人力資源檔案管理現(xiàn)狀與其改善策略

馬筱琴

摘 要：盡管當前我國的經(jīng)濟已經(jīng)轉(zhuǎn)型為集約型管理，一改之前粗放、封閉型模式，但是管理人力資源檔案理念，當前依舊受傳統(tǒng)慣性思維的束縛。所以說仍然有很多的問題存在于人力資源檔案管理中，本文將主要致力于分析其現(xiàn)狀，相應(yīng)的給出合適且恰當化的改善策略。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)狀；策略；人力資源；檔案管理

人力資源基于市場經(jīng)濟發(fā)展中，指的是一個地區(qū)或國家具有勞動能力，處于、未到，或者是已經(jīng)超出勞動年齡的人口。通常來說，具有勞動能力人口數(shù)量，就是所謂的人力資源數(shù)量，且他們在整個社會生產(chǎn)發(fā)展中所占地位極為關(guān)鍵。基于此，為了加快人力資源流動，提升質(zhì)量，需重視對其檔案管理。

1 存在于人力資源檔案管理中的問題

1.1 服務(wù)作用有待提升

在保存及管理中，人力資源檔案管理具有極高的服務(wù)性，主要目的是在符合有關(guān)規(guī)范前提下，可以為組織、社會、人員及單位行隨時化應(yīng)用及調(diào)動，是其服務(wù)作用關(guān)鍵體現(xiàn)。但是基于此層面，管理前后的銜接性較差，較為不協(xié)調(diào)，以及不規(guī)范，所以服務(wù)作用較為低下，使得在調(diào)動人力資源檔案中，因為出于某些用途需花費大量時間，程序較為繁瑣，甚至一些人員根本不清楚自己單位檔案管理，總體上造成檔案管理服務(wù)作用低下[1]。

1.2 管理人員素質(zhì)不達標

通常情況下，檔案管理人員自身并未意識到工作的重要性，僅僅是將其視作為對資料的簡單歸置，覺得自己的工作何其簡單便捷化。在之前的傳統(tǒng)化人力資源檔案管理中，其不會關(guān)系到整體運營水平，為較平凡的事務(wù)性管理。但是當前我國的信息科學(xué)技術(shù)獲得進步，政治生活文化水平顯著提升，人力資源檔案管理能夠?qū)挝蝗瞬诺牧魇Ъ傲魅氘a(chǎn)生直接影響，其成為單位中較為關(guān)鍵的關(guān)系網(wǎng)控制處。基于此，管理人員需重視起有關(guān)工作，端正工作態(tài)度，培養(yǎng)正確認知度，更好的服務(wù)于人力資源檔案管理。

1.3 歸檔不及時、材料不完整

職工的鑒定、學(xué)習(xí)學(xué)歷職稱、履歷、自傳以及政治歷史等有關(guān)資料，均被收錄在人事檔案中。想要將員工真實的人生軌跡和成長歷史反映出來，需做到檔案材料的完全、規(guī)范以及完整性。有未經(jīng)組織審查蓋章及合適的政審材料，在歸檔中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)。因為當時使用復(fù)印件歸檔收集歷史久遠的材料時，并無料出具單位或干部，以及材料出具單位加蓋印章，同時也沒有注明其時間、復(fù)制人，以及出處，難以很好的保證復(fù)制材料的有效及真實[2]。

1.4 完善的檔案管理制度體系的缺失

人力資源信息收集中，在實施管理中存在較大的難度性，所以造成制度體系不健全。之前并沒有有效實現(xiàn)對人力資源信息的收集，缺少明確化的歸檔范圍標準，且對于不同行業(yè)歸檔標準，缺失明確規(guī)定。假設(shè)僅僅是依據(jù)不同行業(yè)需求明確，則難以實現(xiàn)預(yù)期的工作效果，同時具有很大難度。人力資源檔案形成較為復(fù)雜，且途徑較多，有效性的協(xié)調(diào)合作在各部門之間較為缺失，帶給管理工作極大的難度。不僅如此，還出現(xiàn)各部門互相推卸責任的現(xiàn)象，隊管理工作全面落實產(chǎn)生影響，也降低了工作效率。

2 分析人力資源檔案管理原因

2.1 管理方法落后

現(xiàn)代化人力資源檔案管理方法，很多單位當前大力推進，且實現(xiàn)對其現(xiàn)代化管理理念的積極宣傳及學(xué)習(xí)，但是卻并未取得有效建設(shè)效果。除此之外，基于自身短暫經(jīng)濟利益的考慮，很多單位或組織并沒有實現(xiàn)強有力對人力資源檔案管理的經(jīng)濟投入，使得在應(yīng)用管理方法的時候有效支撐及落實的條件較為缺少。基于此，管理方法的落后教育當前人力資源管理工作日漸復(fù)雜、人事檔案變動性較大、數(shù)量及規(guī)模逐漸擴大的情況下，極其不便于這一情況的改善，會有疏漏的現(xiàn)象出現(xiàn)在當前的人力資源檔案管理中。

2.2 工作規(guī)范性比較低

相關(guān)的單位或組織，基于分析人力資源檔案管理重要性基礎(chǔ)上，需建設(shè)一整套可以銜接起電子化信息及紙質(zhì)版檔案管理規(guī)范，有必要設(shè)定科學(xué)的管理規(guī)范及程序，對于規(guī)范檔案管理工作而言極為關(guān)鍵[3]。但是，面對當前較低的檔案管理工作規(guī)范性，人員工作缺乏系統(tǒng)性，以及無法客觀上和主觀上，檔案管理人員形成有效的限制及規(guī)制，工作效率低下，所以人力資源檔案管理中也就成為自然。

3 解決人力資源檔案管理問題的措施

3.1 采用信息化管理方式

面對人力資源檔案管理工作中效率低下，以及方式的落后，需致力于提升檔案管理信息化，積極改進檔案管理方式。信息化管理方式基于人力資源檔案管理中，可通過較快的速度及較小的空間，實現(xiàn)電子音像及紙質(zhì)檔案結(jié)合，實現(xiàn)對檔案資料統(tǒng)一且系統(tǒng)化的管理，且有關(guān)工作效率顯著提升。想要全面實現(xiàn)信息化管理，基于人力資源檔案管理工作中，需注意落實以下內(nèi)容：其一，制定適合的信息化管理策略，結(jié)合實際工作情況展開，給予全面落實。在開展有關(guān)工作中，需全面掌控全程，設(shè)立專門的監(jiān)督部門，保證信息化的全面實施。其二，將資金投入加入到人力資源檔案管理中，購置像掃描儀、打印機、電腦等檔案管理工作所需的軟件及硬件設(shè)施[4]。除此之外，還需全面了解這些設(shè)備，用于切實化實現(xiàn)對檔案管理工作全面落實。

3.2 提升管理人員素質(zhì)

對于人力資源檔案管理人員素質(zhì)的提升，需著眼于實際本領(lǐng)及政治素質(zhì)的提升，同時積極增強知識水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力培養(yǎng)出業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、政治強的檔案工作人員，幾挨打培訓(xùn)力度，增強他們的思想道德素質(zhì)及黨性黨風(fēng)修養(yǎng)，勤于思考、堅定信心，解放思想、觀念，自覺服從黨及政府，珍惜檔案工作崗位，練就適應(yīng)崗位要求的實際本領(lǐng)，不斷提升管理水平，深入實現(xiàn)調(diào)查研究。

3.3 健全人力資源檔案管理制度

不能夠出現(xiàn)雙向標準，必須約束上下層工作者；規(guī)定的法規(guī)法律需符合科學(xué)實際，極具理性，能夠更加簡潔有效的開展下去管理人員的工作；保證制度的嚴格的權(quán)威性，同時需有人監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。完善這一制度，能夠避免很多傳統(tǒng)錯誤；系統(tǒng)化管理需以實際應(yīng)用為準，同時做到可持續(xù)化運行。

參考文獻

[1]史運昌.人力資源檔案管理現(xiàn)狀及改善對策[J].新商務(wù)周刊，2017，（6）：99.

[2]蔣廷漢.事業(yè)單位人力資源檔案管理效率及管理水平提升[J].未來英才，2016，（22）：341-342.

[3]周莉莉，張偉斌.檔案外包服務(wù)機構(gòu)人力資源管理現(xiàn)狀調(diào)研分析——以成都市為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（7）：137-138，140.

[4]劉何明.淺談新時期如何加強縣級人力資源和社會保障檔案的管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（15）：105-105.