利用學(xué)生學(xué)籍檔案做好大學(xué)生就業(yè)服務(wù)新思路探究

張良

[摘 要]高校學(xué)生學(xué)籍檔案是大學(xué)生在校期間生活、學(xué)習(xí)及各種社會實(shí)踐的真實(shí)記錄，是大學(xué)生畢業(yè)就業(yè)及以后各種選拔、任用與考核的重要依據(jù)。隨著高等院校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校畢業(yè)生人數(shù)逐年增加，就業(yè)形勢越來越嚴(yán)峻。今年，全國普通高校畢業(yè)生達(dá)820萬人，大學(xué)生就業(yè)競爭激烈，就業(yè)工作復(fù)雜、任務(wù)重。而高校學(xué)生學(xué)籍檔案作為高校畢業(yè)生就業(yè)、步入社會的重要憑證，具有廣泛的就業(yè)參考價(jià)值，對大學(xué)生就業(yè)服務(wù)工作起著至關(guān)重要的作用。文章通過了解高校學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)涵，分析高校學(xué)生學(xué)籍檔案在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)工作中的重要作用，及高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的問題，提出高校學(xué)生學(xué)籍檔案服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)的新思路。

[關(guān)鍵詞]學(xué)生學(xué)籍檔案；大學(xué)生就業(yè)；新思路

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.36.185

1 引 言

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各大高等院校都加大培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的高素質(zhì)人才力度，為用人單位輸送高質(zhì)量人才，為大學(xué)生職業(yè)生涯、實(shí)現(xiàn)自我與社會價(jià)值做好鋪墊工作。高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理是做好大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)性工作，是聯(lián)系畢業(yè)生與用人單位的紐帶與橋梁，在高校畢業(yè)生雙向選擇就業(yè)服務(wù)工作中，起著不可替代的作用。高校學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成績、學(xué)習(xí)能力、社會實(shí)踐能力、思想道德素質(zhì)、興趣愛好、身心健康、獎(jiǎng)罰等的全面反映，是學(xué)生生活、學(xué)習(xí)態(tài)度、思想動態(tài)的原始資料，也是學(xué)生由學(xué)校步入社會形成人事檔案的基礎(chǔ)。用人單位往往在接受畢業(yè)生之前，通過高校學(xué)生學(xué)籍檔案全面了解畢業(yè)生的綜合素質(zhì)，尤其是國家公務(wù)員、事業(yè)單位，更加注重學(xué)生學(xué)籍檔案的考察。

2 高校學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)涵

高校學(xué)生學(xué)籍檔案是指按照國家教育部有關(guān)政策，參加高考并被高校正式錄取而取得學(xué)籍注冊手續(xù)的學(xué)生，在校期間德智體美全面發(fā)展的真實(shí)記錄，包括新生入學(xué)注冊、成績考核考勤、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)、休復(fù)學(xué)、退學(xué)、肄業(yè)以及獎(jiǎng)勵(lì)、處分、畢業(yè)等，是國家人事檔案的重要組成部分，對大學(xué)生就業(yè)服務(wù)工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因?yàn)椋咝W(xué)生學(xué)籍檔案是大學(xué)生就業(yè)或黨組織選拔、錄用、考核、晉升、漲工資等的重要原始資料。[1]

3 高校學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容及特征

3.1 高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理主要內(nèi)容

高校學(xué)生學(xué)籍檔案主要內(nèi)容包括高考成績單、新生錄取表、新生及畢業(yè)登記表、學(xué)籍卡；必修及選修課程選課表、成績冊；學(xué)年鑒定表、入黨（團(tuán)）材料、獎(jiǎng)懲材料；實(shí)習(xí)材料、畢業(yè)設(shè)計(jì)、畢業(yè)答辯及畢業(yè)論文材料；大學(xué)生畢業(yè)、結(jié)業(yè)備案表等。隨著高等院校的不斷發(fā)展，高校學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容也不斷豐富，如學(xué)生形成性考核評價(jià)材料、社會實(shí)踐材料等，在大學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮著重要的作用。

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)了高校學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)，建立了高校學(xué)生學(xué)籍檔案一體化管理服務(wù)平臺，提高了高校學(xué)生學(xué)籍管理的工作效率。學(xué)生在校期間形成的有價(jià)值的資料經(jīng)過專業(yè)教師的搜集、整理，錄入學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，使檔案查閱更加方便快捷。但紙質(zhì)檔案原始資料依然有其存在的價(jià)值，許多公職都需要提供紙質(zhì)檔案原始資料。

3.2 高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的特征

高校學(xué)生學(xué)籍管理具有很強(qiáng)的互動性，在檔案著錄、歸檔與管理的過程中，學(xué)籍檔案管理人員需要與每一個(gè)學(xué)生積極互動交流，全面了解每一個(gè)學(xué)生的具體情況；在大學(xué)生畢業(yè)時(shí)，還需要做好學(xué)籍檔案后續(xù)轉(zhuǎn)遞等工作。高校學(xué)生學(xué)籍管理的工作效率是關(guān)鍵性的特征，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效、完整地提供學(xué)生的學(xué)籍檔案材料，有利于大學(xué)生升學(xué)、就業(yè)等。高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理過程有利于培養(yǎng)學(xué)生腳踏實(shí)地、實(shí)事求是的人生價(jià)值觀，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。

4 高校學(xué)生學(xué)籍檔案對大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的重要意義

首先，高校學(xué)生學(xué)籍檔案是大學(xué)生就業(yè)最原始、真實(shí)、唯一的憑據(jù)。為保證學(xué)生材料的真實(shí)可靠性，提高真正的高素質(zhì)人才的錄用率，企事業(yè)單位在畢業(yè)生錄用時(shí)，都以學(xué)生學(xué)籍檔案為重要參考依據(jù)。因此，高校學(xué)生學(xué)籍檔案逐漸成為發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和選拔人才、畢業(yè)生錄用與干部選拔的重要依據(jù)。

其次，高校學(xué)生學(xué)籍檔案在大學(xué)生就業(yè)中具有重要的界定作用。企事業(yè)單位在畢業(yè)生錄用時(shí)，有著明確的規(guī)定，畢業(yè)生學(xué)籍檔案不完整、學(xué)歷等界定不清、不真實(shí)，將不予錄用。比如，學(xué)籍檔案中的政審資料不完整或?qū)W歷界定不清，事業(yè)單位是不予錄用的。因此，高校學(xué)生學(xué)籍檔案只有真實(shí)完整，才能真正維護(hù)畢業(yè)生在就業(yè)及未來評職和晉級中的正當(dāng)權(quán)利。

最后，學(xué)籍檔案具有重要的大學(xué)生就業(yè)信息服務(wù)功能。高校學(xué)生學(xué)籍檔案擁有真實(shí)完整的關(guān)于學(xué)生全面發(fā)展的可供用人單位參考的相關(guān)資料，在畢業(yè)生就業(yè)發(fā)展中起著關(guān)鍵性的作用。可見，高校學(xué)生學(xué)籍檔案具有重要的大學(xué)生就業(yè)信息服務(wù)作用，可以為大學(xué)生就業(yè)、人力資源開發(fā)等提供真實(shí)、完整的信息服務(wù)。高校學(xué)籍檔案中的材料也是學(xué)生成長的歷史記錄，能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┤轿环?wù)，是學(xué)生維護(hù)自己切身利益及正當(dāng)權(quán)利的保障，有利于協(xié)調(diào)學(xué)生與學(xué)校、學(xué)生與用人單位間的矛盾。[2]

5 利用高效學(xué)生學(xué)籍檔案做好大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的新思路

5.1 加強(qiáng)高校學(xué)生學(xué)籍檔案的有效管理

高校學(xué)生學(xué)籍檔案的有效管理，是做好大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)。因此，作為高校學(xué)生學(xué)籍管理工作者，我們應(yīng)不斷提升自身職業(yè)素質(zhì)，盡職盡責(zé)做好這項(xiàng)工作，為大學(xué)生就業(yè)做好基礎(chǔ)性服務(wù)工作。[3]

第一，做好大學(xué)生檔案材料的收集和歸檔。為保證大學(xué)生檔案資料的完整性與真實(shí)性，我們應(yīng)經(jīng)常主動地與相關(guān)部門的教師溝通聯(lián)系，收集有關(guān)學(xué)生的各方面的資料，如新生錄取電子檔案、紙質(zhì)檔案；在校期間學(xué)習(xí)成績單、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料；畢業(yè)生實(shí)習(xí)及論文材料等。與此同時(shí)，做好各種材料的分類整理與歸檔，為大學(xué)生就業(yè)做好基礎(chǔ)信息服務(wù)工作。

第二，保證大學(xué)生材料格式的統(tǒng)一、規(guī)范。高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理有其統(tǒng)一的、規(guī)范的格式，我們應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定的格式，規(guī)范所有資料的信息形式，如頁面、字體、打印方式、手寫規(guī)范等。為使檔案更加統(tǒng)一、規(guī)范，我們應(yīng)及時(shí)做好檔案復(fù)查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案所出現(xiàn)的問題，做到檔案材料格式規(guī)范。

第三，做好畢業(yè)生檔案材料的審核工作。為確保大學(xué)生就業(yè)服務(wù)工作的實(shí)效性，我們應(yīng)做好畢業(yè)生的檔案材料的整理審核工作，首先做到檔案材料的完整與真實(shí)，內(nèi)容清晰，格式規(guī)范、統(tǒng)一，然后按照學(xué)生檔案的形成特點(diǎn)分類整理學(xué)生的各種資料，如學(xué)生個(gè)人基本情況、思想道德素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、黨團(tuán)組織、個(gè)人信用、身體和心理素質(zhì)等材料。最后，做好畢業(yè)生檔案資料的審核工作，如審查檔案材料，確保不缺項(xiàng)；審查學(xué)籍材料，確保加蓋學(xué)生處（教務(wù)處）印章；審查行為表現(xiàn)材料，確保有學(xué)生處（部）或團(tuán)委、學(xué)校（系）里的意見和蓋章等。

第四，做好大學(xué)生就業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞工作。高校學(xué)生學(xué)籍檔案是大學(xué)生就業(yè)與用人單位畢業(yè)畢業(yè)生錄用的重要參考依據(jù)，為做好畢業(yè)生派遣工作，我們應(yīng)做好畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞工作，提高畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作效率，不能影響學(xué)生報(bào)到、就業(yè)。

5.2 充分發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)的作用

新時(shí)代下，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理逐漸數(shù)字化、信息化，這大大提高了檔案管理與服務(wù)的工作效率。為實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的及時(shí)性、針對性與實(shí)效性，我們積極構(gòu)建高校學(xué)生學(xué)籍檔案一體化管理與服務(wù)體系，建立“一網(wǎng)多平臺共享”的學(xué)信機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)。針對暫時(shí)未就業(yè)的畢業(yè)生，我們應(yīng)做好檔案代存、代管工作；針對未取得學(xué)位證的學(xué)生，為不影響其就業(yè)，應(yīng)及時(shí)出具學(xué)歷、學(xué)位等證明材料。大學(xué)生普遍認(rèn)識不到學(xué)籍檔案的重要作用，對個(gè)人檔案不上心，我們應(yīng)不斷提高學(xué)生檔案意識，保護(hù)好自己的檔案，維護(hù)自己的切身利益與正當(dāng)權(quán)利。

6 結(jié) 論

總之，高校學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間生活、學(xué)習(xí)、社會實(shí)踐、思想動態(tài)等真實(shí)反映，對大學(xué)生就業(yè)服務(wù)工作具有重要意義，有利于用人單位全面了解學(xué)生的綜合素質(zhì)，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)。加強(qiáng)高校學(xué)生學(xué)籍檔案及人事檔案部門管理是大學(xué)生服務(wù)工作的基礎(chǔ)。因此，為做好大學(xué)生就業(yè)服務(wù)工作，應(yīng)積極發(fā)揮高校學(xué)生學(xué)籍檔案及人事檔案管理的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 朱麗，李志君，張曉燕.基于綜合教務(wù)系統(tǒng)的高校本科生學(xué)籍檔案管理 [J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2018（1）：15-17.

[2] 劉銀輝.服務(wù)大學(xué)生就業(yè)——高校學(xué)籍檔案之我見 [J].出國與就業(yè)（就業(yè)版），2010（10）：97-98.

[3] 郝國蓮.淺談高校學(xué)生檔案在就業(yè)工作中的作用 [J].呂梁高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2008，24（3）：84-85.