水運工程設計檔案的管理探討

文/中交第二航務工程勘察設計院有限公司　羅莉亞

水運工程設計檔案的管理探討

文/中交第二航務工程勘察設計院有限公司羅莉亞

【摘要】本文主要從工程設計檔案的特點出發，結合實際情況，對當前水運工程設計檔案管理普遍存在的問題進行分析，并提出有效的管理方法。

【關鍵詞】水運工程；設計檔案；管理

當前社會已經進入信息化社會，信息成為一種重要的資源，信息資源的占有與利用已成為工程企業單位重要的競爭力。①水運工程設計檔案是指設計企業在設計過程中直接形成的、對企業發展和設計業務指導具有保存價值的各種形式和載體的歷史紀錄。

一、水運工程設計檔案的特點

水運工程大多屬于野外作業和水上作業，受地形、地質、氣候影響極大，工程設計檔案的特點是由設計單位的性質和設計活動的規律所決定。“認識并掌握設計檔案的這些特點，有助于不斷改進管理方法和提高服務質量，以便最大限度地發揮工程檔案的作用”。②除了一般設計檔案屬性之外，以筆者工作單位為例，水運工程設計檔案還有以下幾個方面的特點。

(一)綜合性。主要是指設計檔案內容的豐富性及其載體的多樣性，水運設計企業的業務已拓展到城市規劃、環境工程、工程投資等領域，文件材料也涵蓋了環保、綠化、消防、投資咨詢、科技創新等新內容，另外還有照片、聲像、實物、數據庫文件、光盤等其他載體形式的檔案，這種內容和形式的綜合性體現了水運設計工作的廣度和深度發生了重大變化，也決定了其檔案管理工作的重要性和復雜性。

(二)保密性。從水運工程項目立項至設計完畢，設計企業投入大量人力、物力和財力，集中體現了其水運設計理念、技術、工藝等智慧與經驗，是企業知識產權的主體和核心競爭力的表現形式；同時，在敏感地區或與外資方合作項目，其中一些計算內容、地圖地理信息、測量勘察成果、科研成果材料、經濟數據以及其他相關非公開文件材料等具有保密性，在其流轉過程中要嚴格遵守國家相關的法律法規。

(三)效益性。水運工程設計檔案是設計產品與成果的真實記錄，賦存了大量的技術信息，具有極高的經濟價值，直接和間接的影響設計企業的生產經營活動。如在新員工的培訓中、新項目的運行過程中和招投標過程中發揮了重大的作用，描圖加曬和報告復印可直接為企業節約生產成本，如筆者工作單位2014年度共提供工程設計檔案利用服務721人次，查閱案卷1074卷次，其中圖紙加曬的利用率最高，達到62%。

二、水運工程設計檔案的現狀及管理措施

(一)水運工程設計檔案的現狀。第一，水運設計部門、設計團隊和設計人員作為文件材料形成的主體，對產生的設計文件材料缺乏有效的控制和監管，有相當部分設計文件材料流轉過程不規范，缺少作為檔案必要的要素信息和相關條件，移交時不做整理和價值判斷，導致檔案部門無法判斷設計文件材料的準確性、完整性，增加了檔案工作的難度。第二，檔案管理系統模塊功能單一，數據存儲空間不大，無法支撐龐大的數據增幅，管理方式以傳統手工操作的為主，效率低，檔案人員被困于大量反復性的整理工作中分身乏術，無法從檔案信息中挖掘深層次、更有價值的數據，檔案數據挖掘、信息共享都出現了不可控的狀態。第三，水運設計企業每年進行的內審、外審和年終考核的某些措施與設計文件材料歸檔要求相違背，大量運行中的、不符合移交條件的過程性文件材料在此期間大量移交，給檔案管理造成了相當大的困擾、矛盾和無奈，在一定程度上造成了館藏冗余、案卷質量下降和整理工作的反復。

(二)水運工程設計檔案的管理措施。檔案的前端是設計部門和設計人員手中形成的設計文件、后端是檔案管理人員將有價值的設計文件轉化為檔案，前端有檔案意識，重視歸檔要求和認真執行程序、多花點時間，后端就能保證檔案的高質量、準確和真實。以筆者工作單位為例，探討水運工程設計檔案管理工作的幾點做法。

1.補充完善檔案管理制度，加強對歸檔接收的控制。加強對水運工程設計文件材料歸檔接收的控制和管理，補充完善對設計文件材料歸檔方式、時間、版次、類型、范圍等方面的要求，將設計階段過程性文件材料和階段性文件區分開來，特殊情況下項目經理或專業負責人需與檔案管理人員溝通，提供說明文件同設計檔案一同歸檔保存，確保設計檔案的一致性。并將項目經理作為歸檔主辦人員，移交時填寫《工程技術文件接收表》，詳細記錄需要歸檔的文件材料清單，辦理相關手續。

2.重視檔案整理工作，注重工作創新，靈活分類、排架。水運項目時間跨度較長，而檔案管理部門普遍存在人員少、庫房有限等困難，將同一項目檔案物理集中一起變得非常困難，因此將檔案的排架方法由物理集中改為邏輯集中，檔號和組卷號不變，排架號改由年度流水編號，這不僅解決了“空號”和“倒架”的問題，而且還提高了庫房的利用率和工作效率。

3.積極開展檔案信息化建設，構建紙質檔案和電子文件一體化管理平臺。考慮到實用性和擴展性要求，對企業檔案管理系統進行改造，解決辦公系統、生產系統、出版系統和檔案管理系統之間的生產數據和流程集成等問題。檔案信息化建設是一種新的“工作方式”，是“區別于傳統檔案工作的管理理念、方法、技術、規則、流程的全新檔案管理模式”,這遠遠不是技術、設備和網絡問題。

三、結語

水運工程設計檔案內容、形式、方法上的廣泛性與多樣性在不斷豐富和發展變化，需要不斷研究行業特點和工作規律，結合設計企業的實際情況提出科學合理的解決方案，要更加重視文件階段的管理，將電子文件管理流程和企業業務流程緊密結合起來，更新檔案管理組織與制度，以適應電子文件管理工作前移的需要。

注釋：

①李興廷,劉培方,方紅.淺談工程設計檔案的特點與管理[J].山東冶金, 2008,12:147.

②姚婷婷,于雪菲.規劃設計單位工程設計檔案的特點及網絡化管理[J].中小企業管理與科技,2009,04:35.