論檔案管理對企業發展的重要性

李雨

【摘要】在企業的發展過程中，檔案是必不可少的，檔案就是企業在生產和管理過程中具有保存價值的文件，其中包括對國家、社會以及企業自身等各方面的。企業檔案的涉獵范圍很廣，包括會議材料、企業合同、協議書、以及企業重要的對外活動憑證等。這些檔案的保存和管理對于企業的發展來說十分重要，隨著科學技術的發展，當前我國企業的檔案管理方式已經逐漸由傳統的實體管理轉變為知識管理、信息化管理。本文就檔案的管理對企業的重要性展開了研究，并探討了如何提高企業的檔案管理技術，以供參考。

【關鍵詞】企業檔案 檔案管理

對于企業來說，檔案是一家企業一切活動的存根，記錄了企業在過去的活動和發展歷程，可以說檔案是企業發展的見證者，企業的發展離不開檔案的記錄，同時藉由檔案的記錄，企業的工作人員能夠更加詳盡地了解企業過去的發展模式，這對未來企業發展水平的提高來說至關重要。企業檔案涉及范圍很廣，如果企業檔案保管不利，那么不僅企業的很多無形的資產就都無法得到保證，甚至連臺賬記錄、保密設備等信息也都不能保證，因此提高企業檔案的管理水平對于企業來說至關重要，企業要完善檔案的記錄和管理模式，維持企業的穩定、健康發展。

一、企業檔案管理的重要性

（一）利于企業融資

在集團公司融資的過程中，銀行會對企業的發展水平展開調研，其中企業發展水平最好的證明就是各項檔案。銀行對于企業放款之前，一定會就企業的綜合實力、資質、管理結構以及社會口碑和發展前景等方面進行了解，同時在放款的過程中，銀行也會就企業的情況和信息進行建檔，這么做能夠幫助銀行合理保存客戶信息，便于雙方的后續合作和交流。通過檔案，銀行和企業雙方能夠盡快建立起信任、實力和責任的檔案結構，在進行銷售和其他后續服務時，能夠給企業提供很大的幫助。

（二）促進企業發展

對于企業來說，檔案是涉及到企業發展的方方面面的，做好檔案管理工作，也就是從客觀上促進了企業的發展。檔案涉及到了企業在場運行中的各項信息，對這些信息進行管理就能夠幫助企業提高工作效率，降低重復工作量，提升企業的綜合實力。檔案管理部門對企業的檔案進行存放管理，有利于檔案信息的存檔，同時還可以方便企業上傳下達等工作的開展，檔案的合理存放能夠便于在日后遇到相關工作時能夠進行及時的查閱，便于確立明確的工作方向，促進企業發展?？偟膩碚f，企業檔案的合理存放在便于辦公部門的上傳下達以及文件查閱等方面具有重要的作用，因此企業要對檔案管理工作給予足夠的重視。

（三）建立管理體系

企業內部需要管理，而檔案則能夠幫助企業內部建立完善的管理制度，能幫助企業更好地規范員工的行為，使企業的管理活動更加貼近和信息化。良好的檔案管理工作，能夠幫助檔案的收集、整理、堅定以及編研等工作更加便捷地開展，同時檔案管理也能夠便于公司的各部門的相互協作，更好地完成相關的工作項目。檔案管理對公司管理的作用不僅是大方面的規章制度的管理，也能夠幫助企業完善細節的管理制度。企業的檔案會保存員工的相關資料，便于企業根據不同的員工能力將其分配到合理的地方去，檔案的這項功能在企業整合管理、人事變動以及開展新的工作業務時就顯得尤為重要。

（四）便于人才培養

人才是每個企業在發展過程中不可獲取的組成部分，企業的發揮和進步在哪都離不開人才的努力，同時每家企業也都十分重視專業人才，對專業人才的培養也是必不可少的。在人才培養方面，企業可以通過檔案中記錄的員工的興趣愛好入手，制定出合理的培養方案。同時在企業的人才構成當中，檔案管理方面的人才也是不可或缺的，就當前我國企業的檔案人才方面來看，要想培養專業的檔案管理人才，就要從以下幾個方面入手，首先就是展開相關知識的專業實踐，提高相關人才的知識儲備，然后給予人才足夠的實踐機會，讓他們能夠將所學習到的知識融匯貫通，形成自身的能力。當然，優秀的環境和專業同時也是十分重要的，這就需要企業相關部門的支持，同時還有相關的檔案工作人員的興趣等問題，便于提高企業工作人員的專業性，促進企業的穩步發展。

二、企業檔案管理措施

（一）提高管理意識

企業的檔案管理不應該一成不變，也要隨著社會的進步和企業的發展不斷創新，而在創新的過程中，最重要的就是要提高企業的檔案管理意識，在檔案當中明確區分個人價值和社會價值。不僅如此，還要加強部門和部門、領導和員工、員工之間的交流，通過溝通和交流了解檔案管理當中存在的不足，并根據需求制定大眾化、信息化的檔案管理方案。

（二）檔案管理信息化

隨和科學技術的發展，信息化已經轉深入到我們的生活當中，各行各業都逐漸朝著信息化的方向發展，檔案管理也不例外。信息化便于檔案管理過程中的存檔、歸類和整合等工作，避免了傳統的檔案管理模式下檔案存放不便、混亂等問題，同時信息化的模式下，能夠幫助企業提高檔案管理的安全性，在檔案信息中應用個人身份驗證碼和防火墻，能夠有效保護檔案安全，同時還可以規定不同員工的查閱權限，避免公司的信息外泄。為了建立信息化的檔案管理方案，就要加強檔案相關人員的培養，提高其綜合素質，促進其操作水平的提高。

（三）個性化管理

檔案能夠回溯企業的發展史，同時還能夠幫助企業展望未來的發展趨勢，并對企業的發展方向做出指導，檔案的這項工作充分說明了其具有服務功能。如果檔案管理的宗旨和目標設置不清，那么就會給企業的檔案管理造成混亂，所以說檔案管理的另一個發展方向就是個性化管理，即由先進的信息化技術，給不同的員工開放不同的檔案查閱權限，便于其對公司的發展模式和發展情況進行了解，提高員工的專業性和對公司的依賴性。

三、結語

總而言之，良好的檔案管理體系能夠幫助企業更好地發展，檔案是企業必不可少的一部分，推動檔案管理的完善和規范化就是推動企業發展的進步。因此企業要重視檔案管理工作的開展，通過多種方式提高企業檔案管理的專業性，促進企業的進一步發展。

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