EXCEL函數在人事信息管理中的應用

摘 要：EXCEL電子表格是進行數據處理和分析的常用軟件，被廣泛使用在人事信息管理工作中，其中函數是EXCEL數據處理的核心與精華，針對人事信息管理中的實際工作，介紹幾種常用的EXCEL函數，通過靈活運用EXCEL函數功能，可以實現數據的快捷批量處理，大大節約工作時間，提高工作效率。

關鍵詞：EXCEL函數；人事信息；數據處理

一、引言

隨著社會的發展，各個行業對計算機的依賴程度越來越大。其中EXCEL軟件由于其友好的人機交互界面和強大的數據處理功能成為人們在日常生活、工作和學習中用得最多、最廣的電子表格處理軟件，同時也是人事信息管理中最為常用的軟件，對人事管理人員來說，運用EXCEL軟件，能夠對復雜的數據進行統計和處理，特別是其中功能強大的函數功能，靈活地使用函數可以讓我們的工作化繁為簡，大大地提高人事管理效率。下面筆者結合工作實踐，談談 EXCEL中幾種常用函數的學習及使用技巧。

二、常用函數介紹

（一）MID函數

用于在字符串任意位置上返回指定數量的字符，函數語法如下：

MID（text，start_num，num_chars）

第一個參數text是包含要提取字符的文本字符串；

第二參數start_num用于指定文本中要提取的第一個字符的位置；

第三參數num_chars指定從文本中返回字符的個數。

（二）MOD 函數

用來返回兩數相除后的余數，MOD函數的語法如下：

MOD（number，divisor）

其中，number是被除數，divisor是除數。

MOD函數的一個常見用法是判斷數值的奇偶性，整數包括奇數和偶數，能被2整除的數是偶數，否則為奇數，在實際工作中，可以使用MOD函數計算數值除以2的余數，利用余數的大小判斷數值的奇偶性。如果得到的余數是 0，則數值為偶數，如果余數是 1，則數值為奇數。

（三）IF函數

IF函數是EXCEL軟件最常用的函數之一，用于執行真假值判斷后，根據邏輯測試的真假值返回不同的結果，函數語法如下：

IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）

logical_test：是指計算結果為真（TRUE）或假（FALSE）的判斷條件表達式；

value_if_true：是指條件表達式判斷的結果為真（TRUE）時返回的值；

value_if_false：是指條件表達式判斷的結果為假（FALSE）時返回的值；

簡言之，如果第一個參數logical_test返回的結果為真的話，則執行第二個參數Value_if_true的結果，否則執行第三個參數Value_if_false的結果。

（四）VLOOKUP函數

VLOOKUP函數是使用頻率非常高的查詢函數之一，主要功能是從指定的區域中查找出需要返回的值，其函數語法如下：

VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，[range_lookup]）

lookup_value：是要在表格或區域的第一列中查詢的值。

table_array是需要查詢的單元格區域，這個區域中的首列必須要包含查詢值，否則公式將返回錯誤值。

col_index_num用于指定返回查詢區域中第幾列的值

range_loopup決定函數的查找方式，如果為0或FASLE，用精確匹配方式，而且支持無序查找；如果為TRUE或被省略，則使用近似匹配方式，同時要求查詢區域的首列按升序排序。

三、EXCEL函數的具體使用

在人事信息管理中，首先會要求收集一些職工必需的基本信息，在這些信息中有一項是最能識別且能唯一識別職工身份的信息，這就是職工的身份證號碼，身份證是國家法定的證明公民個人身份的有效證件。現在使用的主要是第二代的18位身份證號碼，但也有部分的15位的老身份證號碼存在。我們暫以18位身份證號碼為例來介紹一下它的組成，它由十七位數字本體碼和一位數字校驗碼組成，從左至右依次為：六位數字地址碼，八位數字出生日期碼，三位數字順序碼和一位數字校驗碼。15位身份證號碼各位的含義和18位類似，只是出生日期碼只有6位，以及少了最后一位的驗證碼。知道身份證號碼的各位代碼的含義后，我們就可利用一些EXCEL函數從身份證號碼直接推導出職工的籍貫、出生日期、年齡、性別等一些有用信息，這樣既節約了輸入數據的時間，又保證了數據的準確性。

（一）獲取性別信息

在18位身份證中，第17位代碼為性別代碼，其中奇數代表男性，偶數據代表女性，而15位身份證號碼中，第15位，即最后一位為性別代碼，同樣男為單數，女為雙數。具體實現時，我們可通過MID函數把相應的性別代碼截取出來，再通過MOD函數判斷它的奇偶性，即可獲取職工的性別。具體公式如下所示：

IF（LEN（D2）=15，IF（MOD（MID（D2，15，1），2）=0，”女”，”男”），IF（MOD（MID（D2，17，1），2）=0，”女”，”男”））

公式中D2是指身份證號所在的單元格，先使用IF函數判斷身份證號碼的位數，如是15位身份證號碼，則把第15位的性別代碼取出，如是18位身份證號碼，則提取出第17位性別代碼，取出對應的性別代碼后，再使用MOD函數計算其與2相除的余數，最后使用IF函數根據MOD函數的計算結果返回指定值。

（二）獲取出生日期、年齡等信息

在18位身份證中，7-14八位數字代表著出生日期碼，只要簡單地通過MID函數把身份證的7-14位截取出來就可獲得出生日期信息，在15位身份證號碼中，只要截取出其中的7-12位代碼，再在前面加上”19”就可以獲得8位的出生日期了，具體公式為：”19”& MID（D2，7，6），需要注意的是，通過MID函數提取出來的是一個字符串形式的出生日期信息，如需要日期型的出生日期，可以通過DATE函數進行一個簡單的轉換即可得到日期型的出生日期信息，具體公式如下：

IF（LEN（D2）=18，DATE（MID（D2，7，4），MID（D2，11，2），MID（D2，13，2）），DATE（“19”∣（D2，7，2），MID（D2，9，2），MID（D2，11，2）））

有了職工的出生日期，就可進一步計算出職工的年齡，這可通過DATEDIF函數來實現，DATEDIF函數是用來計算兩個日期之間的天數、月數或年數，它的語法格式是：

DATEDIF（開始日期，結束日期，所需信息的返回類型）

返回的類型用代碼表示，代碼有“y”、“m”、“d”“ym”、“md”、“yd”。“y”表示時間段中的整年數，“m”表示時間段中的整月數，“d”表示時間段中的天數，“ym”表示算完兩個時間年數后多出來的月數，“md”表示算完兩個時間年數和月數后多出來的天數，“yd”表示算完兩個時間年數后的日數。

要計算年齡，開始日期即為職工的出生日期，結束日期可以通過TODAY函數返回當前日期，通過計算這兩個日期段中的整年數即為職工的年齡，即：DATEDIF（F2，TODAY（），”y”）

其中F2中就是利用DATE函數計算出的職工的日期型的出生日期。

（三）獲取籍貫信息

籍貫是個人經常要填寫的一項重要信息，不管是18位身份證還是15位的身份證，其中1-6位都是表示的數字地址碼，我們可通過行政區劃代碼表來查詢出職工身份證前6位所對應的籍貫信息，利用VLOOKUP函數從身份證信息中獲取籍貫信息的具體實現如下：

VLOOKUP（MID（D2，1，6），行政區劃代碼表！$A$1：$B$3523，2，0）

首先通過MID函數截取出身份證前六位，也就是需要查詢的值，然后在整個行政區劃代碼表中進行查詢，查找到對應代碼后再把代碼對應的省市區信息返回。

四、結語

EXCEL軟件具備操作簡單、快捷的特點，被廣泛應用于人事信息管理中，特別是EXCEL提供的一系列函數，功能十分強大，在處理和分析大批量數據時能帶來極大的便利，本文介紹的幾種函數還只是其中的一小部分，人事管理人員要想在工作中更好、更快、更準確的處理各類信息，還需要在工作實踐中不斷的總結和思考，學習掌握更多的函數功能。

參考文獻

[1] Excel Home.Excel 2013函數與公式應用大全[M].北京：北京大學出版社，2016.

[2] 凌弓創作室.Excel 2010公式、函數與圖表[M].北京：科學出版社，2016.

[3] 楊小麗.Excel公式/函數/圖表與數據處理應用大全[M].北京：中國鐵道出版社，2018.

作者簡介：陸宇光（1975- ），女，碩士，講師，常州工學院，研究方向：計算機應用技術。