大數據時代背景下的檔案管理探討

滕顏尼

摘要：大數據時代的到來，給傳統的檔案管理工作帶來了巨大的變化，本文立足于大數據思維，客觀分析了大數據發展背景下檔案管理的主要優勢，并進一步詳細探討了關于有效提升檔案管理價值的有效策略，希望能夠為相關研究提供可靠的參考。

關鍵詞：大數據；檔案管理

引言：信息化社會的發展給各行各業的發展都提供了機會，隨之也帶來了較大的挑戰，檔案管理活動也是如此。檔案管理活動的關鍵性是不言而喻的，檔案內的各種資料均要得到妥善保管，而且，資料還應當得到進一步更新與再次保存，便于及時查找與翻閱。

一、大數據發展背景下檔案管理工作體現出的優勢

提高了檔案管理的效率。大數據技術的應用，不僅提高了檔案工作人員對數據進行處理分析的速度，還明顯降低了檔案管理工作的運行成本。隨著社會經濟的迅速發展，各行業在運營過程中所產生的檔案資料和文件信息也越來越多，如果仍然采用傳統的紙質記錄方式，勢必會造成人力資源和紙質資源的大量浪費，不利于企業整體經營水平的提升。而利用大數據技術對檔案資料進行分類處理，則可以在短時間內將數據存儲到企業的網絡信息資源庫中，極大地提高了工作人員的管理效率。

大數據實現了檔案管理活動的數字化。隨著社會經濟的迅猛發展，在大數據環境下，要處理好檔案管理工作，必須充分發揮出每個部門的作用，突破以往的管理模式，進一步革新管理方式，基于大數據的功能，充分調動檔案管理者的主動性與積極性，提高檔案管理的質量及效率，促進檔案管理的長遠發展。

提升了檔案存儲的質量。傳統的檔案管理工作模式下，管理人員主要是采取紙質記錄的方式來對檔案資料進行整理儲存，這種存儲模式存在明顯的弊端，一旦遇到火災、水災等突發事故很容易損壞，或者隨著時間的流逝會出現紙質老化的現象，從而導致字跡模糊，無法為檔案使用者提供所需的服務。大數據技術支持下，便不會出現這種問題，所有資料都以電子數據的形式儲存，并且均拷貝在單獨的硬盤當中，即便系統出現故障，也依然可以從備用庫中查找所需信息，極大地提升了檔案管理的質量水平。

二、大數據環境下提高檔案管理質量的途徑

1.建立完善的檔案管理機制

大數據環境下的檔案管理工作有了更廣闊的進步空間，但是管理者與數據資料的安全還存在諸多問題。大數據的到來革新了檔案管理模式，但因為規章機制不健全，造成檔案管理過程責任與義務混亂，降低了檔案管理工作效率，由此，建立完善的檔案管理機制是提高檔案管理效果的重要途徑。在檔案管理工作中，管理層要積極創建完善的數據準入機制與監控管理機制等，按照規章機制劃分和管理責任。采用數據準入機制，檔案管理者可以更加清楚數據的關鍵性及該數據是否具備可使用性，由此在最大限度上降低管理人員的工作負擔。相關的責任及時能夠對管理人員展開詳細的責任和義務劃分，避免在檔案管理過程產生混亂現象。同時能在問題發生后及時追蹤相關責任主體，提高檔案管理人員的責任感和職業素質。監控管理機制能夠嚴格監督檔案管理人員的行為，減少檔案管理者不作為和失職行為的產生，對信息保護及提升管理效率有著顯著作用。

2.統一規劃檔案資源

大數據技術的應用，使得統一備份、存儲和處理海量數據成為可能。目前，我國已有部分區域建立了一定規模的數據庫產業園，主要用來進行數據收集、處理、分析等工作，對于促進區域經濟發展起到了十分積極的作用。受各地數據庫建設的啟發，企業也應當對檔案資源實施統一化的管理，以有效維護檔案文件的安全。為此，檔案管理工作者需盡快構建一個完善的檔案資料備份中心，將企業管理運營過程中所產生的各類檔案信息集中起來，嚴格按照相關標準來進行統一的開發與管理，全面降低檔案管理工作的風險性，保證企業檔案管理資源的使用價值。

3.引進檔案管理技術

從傳統的管理模式向大數據時代的信息化管理模式轉變，難免會遇到各種困難和問題，因此，檔案管理者應重視先進的檔案管理技術的引進和開發。借鑒國外優秀的管理經驗，引進成熟的檔案數字化管理系統，實現檔案管理模式的安全轉換。在實際的檔案管理過程中，可以先利用基礎的數據處理軟件如EXCEL軟件對原有紙質資料信息進行存儲和備份，建立起基本的檔案資料數據庫，之后根據數字化軟件執行情況進行更新和優化，開發新的面向服務對象的檔案應用范圍，通過提升檔案資料對于公眾及社會的服務功能，不斷強化其應用價值。

4.加強培育檔案管理高質量人才

人才是檔案管理活動順利進行的重要條件。大數據環境下，檔案管理活動要想順應社會的發展潮流，就一定要加強培育專業性高素質人才，需要注意的是，有很多檔案管理機構僅僅簡單地更新儀器設施，并未及時改進知識觀念，如此是無法和大數據背景相融合的。以往的檔案管理者對大數據的專業理論比較缺乏，根本無法滿足管理的基本要求，所以要注重培育可以熟練使用大數據開展檔案管理活動的高素質人才。為了培育出現代化檔案管理者，企業可以和高校設立跨學科的內容，便于高校能夠直接為其培育并傳輸專業性人才。而且，企業還能夠引入國內外有豐富經驗的信息管理者，使之指導以往的檔案管理者，并采取培訓模式把以往的檔案管理者培育成高素質的檔案管理者。

5.更新檔案管理理念

大數據時代下的檔案管理工作，首先要更新管理理念，與社會發展同步，在這個基礎上才能夠真正做到利用信息化手段和大數據的優勢進行檔案管理。檔案管理人員應在深入分析當下工作中存在的問題的基礎上，學習大數據時代應掌握的檔案信息化管理知識，對傳統的檔案進行數字化存儲、分析和整理。同時，應加強學習，不斷提高數字化管理設備的使用技能，如服務器等硬件設施及檔案管理軟件等。

結束語：綜上所述，大數據的發展給檔案管理工作帶來了巨大的優勢，企業需充分把握這一機遇，及時樹立大數據的檔案管理意識，并加強合作建立網絡數據庫的研發力度，以實現對檔案資源的統一規范化管理，從而有效提升檔案管理的資源價值，促進企業整體運營效益的增長。

參考文獻

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