新時(shí)期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)踐分析

文/黃健敏，中山市阜沙鎮(zhèn)流動(dòng)黨員管理服務(wù)中心

1 前言

檔案記錄著機(jī)構(gòu)各種各樣的信息，記錄了各機(jī)關(guān)單位的歷史發(fā)展軌跡。對(duì)機(jī)構(gòu)來說是必不可少的文件。因此，檔案的有效管理對(duì)機(jī)關(guān)管理來說至關(guān)重要，是機(jī)關(guān)效益的有效保證。當(dāng)前大數(shù)據(jù)與信息時(shí)代的環(huán)境下，傳統(tǒng)檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)機(jī)關(guān)信息管理的新發(fā)展要求。同時(shí)，在實(shí)際管理機(jī)關(guān)檔案的過程中，存在著較大弊端，嚴(yán)重制約了檔案管理制度的發(fā)展。因此，要有效提高機(jī)關(guān)檔案管理的效率與成效，需要全面結(jié)合現(xiàn)時(shí)代環(huán)境下的信息管理要求，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理制度進(jìn)行深度剖析，繼而完成改善與提高。

2 檔案管理的重要性

機(jī)關(guān)檔案管理的重要性體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先，富有成效的機(jī)關(guān)檔案管理工作能夠使得大眾熟悉政府在經(jīng)濟(jì)文化方面的建設(shè)情況，加強(qiáng)政府的公信力，樹立政府良好的形象；其次，卓越的檔案管理對(duì)建設(shè)我國社會(huì)主義精神文明有著一定的助推作用。任何記載都是對(duì)歷史及文化的傳承與發(fā)展，是鐫刻在紙張上的精神財(cái)富，以歷史來激勵(lì)現(xiàn)在的我們不斷朝著正確的方向前進(jìn)；最后，做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，對(duì)我國檔案事業(yè)的發(fā)展也有一定的益處。檔案工作做得足夠優(yōu)秀，才能刺激我國檔案事業(yè)水平的提高，使得檔案資源能夠得到合理利用。

3 新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題

3.1 對(duì)檔案管理工作不夠重視

就目前而言，我國檔案管理工作重視程度普遍不高，無論是基層員工還是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都未完全意識(shí)到合理管理檔案的重要性，使得檔案管理的工作難有成效。考慮到檔案管理機(jī)關(guān)來說并未帶來直接性的利益或收入，領(lǐng)導(dǎo)大多只是對(duì)普通的保管與記載檔案有所要求，而對(duì)檔案的合理管理關(guān)心較少，上級(jí)的忽視自然而然傳遞給了下級(jí)，使得機(jī)關(guān)上上下下只做到了“保管”而并未形成要“管理”檔案的概念。這種落后的觀念嚴(yán)重制約了機(jī)關(guān)檔案管理工作的有效進(jìn)行，是與信息時(shí)代發(fā)展的脫軌。

3.2 檔案存放的環(huán)境較差

規(guī)范存放檔案對(duì)環(huán)境的要求是要有一定保密性，而不是簡單的毫無保密措施的一間庫房而已。所以，對(duì)保管檔案明確的環(huán)境要求應(yīng)該是具有足夠的保密性，而并不是普普通通的庫房或是儲(chǔ)物室。就我國現(xiàn)狀而言，許多機(jī)關(guān)單位存放檔案的地點(diǎn)環(huán)境很差，缺乏一定的保密措施，很容易造成機(jī)關(guān)重要檔案的遺失與破損，從而帶來不可估量的損失。

3.3 檔案交接存在問題

機(jī)關(guān)在人員變動(dòng)時(shí)檔案的交接工作極其重要，但也是問題多發(fā)點(diǎn)所在。大部分進(jìn)行檔案管理的人員并不是全職工作，如若管理人員因各種原因發(fā)生工作調(diào)動(dòng)或者是直接離開工作單位時(shí)，在檔案交接方面的程序不夠標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，會(huì)出現(xiàn)檔案資料不全、缺東缺西的情況。由此看來，有必要建立一個(gè)檔案交接管理系統(tǒng)，來對(duì)檔案交接工作進(jìn)行規(guī)范化和細(xì)致化，避免由交接不規(guī)范產(chǎn)生的各種復(fù)雜問題。

3.4 檔案管理人員水平較低

檔案管理水平不佳，負(fù)責(zé)管理人員水平較低是主要原因之一。管理人員未經(jīng)過專業(yè)性的培訓(xùn)與實(shí)際操作，對(duì)基本性的工作，如收集、整理、裝訂與歸檔熟練不高，嚴(yán)重影響檔案管理工作的正規(guī)性與及時(shí)性，加上機(jī)關(guān)對(duì)這一方面的工作重視度較低，聘請(qǐng)的人員往往不是全職工作，且不同管理人員的水平參差不齊，使其在檔案管理過程中容易出現(xiàn)記錄有偏差、不規(guī)范的情況，從而大大影響了機(jī)關(guān)檔案的真實(shí)性與客觀性。

4 對(duì)新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理提出的對(duì)策

4.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

新時(shí)期機(jī)關(guān)管理的復(fù)雜性日漸凸顯，檔案作為重要的信息載體，重要性也不言而喻。這就要求機(jī)關(guān)上上下下提高對(duì)檔案管理的重視程度，增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)。可以采取的措施有：開設(shè)各類講座以及利用線上媒體積極宣傳檔案管理相關(guān)知識(shí)，聯(lián)合各部門管理層參與，從高層領(lǐng)導(dǎo)開始以身作則，強(qiáng)調(diào)檔案管理的必要性與重要性，將檔案管理相關(guān)知識(shí)滲透機(jī)關(guān)管理各個(gè)層面。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)層還要設(shè)立嚴(yán)格的檔案管理監(jiān)督制度，對(duì)工作人員的管理工作提出嚴(yán)格要求，定期檢驗(yàn)其工作成效來獲得反饋，而對(duì)暴露的問題進(jìn)行及時(shí)的改正，確保檔案管理工作的有效進(jìn)行。

4.2 合理改善檔案存放環(huán)境

檔案的存放環(huán)境關(guān)系著檔案管理工作的安全性。要選擇較為密閉、寬敞的庫房來對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的存放和管理，同時(shí)還要注意避免將其他與檔案管理無關(guān)的器具與檔案存放在一起，將檔案存放室與普通的辦公區(qū)域分離開來。檔案管理庫房還應(yīng)該具有絕對(duì)的安全性，有充分的保密設(shè)施。存放設(shè)施應(yīng)合理設(shè)計(jì)，這樣能避免檔案文件的丟失與破損等，對(duì)檔案保存時(shí)限有很大提高。最后，還要為檔案保管庫房制定嚴(yán)格的出入規(guī)定，以防重要檔案的丟失等。

4.3 改進(jìn)檔案管理制度

在現(xiàn)有檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行必要的升級(jí)。例如，檔案管理制度的制定一定要從實(shí)際出發(fā)，不可憑空想象，要具備相應(yīng)的可行性與合理性，所制定的制度也要符合所在機(jī)關(guān)關(guān)于檔案管理方面的真實(shí)情況與發(fā)展要求；檔案管理制度還要同時(shí)考慮對(duì)基層工作人員與高層管理人員的普適性與特殊性，除了基本的重視檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)以外，還要根據(jù)不同層次的人員要有不同的要求。

4.4 提高檔案管理人員專業(yè)化水平

聘用專職人員或?qū)ΜF(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，提升其檔案管理水平，還要避免采用非全職人員，維持管理人員的固定性，避免因人員頻繁更換而產(chǎn)生交的工作交接不完善、交接過程中材料丟失等問題。還要適時(shí)招募新興檔案管理的專業(yè)人才，豐富檔案管理人員的隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人盡其職。

5 結(jié)束語

檔案管理工作的完善與改革任重道遠(yuǎn)，要想使得我國機(jī)關(guān)檔案管理水平不斷提升，必須從根本做起，樹立起對(duì)檔案管理重視的觀念，不斷進(jìn)行創(chuàng)新與完善。希望本文的觀點(diǎn)能對(duì)我國檔案管理的改善有所幫助。