淺析辦公自動化對文秘工作的重要性

李睿云

摘要：在歷史的長河中，工業(yè)革命是一場以機器生產代替手工勞動的重大變革，人的雙手被解放出來，如今隨著時代的發(fā)展，科技不斷進步，新生機器花樣百出，將人們的生活變得日益便利。其中辦公自動化也在飛速發(fā)展，逐步的將文秘工作現代化，信息化，大大的提高了文秘工作的效率，可見辦公自動化的出現對文秘工作極其重要。

關鍵詞：辦公自動化 文秘工作 重要性

面對這個高速發(fā)展的信息化社會，萬物日新月異，傳統的文秘工作方式，已經完全跟不上公司自身的需求。文秘工作涉及很多，例如公司人員信息登記與保管，公司數據與機密的妥善管理，還有上傳下達的使命等等。文秘工作是整個公司的血脈，要使公司企業(yè)迅速發(fā)展，那么文秘工作一定要便捷迅速；因此文秘工作需要辦公自動化的輔助，辦公自動化對文秘工作意義重大。

一、文秘工作的工作現狀

隨著社會的發(fā)展，公司企業(yè)快速發(fā)展，在其發(fā)展的同時，自然會有大量的工作；例如：負責保管公司的機密材料；及時的向領導人或有關機構傳達工作信息；詳細了解記錄領導人的工作時間與會議的時間、地點和內容；詳盡登記公司大小事件；對員工信息和個人資料整理登記以及做好上傳下達的作用等。這些工作都是需要文秘來做的，由此看來，當今社會下的文秘工作十分枯燥繁雜，但是卻又馬虎不得，因為文秘工作起著承上啟下，溝通左右的作用，關系到整個公司能否順利運轉，一旦文秘工作出現問題，便有可能會導致整個公司處于癱瘓狀態(tài)，公司信息全靠文秘工作者的操作，但是，在辦公自動化沒有出現之前，文秘工作十分無趣沉重，不符合當代信息化社會的特征，所以文秘工作需要進步，需要現代化工具的輔助；因此，辦公室自動化對文秘工作起著至關重要的作用。

二、辦公自動化的概述

在科技信息高速發(fā)展的背景下，辦公自動化應運而生了。辦公自動化就是把辦公管理電子化，信息化的過程。辦公自動化主要的內容涉及企業(yè)的管理規(guī)范；對公司企業(yè)的控制；日常行政管理以及對人力資源信息和企業(yè)交易事件的記錄整理等等，此外辦公自動化能利用科技信息技術，建立起公司內部的聯系交流平臺，便于公司發(fā)展。毋庸置疑，辦公管理也少不了對信息的保管和處理，對文件的制作、保存、修改和銷毀等等。辦公室自動化主要是運用信息技術來完成辦公事件，增強企業(yè)運轉速率。面對這個高速發(fā)展的信息化的時代，辦公自動化已然是時代的產物，我國的辦公自動化經過十多年的發(fā)展，已經逐步發(fā)展成熟起來，辦公自動化已經從原來的輔助性辦公用品轉型為現在必不可少的應用于完成公司工作的產品。

三、辦公自動化對文秘工作的重要性

（一）辦公自動化使文秘工作呈現新面貌

說起文秘工作，估計大家腦海里浮現的便是工作人員抱著一沓資料緊張的跑來跑起，一會領導需要資料了，得跑腿過去送資料；再過會有員工想要申請小小的改動一下自己的工作了，文秘工作人員就必須得到資料存放處去找員工檔案，如同無頭蒼蠅，在檔案庫奮力尋找；同時，大家都知道，文秘工作最主要的便是為公司編寫文稿，整理資料等等，這些都是需要文秘工作人員手寫，還需要反復的修改整理，最后再手動排序存放；這些還不算是最繁瑣的，對于文秘工作人員來說，登記員工資料整理公司歷來檔案是最頭疼的，因為企業(yè)在發(fā)展的過程中，便會慢慢的累積很多交易記錄，這些歷史檔案都需要妥善的記錄和保存，事無巨細，全都需要工作人員親力親為，費事費神；但是在辦公自動化產生后就什么都不一樣了：辦公自動化讓工作人員們不必再親手記錄謄寫，運用自動化機器，隨意對資料文稿進行整理和修改，再也不會看到紙質文稿堆積成山，辦公室環(huán)境會變得整潔干凈，辦公自動化使文秘工作面貌煥然一新。

（二）辦公自動化有效提高文秘工作效率

文秘在辦公室工作，免不了每天面對的撰寫文稿，整理檔案，打印資料等工作；在辦公自動化產生之前，辦公文秘人員手寫資料，人工排版，費時又費力；而且有些人工書寫的資料字跡排版不公整，導致在其他人查閱公司歷來資料時極不方便，從而便會阻礙當下公司的正常運轉；但在計算機技術發(fā)達的今天，尤其是辦公自動化這一項出現后，文秘工作再也不需要手工做任何事，所有的資料文獻均可在電子設備上完成，同時也可在電子設備上進行修改和保存，排版和整理都十分便捷，并且便于以后別人查詢；對于人員與公司信息檔案的保存更是不在話下，輕輕一敲，整個公司的信息便全部保存在云端，再也不怕丟失；打印機等機器快速便捷，省去了文秘人員手工抄寫的過程。由上可見，辦公自動化能大大提高工作效率，文秘工作變得高速快捷。

（三）辦公自動化促進管理制度改革

辦公自動化未被普及之前，文秘工作人員所有事都要親力親為，需要跑腿給領導報告會議時間以及領導的行程表，還需要把上級領導發(fā)達的命令傳達給各階層工作人員，好不費力，；這樣雖說能把信息傳送給了大家，做到了上傳下達之責，但是一旦任務或是通知有任何變動，那么之前文秘工作人員做的工作便全白費了，還需要重新去傳達信息；而且有時候口頭傳遞信息會或多或少的有一些差錯，俗話說：失之毫厘，差之千里。一旦文秘在通知過程中出現任何細微的差錯，便有可能會導致公司有巨大的損失。但是辦公自動化卻完全不同，所有的事件信息和行程均可自幾分鐘之內完成，幾秒鐘就能發(fā)布在公司內部的官網上，文本表述，清晰具體，極大程度的降低了文秘工作的出錯幾率，即便是上傳的公告有誤，也能在數秒內修改發(fā)布的信息，從而方便文秘工作人員進行管理，由此間接程度上阻止了公司利益的損失，還能較好的完善公司制度，可見辦公自動化在文秘工作中的普遍使用，不僅能提高工作效率，改變公司面貌，還極大程度上的促進了公司管理制度。

四、結語

辦公自動化是一項以計算機技術為核心的為文秘工作進行協同工作的辦公方式，其結合計算機、電話、互聯網以及打印機等現代技術和網絡進行工作，使文秘工作的效率有了飛躍性的提高，辦公自動化解放了文秘工作者的雙手，巧妙地結合了當代先進科技，極大程度上推動了公司的發(fā)展；由此可見，辦公自動化對文秘工作的重要性，文秘工作離不開辦公自動化。

參考文獻

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