高校學生檔案利用工作現狀調查研究

呂揚

【摘 要】文章根據高校學生檔案利用工作展開了一系列的論述，首先說明了高校傳統學生檔案管理形式的問題；其次敘述了信息技術氛圍下高校學生檔案管理形式重建；最后闡述了高校學生檔案信息資源共享管理的作用。

【關鍵詞】高校；學生檔案；工作現狀；調查

中圖分類號：G64 文獻標志碼：A 文章編號：11007-0125（2018）24-0177-02

高校學生檔案是大學生們在校時間學習、生活和社會實踐的真切記錄，是高校人才培育的高效信息的載體，作為用人企業考察和聘用人才的關鍵參照，學生檔案作為干部人事檔案的基本，對學生畢業之后的工作調節、轉正定編、升職、社保辦理等各個層面有著關鍵的憑借功能，近幾年來，伴隨高等教育辦學概念、辦學層次、辦學條件、辦學規模等的基礎性轉變，學生檔案數量逐漸遞增，學生檔案管理中的問題日漸明顯。

一、高校傳統學生檔案管理形式的問題

（一）信息技術資源建立停滯不前。高校學生檔案信息系統數據庫儲存的數據信息有些多，硬盤儲存設施遠遠不足，各個高校之間的數據庫建立沒有統一的準則，高校學生檔案信息化管理缺少準則設定和統一計劃，學生檔案管理經過不夠規范，不同的高校，學生的檔案信息管理中心都各有不同、各自為政，缺少和其他高校的溝通協作，并且，在實行學生檔案信息化管理經過當中，消耗了很多的資金成本，導致了人力資源的消耗，和學生檔案信息資源共享建立發展的指標互相違背。

（二）信息化基礎設備建設停滯不前?，F在，高校學生檔案管理的信息化建設已經具有一定的根基，可是依舊缺少整體上的計劃，學生檔案的信息化管理目的不夠清晰，無法運用當代信息技術提升學生檔案管理工作質量，還有一些高校對學生檔案管理的信息化建立并沒有足夠的關注，時常因為經費的不足，技術力量的不足等因素造成學生檔案管理工作存在了一定的問題，即便導入了計算機等設施，可是只能用在文字輸入和打印輸出等工作，學生檔案信息的加工解決，儲存保管和開發運用選取人工管理形式，因為信息化建設的停滯不前，大部分高校都沒有建設校園局域網與學生檔案信息管理體系，約束了高校學生檔案信息資源的共享。[1]

二、信息技術氛圍下高校學生檔案管理形式重建

（一）增強學生檔案宣傳教育，加強檔案概念

檔案概念是人們對檔案屬性和價值的認知，對檔案工作屬性、地位以及功能的認知，其包含社會上人們對檔案和檔案工作的認知，也包含檔案工作者對檔案和檔案動作的認知，檔案意識越高，越能推動檔案的規范化管制和有效發掘運用。

1.重視新生入學教育。開發學生檔案導向工作，在新生入學教育時期，經過組織參觀檔案館或者校史館，開啟檔案知識專欄，進行檔案知識專題講座等模式，使學生初期建立檔案意識，認識到檔案有關知識，明確學生檔案結構，意識到個人的學習、認識、社會實踐各個層面都會真切地記錄著同時被保存在檔案當中，同時跟隨一生，繼而推動學生自我限制，持續轉變個人言行舉止，優化個人水平，讓檔案在學生的行為形成教育當中展現監管和導向功能。

2.掌握畢業生教育，延續學生檔案作用。在學生畢業以前，將檔案意識教育當作就業教育的關鍵內容，把學生的將來發展需求作為著手點，綜合個別例子的獨特教育功能，依靠多種平臺開展畢業生檔案工作教育和指引，讓學生能夠更深刻地意識到畢業生檔案的內容、功能和作用，意識到學籍檔案和人事檔案的關聯，認識到個人檔案在挑選行業和未來的工作帶動、轉正定級、晉級升職、干部重用，求學深造等層面的關鍵功能，繼而指導學生用合適的形式保存個人檔案，最大程度上降低了棄檔行為，減少高校日漸增加的保管遺存檔案的負擔，不斷展現檔案對個人合法權益的保證作用。[2]

3.明確清晰的檔案管理指標。在當今形勢下一定要明確一個清晰的檔案管理指標或者事先確認任務。目前不同的高校在建立心理檔案的時候并沒有統一的對策準則，缺少指標的比較和估量。應該開展大數據的心理測量結論分析第一就應該對評估指標開展統一的標準設定，避免發生多個數據版本不相符的現象發生。

（二）搭建高校學生檔案信息集合體系

信息技術氛圍下高校學生檔案管理形式的搭建確立了學生檔案信息銜接的流動狀況，給高校和上級學生檔案主管部門和高校之間以及社會用人單位之間建設起一個信息資源共享和溝通的平臺，高校學生檔案信息服務中心是特意給高校學生帶來檔案保存、完善整理和價值開發的職責所在，還是高校內部職責部門之間、高校和高校之間的樞紐站，讓高校學生檔案信息資源能夠給外部氛圍帶來服務，核心輸出的學生檔案信息通過社會外部氛圍功能以后生成反饋信息，直接傳遞給高校學生檔案信息服務重心，由中心把原始傳遞信息和反饋信息開展比較分析，生成學生檔案信息反復掌控機制，組成具體的職能服務型信息鏈。所以，高校學生檔案信息集合體系的建設能夠有效突破高校和高校之間的信息疏通墻壁，變成每個高校學生檔案信息服務中心的銜接平臺，落實檔案信息資源的共享溝通和發掘運用。并且，相互交匯成的學生檔案信息鏈能夠提升學生檔案信息資源的利用質量，以免高校學生檔案信息資源的耗費。[3]

三、高校學生檔案信息資源共享管理的作用

（一）提升學生檔案信息資源管理質量

高校經過建設學生檔案信息管理數據庫，能夠落實檔案信息資源的溝通和共享，用人單位、授權人員都能夠經過互聯網查詢到學生的檔案信息，節省用人單位到高校組織開展招聘大會的資源，高校其他職責部門的用戶也可以按照自己的權限查詢學生的檔案信息，減弱了學生檔案管理部門工作人員的工作強度，提升了學生檔案信息資源的使用效率，并且，經過網絡體系能夠隨時統計學生檔案信息的數目和類別等等，不需要選用人工計量的方法，一方面減少了人工統計的錯誤概率，另一方面還讓學生檔案信息資源能夠有效地為用戶服務。

（二）提升學生檔案信息資源利用意義

高校學生檔案管理的最終指標就是深度開發學生檔案信息資源，給學生就業、科研教學和行政管理帶來有效的認可，并且給用人單位帶來查詢服務，在學生檔案管理的工作當中，檔案管理的基本保證就是服務，同時還是落實學生檔案信息資源共享的關鍵路徑，高校學生檔案管理部門儲存的學生檔案信息資源一定要經過網絡化的建立，才可以讓高校每一個職能部門都落實聯動工作，給用人單位科研建設等帶來有利的支撐，讓學生檔案展現出最大的價值和意義。經過對高校學生檔案信息資源的發掘和運用，能夠給用人單位挑選出人才帶來一定的好處，有助于高校和用人單位之間達成一個合作的形式，給學生帶來更寬闊的就業契機，并且，高校學生檔案的信息化建立能夠生成優良儲存，發掘和利用機制，促進高校學生檔案管理的可持續性發展[4]。

四、結語

總而言之，伴隨全球信息化的推動，給高校學生檔案管理提供了新的概念和契機，同時還讓學生檔案管理工作迎接了很多的挑戰和問題，怎樣充分展現學生檔案信息資源的真正價值和意義，提升學生檔案信息資源的服務質量，轉化傳統陳舊的人工管理形式，選取先進的知識管理形式，讓高校學生檔案信息資源能夠給用人企業挑選人才、高校領導合理決策、教育教學科研探究管理帶來支撐。文章提出的基于信息技術的高校學生檔案管理模式可以實現學生檔案信息資源的共享，提升學生的就業質量。

參考文獻：

[1]王蕾.高校學生檔案管理開發利用工作的再思考—基于高校資源建設的視角[J].教育現代化，2016，（02）：120-121+124.

[2]毛靈芳，楊永鋼，郭靜.高校學生檔案利用工作的現狀分析與對策探討—基于駐地在鄭州市的14所本科院校的調查[J].檔案管理，2013，（01）：65-67.

[3]蔡裕德.淺談基于雙向選擇就業模式的高校學生檔案資源整合與開發利用[J].云南檔案，2012，（01）：51-52.

[4]霍雄飛.就業服務視角下的高校學生檔案管理研究[J].檔案與建設，2010，（02）：40-42.