新時代事業單位檔案管理的創新思路分析與研究

馮麗霞

摘要：一個單位的檔案承載著單位發展的歷史軌跡，是對單位發展過程的真實記錄，檔案以其所載信息的原始性、真實性、技術成果的可重復性及可考查性等使其具有更高的利用價值。檔案管理是企事業單位管理的重要部分，新時期事業單位檔案管理工作受到較多挑戰，事業單位的檔案管理也應隨著時代的發展進行改革和創新，不斷推進檔案管理工作向前運行。本文將針對新時期事業單位檔案管理的創新思路進行一個簡單的分析。

關鍵詞：檔案管理；事業單位；創新思路

隨著時代不斷進步，我國行政管理體制改革逐漸深化，事業單位在新的時代背景下面臨著新的機遇，要想進一步加強社會服務，保證改革順利進行，就要提升事業單位的工作質量。對于事業單位來說，檔案管理屬于一項極為重要的工作內容，因此其在促進事業單位持續發展方面具有決定性價值。另外，檔案管理是事業單位的重要工作之一，那么檔案管理是否合理高效會直接影響到事業單位管理工作的質量和效率。隨著國內經濟的大力發展，新時期國家對事業單位的工作提出了更高的要求。因此，事業單位在檔案管理方面也將迎來一次全新的挑戰，那么事業單位檔案管理有必要進行理念與方法上的創新，解決檔案管理中的問題以保證事業單位工作的順利開展。

一、新時期事業單位檔案管理的重要性

1.有助于加快全面建設小康社會

當前是社會處于信息化速度和經濟快速發展的時期，經濟市場也產生了重大的變革。信息量存儲問題成為新時期檔案管理的新的挑戰，檔案管理如何在政治、經濟、文化等信息交融的環境下進行也是新時期檔案管理面對的重要挑戰。此外，機關事業單位作為采取國家財政撥款的社會組織，新時期機關事業單位的創新思路和方法對于加快全面建設小康社會，處理政治、經濟、文化等信息交融環境下的資源充分利用問題具有重要的作用，在保障資源充分利用的同時，提升資源的利用效率，從而更好的為政府職能和公眾服務。

2.有助于深化落實“四個全面”

社會的發展離不開檔案管理的不斷完善，這是因為我國當前處于全面建設小康社會的時期，“四個全面”通過嚴肅黨風、黨紀等方式對于廉政建黨具有重要的作用，同時也是全面建設小康社會的重要方針。檔案管理在新時期也具有較廣的應用空間，檔案管理有助于有效避免檔案丟失、信息失真的現象，對于全面建設小康社會，推動社會發展具有重要的作用。因此，新時期機關事業單位的檔案管理有助于深化落實“四個全面”。

二、新時期事業單位目前檔案管理中存在的問題

筆者結合單位檔案管理現狀，并查閱相關資料，認為新時期機關事業單位的檔案管理中還存在以下問題：

1.領導干部意識淡薄

單位領導干部作為單位建設的重要核心，往往存在對檔案管理意識淡薄的問題，導致下面員工在檔案管理中也存在應付了事，沒有采取措施對檔案的歸檔、整理等工作，導致檔案丟失等現象廣泛出現，不利于機關事業單位的長期發展。因此，許多事業單位在發展的過程中，多會出現檔案管理工作受重視程度降低，影響員工積極性的相關問題。另外在實際的檔案管理工作過程中，若存在工作質量較低的情況，則會導致其正在建設中的人力、物力、財力方面難以得到充足的保障，造成許多資料信息堆積如山，員工查找起來十分麻煩，長此以往，直接導致員工工作熱情度下降。除此之外，絕大部分事業單位在檔案管理中存在著機械式的工作理念，這就造成了所收集到的檔案信息相對雜亂，有利用價值的檔案在使用時還得再次進行篩選，大大影響了事業單位的正常工作。

2.事業單位檔案管理手段相對落后

事業單位檔案管理手段問題一直是影響其發展的原因之一。目前來講，國內大多數事業單位檔案管理中存在著軟件和硬件設施投入不一致的問題，所以對于實際檔案管理工作存在著極為明顯的影響，難以達到國家要求的標準。另外，在事業單位檔案管理工作中，資金的投入力度是十分有限的，使檔案存放沒有固定的房間，甚至有些單位將檔案與易燃物品存放在一起，很容易因意外造成檔案的損毀。另外，檔案在管理過程中手段較為落后，現代化建設中，計算機科技發展十分迅速，但許多事業單位在檔案管理中仍采用傳統的管理方式，使檔案管理無論從思維管理模式還是技術管理模式方面都無法滿足新時期的需求。

3.事業單位檔案管理機制不健全

在事業單位中，若檔案管理工作機制不健全，則較容易出現工作落實差的情況。尤其是通過我國對于事業單位中檔案管理部門調查結果來看，其中約有高于80%的事業單位存在著檔案管理混亂的情況，對該種情況進行分析，發現影響因素主要包括以下幾點：

（1）多數單位存在朝令夕改的情況，使檔案管理人員在整理檔案時常常會感到無從著手。

（2）許多事業單位檔案管理中的制度規范流于形式，沒有把制度真正落到日常的檔案管理中，從而使制度的功能下降。

（3）許多事業單位在制定檔案管理制度時，缺少監督人員及相應的鼓勵、處罰制度，使檔案管理人員心存僥幸，工作狀態懶散，從而導致了員工需要重要資料時無從下手。例如：在事業單位檔案管理中，許多檔案管理者對重要的檔案資料管理時怕麻煩，因此出現重要的資料在管理中你推我、我推你的現象十分嚴重。

（4）事業單位在檔案管理中沒有做到與時俱進，檔案管理制度缺乏動態性，已經難于與實際需要相符合。

4.工作人員綜合素質欠佳

事業單位檔案管理人員的綜合素質是影響檔案管理成效的直接原因。首先，由于某種原因，導致事業單位在招聘檔案管理人員時沒有進行嚴格的選拔和篩選，使事業單位檔案管理人員的綜合素質存在著較大的差距。國內某些事業單位在招聘檔案管理人員時甚至沒有要求其學歷和檔案管理的能力，還有些事業單位聘用關系戶來管理檔案，造成了檔案管理工作的效率遠遠達不到新時期發展的需求。另外，許多事業單位的檔案管理人員在工作中缺乏責任心和耐心。例如：有些檔案管理人員在收集檔案資料時沒有對資料進行認真審核，從而造成了所收集的資料無法使用的現象，還有些檔案管理人員所收集的資料信息存在較大的錯誤，不僅使資料無法使用，還給其它部門的工作人員造成了較大的負擔。除此之外，事業單位在檔案管理中，缺少可以留住管理人才的機制。其一，事業單位的工資及其它福利待遇無法滿足管理型人才的需求。其二，事業單位給檔案管理人員提供的學習培訓機會少之又少，從而影響了檔案管理人員業務水平的提高，使一些檔案管理優秀型人才的能力很難有突破性的進步，大大影響了事業單位檔案管理工作的發展。

三、檔案管理思路創新的必要性

1.創新是社會發展的必然

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。開拓創新是引導社會前進的強大力量，是我們適應新形勢，認識新事物的思想武器。根據時代和實踐的要求，勇于和善于不斷創新，才能使我們對客觀世界的認識不斷深化。在我國進入全面建設小康社會的新時期，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，也必須根據時代和實踐的發展要求持續發展。要實現檔案事業的可持續發展就必須在檔案管理工作中不斷創新，這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。

2.創新是檔案部門發展的原動力

近年來，隨著我國經濟社會的快速發展，檔案工作有了很大的進步。檔案工作的基礎設施和條件得到了極大的改善，檔案基礎業務和檔案信息資源建設得到加強；檔案部門進一步適應了社會對檔案信息的需求，社會服務功能不斷拓寬，社會檔案意識和檔案法制意識逐步增強。但是檔案工作還存在一些問題，檔案管理長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，使許多檔案管理人員缺乏創新意識和創新激情。他們墨守成規，按傳統辦事，日常的檔案工作也是幾十年一貫制――立卷、歸檔、轉遞、借閱等。要解決這些新問題，真正使檔案工作與時俱進、持續發展，只有通過創新才能開創檔案工作的新局面。

3.創新是檔案事業可持續發展的保障

檔案事業的可持續發展，意味著其社會功能的改善和提高，與經濟社會協調同步發展的同時，重點把人的發展擺到檔案事業發展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業發展的規模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發利用率，最終使檔案事業與社會建立起相互促進、相互協調的緊密關系。要實現檔案事業的可持續發展，必須在目前的基礎上不斷創新，不斷提高檔案工作的社會服務功能。

四、在新時期中對于檔案管理創新思路分析

1.創新管理理念

在當前新形勢下，事業單位需要重視檔案管理的重要性，不斷創新管理理念，保證檔案管理更加高效的運行。從事業單位領導開始強調檔案管理的作用，自上而下，滲透檔案管理對于事業單位的重要意義。鼓勵員工積極做好管理工作，并且對工作出色的員工進行嘉獎，營造良好的工作氛圍，使每一位員工人盡其用，為事業單位的發展投入全部熱情做出貢獻。

2.工作方式創新

傳統檔案工作方式，僅僅為用戶提供了文本類文獻的搜索和科技檔案的查閱，這在某種程度上，根本無法滿足用戶對檔案服務提出的高要求，因此，為了使企業檔案管理工作可以達到數字化、多媒體、跨地域的信息化發展目標，相關企業就要對現有的檔案工作方式進行有效的創新，即利用計算機信息技術來將館藏檔案信息和紙質文件資料轉化成電子檔案形式，并對各類電子檔案信息進行科學分類和加工，使之可以通過不同的載體來實現數字化存儲，這樣才能保證檔案信息的完整性和實效性。同時，還要建立健全的檔案管理網絡平臺，以便可以實現檔案信息資源的共享和遠距離傳輸，為企業發展創造良好的條件。

3.完善和創新檔案管理制度

正所謂“沒有制度，不成方圓”，在新時期事業單位的發展中，其要想提高自身的檔案管理質量，首先要建立健全相應的管理制度，為之后的檔案管理工作提供制度方面的保障。首先，事業單位在建立有關檔案管理制度的過程中，其一定要根據國家的相關法律法規來制定，在尊重員工人格利益的基礎上對其進行一定的約束。本著以人為本的原則，在制定相關的管理制度時，單位領導可以讓管理人員先自行擬定一套制度方案，然后再對其進行一定的整改，最終形成一套較為健全的管理制度。此外，隨著信息技術的快速發展，當前的檔案管理不僅僅局限在紙質版檔案管理方面，而且還要加強對電子信息檔案的管理，加強信息安全保護，采取多樣化的管理方式來進行檔案管理，使得檔案中的有效信息可以被及時的利用，由此充分發揮檔案管理的有效性。

4.加強員工培訓，提升員工綜合能力

事業單位在招聘時嚴格按照人才選拔機制，引進高文化水準有經驗的專業人才，才能勝任檔案管理的職務。建立完善的內部競爭機制，對積極員工進行獎勵和提拔，消極怠工的員工給予責罰、警告和淘汰。保證檔案管理積極的工作氛圍。事業單位要對員工進行必要的培訓，提升其職業素養和專業能力，培養員工服務意識，實現人才的持續成長。

五、結束語

總之，社會需要創新，時代呼喚創新，陳舊的管理模式與社會主義市場經濟下的靈活的機制出現了諸多不適應的地方。檔案管理要在社會發展和前進中不斷，除了創新機制外，還要經常找問題，找差距，創特色。因此，每一位檔案工作者都應認清形勢變化和自己肩負的重任，增強危機感、緊迫感和責任感，進一步解放思想，轉變觀念，開拓創新，要使檔案工作有高度、有特色，適應社會發展的需要，檔案管理人員就必須摒棄舊觀念，增強創新意識，拓展工作思路，更好地服務于信息化社會的需要，推動事業單位檔案管理工作更上一個臺階。

參考文獻

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