進行管理控制，可以有效的將這些影響因素對辦公室工作的不利影響壓到最小，從而提高辦公室工作效率，帶來更高的經濟效益和社會效益，提高辦公室工作的使用價值，從而為社會創造出了更高的應用價值。應當積極改革辦公室工作管理方式，提升辦公室工作管理效率與質量，從而為建設高質量的辦公室工作奠定基礎。在進行辦公室工作管理的過程中，管理人員應當樹立明確的管理目標，即在確保辦公室工作的基礎上最大幅度地減少各類不必要的消耗，從而提高辦公室工作成本經濟效益。

2 辦公室工作精細化管理中的難點問題

2.1 辦公室管理制度不健全

體制上的不健全直接就影響著整個辦公室管理工作。有一些辦公室的建設和管理部門對管理機制的建設過于隨便，沒有依據自身的實際情況進行體制的建設，導致辦公室管理體制設計不科學、實用性低等問題的產生；沒有一個健全科學的管理體制，辦公室的管理工作也沒有一個可以遵循和依據的管理制度，從而無法進行規范的管理工作，導致辦公室管理工作效率低下；另外很多管理部門缺乏管理機制的約束，在責權劃分上也不清晰明確，所以健全管理體制是非常重要的。

2.2 辦公室工作人員整體素質不高

辦公室管理工作主要就是由管理人員進行的，所以管理人員的綜合素質和管理水平直接就影響著辦公室管理的效果和質量。辦公室管理人員綜合素質和技能低下是很多辦公室普遍存在的問題，因為辦公室管理人員缺乏專業的管理技能，直接的管理工作效率低下，在辦公室管理出現問題時，也無法提供有效的管理措施，導致很多的施工問題和管理問題無法得到及時有效的解決和處理。除此之外，還有很多的管理人員自身的管理意識不強，不重視管理工作，不積極的進行管理工作，這也是辦公室管理效率低下的重要原因，所以想辦法去提高辦公室管理人員的綜合素質和管理意識是非常重要的。

3 辦公室工作精細化管理的對策

3.1 建立健全的管理制度

辦公室是一個工作較為復雜的部門，需要建立起一整套科學合理的辦公室管理體系，合理科學的規章制度能夠很大程度的保障項目施工的有序進行，排除很多不必要的錯誤的發生。管理機制的建立要符合企業的實際管理情況和管理水平，要在管理機制中明確管理人員的職責和管理權限，通過管理機制來不斷規范管理人員的管理工作；要健全責任機制，將管理中出現的問題落實到人，這樣也可以提高管理人員對自身管理工作的重視度和責任感，從而更好的進行辦公室的管理工作。為了確保辦公室工作的順利進行，要明確辦公室每個人員的工作職責，減少辦公室員工偷懶，推脫責任的現象。建立一個相對完善的辦公室考評體系，使得辦公室工作人員的各項工作、職責、素質等結合在一起，與其績效成績結合在一起，給予相應獎勵，來提高辦公室工作人員的積極性。

3.2 提高辦公室工作人員的素質

辦公室工作人員的素質是影響辦公室工作和管理的重要因素，如果辦公室工作人員的素質不強，直接就會導致工作的積極性降低，進而導致各種管理問題的出現，所以要對辦公室管理策略進行研究，首先就要對辦公室工作人員的素質進行分析，要樹立并提高辦公室工作人員的素質。定期的對辦公室工作人員進行管理的教育培訓，尤其是對如擁有相關職權的辦公室管理人員，以提高他們的辦公室工作人員的素質，進而發揮出其監督管理的作用。需要他們認真的學習，熟記工作規范，能夠科學合理的運用監督管理效能，嚴格按照工作條例進行監督管理工作。只有提高了辦公室人員的整體素質，才能夠在辦公室工作過程中，將各個職位效能發揮到最大。辦公室高層管理人員要提高對辦公室工作人員素質的重視度，不能因為管理工作無法帶來直接的利益而輕視管理工作，要加大對辦公室素質提高工作方面的支出，從而為辦公室管理水平的提高提供思想基礎。

3.3 引進相關法律法規，加大監管力度

國家應當進行適當的宏觀調控，引進相關的法律法規，加大監管力度。同時，國家還要進一步加強對企業的監管，為了進一步確保企業辦公的整體質量，建立了專門的監督機構，它在一定程度上代表了政府對規定的企業工作進行質量監督。對企業所進行的各項工作加大檢查力度，重復檢查，確保是在合格的情況下發放使用，能達到我國要求的標準，不會發生問題。

4 結束語

新時期，企業要加強對各個部門管理的重視，尤其是對辦公室工作的管理，將辦公室管理工作作為企業管理工作的關鍵點。如今我國的各個企業面臨著國外市場的沖擊與挑戰，只有不斷加強自身實力才能夠立足于國際市場求得發展與生存。只有貫穿企業管理的理念，同時聘用有才能、有膽量和交際能力好的辦公室領導人員,并且在實踐中不斷學習和改進辦公室管理方法,做到科學性、高效性。