網絡信息時代背景下的醫院外事檔案管理工作的思考

孫曉霜 高尚

摘要：在網絡信息化時代的背景下，衛生系統對外交流的活動也日益頻繁，醫院不斷增加的外事檔案內容更加豐富，醫院外事檔案真實地記錄了衛生系統與醫院、學校等進行的學術交流和友好往來等情況，不僅可以有效地提高醫療質量和經濟效益，更重要的是能為領導決策提供重要的依據，如何結合信息時代，充分發揮外事檔案管理工作的作用，使外事檔案管理資料為醫院教學、人才培養、學科建設等工作進行服務，是當前一個重要的課題，值得研究和探討。

關鍵詞：網絡信息；醫院；外事檔案

醫院外事檔案管理在醫院管理工作中占有重要的位置，規范化管理外事檔案可以為領導班子作出決策提供科學依據，同時可以有效地提高醫療技術質量及經濟效益，加快醫院發展，為全面現代化管理提供基礎數據，對于推動醫院發展具有重大意義。在當前網絡信息時代的背景下，醫院外事檔案管理已進入到了一個全新的階段，如何在新形勢下，不斷順應時代變革是值得深入探討的課題，只有醫院外事檔案管理實現現代化，才能更好地服務于醫院中心工作。

一、信息化時代背景下醫院外事檔案管理工作的特點

醫院外事檔案數量日益增多，而且內容也變得更加的多樣化和專業化。而檔案載體的多元化，來源的復雜化等特點，更凸顯出構建醫院外事檔案信息網絡平臺的重要性。信息化時代外事檔案管理工作具有以下新的特點。

1.信息來源多元化。醫院傳統外事檔案管理中，檔案處理手段較為落后，檔案存儲空間有限，檔案管理部門在收集檔案信息時進行選擇性保存，而檔案信息來源也較為有限。在信息化的時代背景下，迅捷的加工、處理、傳送變得容易，而信息爆炸式的增長，信息更新速度加快，存儲方式的改變，也利于信息傳送、存儲和共享。因而在實施信息化改造后可以完全實現各個部門之間的互聯互通，信息的材料也可以涉及到財務、科研、人事、醫療和后勤等各個部門的信息。

2.檔案處理及時化。醫院的檔案資料不僅要用于服務各個職能部門，更重要的是為領導班子決策和病人服務。因而信息化時代下的外事檔案管理處理更為及時，在獲取檔案信息后，檔案管理部門立即錄入、存儲、共享，實現電子化、系統化，各職能部門在需要時可以及時調用，服務對象也可從各個途徑獲取到檔案信息，為服務對象節約了時間，提高了醫院的工作效率。

3.存儲方式的多樣化。傳統的檔案管理是以文本方式存儲，而隨著信息化的發展和現代檔案管理工作理念的產生，不僅有文本形式的檔案，也出現了圖像、聲音、影像等多種形式。存儲方式也相應地發生了改變，這樣不僅節約了檔案存儲所需的物理空間，擴大了外事檔案存儲的內容、形式和范圍，同時在檔案管理的完整性上更有保障，而管理資料的時限也得到了很大的延長。

二、當前信息化時代醫院外事檔案管理工作面臨的問題

現階段，信息化時代的大背景下，醫院已廣泛將信息化技術應用到外事檔案管理，使得醫院外事檔案管理工作內容、手段及方式方法都發生了巨大的變化，然而在信息化推進過程中仍然存在一些問題。

1.外事檔案管理重要性認識不夠。外事工作是一項政治性和政策性都很強的工作，對于加強國內外醫療衛生專業交流，借鑒國外先進醫學技術，更新醫療衛生人員的專業理念，增進國內外醫學院校間的友誼及傳播我國優秀醫學文化等方面具有極大的意義。醫院的外事工作就是醫院對外聯絡的窗口和樞紐，一次較好的外事交流可以很大程度上提升醫院的醫學教研水平，并有助于提高醫院在國內外的知名度，而醫院外事檔案管理工作的好壞，直接影響到醫院對外交流，從而影響到醫療水平的提高。隨著信息化時代的到來，外事活動日益頻繁，然而從事外事工作的專業人員并沒有得到相應增加，整日忙于接待，外事檔案的收集、整理、歸檔等未引起重視，如在參加學術會議及合作交流中忽視了活動中有價值的文件、證書、學術材料等，嚴重影響到外事檔案資料的完整性。

2.管理體制問題。信息化時代最重要的特點在于共享，而在醫院外事檔案管理過程中仍無法做到完全共享，造成這一問題的重要原因在于組織內部的管理體制。部門之間缺乏有效流暢的溝通機制，無法實現一體化，因而導致在信息共享過程中各個部門之間無法流暢獲取所需信息。目前，醫院各個科室之間職責分工明確，這在某種程度上也就導致了各科室間無法很好地實現信息共享。直接表現就在各個科室檔案各自歸檔，沒有統一的管理網絡和管理模式，也沒有制訂統一的立卷制度，因而出現了醫院外事檔案收集效率低等問題。

3.檔案人才專業化不強。要真正意義上實現醫院外事檔案管理的現代化，提高檔案管理工作的質量和效率，不僅需要有現代化的管理理念和方法，更重要的是要有能執行的專業人才。而在早期的檔案管理工作中，并未系統地對相關人員進行專門的信息化檔案管理學習和培訓從而造成現階段醫院檔案管理專業人才的稀缺。因此醫院為適應現代化的檔案管理信息化要求，需要采取多種渠道對檔案工作者進行培養，使其不僅具備檔案管理的專業知識，也能夠掌握現代化的管理理念和科技手段。外事檔案管理人員的專業化不強是限制推動醫院外事檔案管理工作的重大障礙。

4.檔案信息的安全問題。信息化共享就必然要與其他部門、終端連接，這樣就必然存在信息安全問題，檔案資料的信息有可能受到電腦黑客和病毒的入侵，盜取病人信息和治療方案等，甚至破壞檔案信息，毀滅整個檔案系統。因而要不斷提高檔案信息管理的安全意識，不斷更新安全系統，防止信息外漏或遭到破壞。

三、醫院外事檔案管理適應信息化時代的對策

1.建立健全外事檔案管理制度。一方面，醫院外事檔案管理需要規范化。因為外事檔案資料具有特殊性，從而有著較高的保密要求，信息的泄露可能造成很大的社會問題，所以一定要強化醫院外事檔案的保密制度，尤其是密級外事檔案，一定要單獨存檔，在需要查閱時必須嚴格執行審批程序。另一方面，要改善現有醫院管理制度。信息化外事檔案管理需要醫院各個科室之間有效溝通共享，而各科室的相對獨立、界限分明，不僅妨礙了各科室之間的有效溝通，同時也妨礙了檔案信息的收集和編研。因而針對外事檔案管理應淡化科室的概念，消除各科室之間的界限，更多地進行橫向聯系，從而將外事檔案管理從封閉式轉為共享式、信息式。

2.加大資金的投入，改進信息化設備。檔案管理部門要根據實際情況，積極爭取醫院對檔案管理工作信息化建設的投入，要求配備較為先進的設備，保障外事檔案信息的安全性。安全風險的規避，需要較為前沿的安全手段和技術，防病毒軟件等的更新是必不可少的，一旦遭到黑客或電腦病毒的入侵，將造成極為惡劣的后果。

3.加強外事檔案管理人員的培訓，不斷提升業務素質。現代化的外事檔案管理技術需要具有較高業務素質的人員才能高效地執行。因而在醫院外事檔案管理中必須將管理人員積極性、創造性的提高作為重要的培訓項目，信息化建設需要外事檔案管理人員不斷地加強自身學習，提高業務能力，熟練地掌握外事檔案管理所需的業務知識，而不僅僅是傳統的檔案管理，要將工作能力由靜態的館藏歸檔、存檔迅速地轉變為滿足用戶需求。

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作者簡介：孫曉霜，女，1990，漢，初級，2017年于濟寧醫學院附屬醫院從事醫院外事方面工作，外國語言學及應用語言學專業（應用語言學方向）。