檔案管理過程中的主要問題及策略

文/胡玥，天津市管道工程集團有限公司

1 做好檔案管理工作的重要性

檔案的科學規范管理，是衡量單位績效和管理水平的重要規模。檔案記錄了本單位發展歷史上優秀研究成果以及單位經營業績，為企業的科學發展提供的第一手資料，為企業的科學發展提供了良好的方向。在中國綜合經濟發展的歷史背景下，我們將做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，勇于探索，嘗試新的檔案管理手段，充分，真實地反映企業整體發展情況和經營業績。檔案管理結果與單位管理相結合，決定了單位資源配置的方向和方式，決定了單位的商業布局和未來發展，對實現單位業務戰略具有深遠的影響，不斷提高管理效率。因此，做好檔案管理工作，促進經濟社會綜合發展，不斷提高企業市場經濟競爭力具有重要意義。

2 檔案管理工作現狀

2.1 檔案管理人員素質不高

管理人員對檔案管理工作關注不高主要表現在兩個方面：一是檔案管理人員缺乏主動性，不是主動收集，而是被動等待選擇：二是檔案管理員只對檔案進行簡單保存，可以使用就行，沒有進行編目，使檔案管理越來越混亂，檔案管理應該采用科學的管理方法，沒有一定的專業技術理論知識，難以處理檔案管理，加上一些單位，企業領導不重視檔案管理，頻繁更換檔案管理人員，導致檔案管理混亂現象一再發生。

2.2 檔案管理不規范

一是歸檔格式不統一，排列混亂，影響檔案存檔工作的檔案，如檔案封面和書寫檔案內的包裝，無統一規格。二是在整理過程中，有很多鏈接不符合檔案的要求，如分類雜亂，組合不合理的，申報期不準確，檔案起草不當等。三是檔案不規范，檔案管理員認為，只要完成檔案收集任務即可，不組織，不整理，導致一組檔案管理混亂，想找到一個有價值的檔案信息難上加難。因此，檔案管理不規范將直接影響使用該檔案的價值。

3 新形勢下如何做好企業檔案管理工作

3.1 轉變理念，加強組織領導

第一，在新形勢發展背景下，企業領導人員應當正確意識到檔案管理是企業管理的重要內容，其在很大程度上影響著企業的經營發展，所以必須要對該項工作予以充分重視，在企業重要議事日程中納入檔案管理工作，并將檔案管理和其他工作一同部署，形成齊抓共管的良好局面。第二，應當加大宣傳檔案管理的工作力度，充分利用視頻、網絡以及宣傳欄等途徑來進行檔案管理的宣傳，并且組織企業工作人員學習《檔案法》和相關典型案例，讓企業員工都能夠正確認識到檔案的應用價值，并提高其檔案意識。除此之外，還可以運用宣傳方式和各種輿論媒介將國家頒布的檔案工作相關的政策、方針以及法律法規等向員工進行宣傳，并且也向其宣傳企業的檔案管理制度，建設一個良好的檔案宣傳氛圍，讓全體企業工作人員都能夠對檔案管理予以重視，讓其能夠主動配合檔案管理工作的開展，將需要歸檔的資料及時上交。

3.2 完善制度，規范檔案管理

完善的檔案管理制度是確保企業檔案管理工作高效運行的重要前提。第一，企業應當結合企業檔案管理情況，對現有檔案管理制度進行積極改進，并對檔案借閱、歸檔以及保管等工作進行規范，并對相關檔案崗位職責進行明確，防止相互推諉情況出現。第二，對檔案管理績效考核體制進行完善，將檔案管理業績與工作人員薪資待遇相掛鉤，將干部任免和人事聘用制度掛鉤，以不斷規范化檔案管理工作。第三，加強監管企業檔案管理的工作力度，采取不定期和定期檢查的方法，在第一時間內發現檔案工作中所存在的問題，并予以解決，以提高檔案管理質量。

3.3 積極創新，轉變服務理念

我國大多數企業沿用重藏輕用、被動服務的傳統模式。通常很少會將心思放在企業檔案信息的開發以及利用率的提高上。在新形勢下，企業檔案管理工作人員應當要樹立起主動服務的理念，并積極參與到企業的生產與經驗過程中，全面掌握企業檔案利用的需求，從而有針對性地對檔案服務的內容、形式以及范圍進行策劃與設計，并有計劃地開發、轉化以及加工電子文件信息資源，將檔案制作成信息產品來為用戶提供服務。第二，在確定信息服務方法時，不但要將用戶利用信息的需求考慮在內，建設一個信息利用平臺，而且還要有效調整需求，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，運用現代化技術來把專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業領導和業務部門提供信息服務。第三，提供跨時間、空間的服務，讓用戶能夠遠程完成檔案操作。

3.4 增加資金投入，完善檔案設施

要想確保檔案管理工作的高效開展，完善的檔案設施是關鍵，并且這會在很大程度上影響企業檔案資源的利用和檔案的安全保管。所以在新形勢下，企業應當要增加對檔案管理的資金投入，設置專項費用，以有效完善企業檔案管理的設施，確保檔案管理工作的高效進行。第一，結合《檔案法》規定，設置單獨的庫房來作為檔案庫房，且盡可能避免在辦公樓底層設置檔案庫房，防止檔案被偷盜。第二，需做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防高溫等工作，以確保檔案資料的完整性。所以企業要配備有防盜門、吸塵器、紅外線報警器、滅菌機、專門的庫房恒溫恒濕設備等。此外，還需要配備打印機、計算機、掃描儀等現代化管理設備，逐步提升企業檔案信息化管理水平。

3.5 提高檔案管理人員素質與能力

首先對工作人員的素養及能力狀況進行評估，為專職的檔案管理人員進行素質提升和專業知識的培訓，更重要的是要培訓工作人員關聯檔案管理方面的法律法規、合同以及保密等相關內容。系統的培訓所有的管理人員熟練掌握檔案管理工作的流程、內容，提高對先進辦公轉件的使用能力。

4 結束語

企業檔案主要指的是企業的生產、運營以及管理等活動中形成的各類具有保存價值資料的總和，其對于企業的生產經營管理有著極為重要的意義。然而在市場經濟時代的檔案管理模式已難以滿足新形勢發展的需求，所以企業必須要采取有效的檔案管理方法來不斷提高檔案管理水平，讓企業能夠更好更快地發展。