會計檔案的功能與管理淺析

王雪峰

摘要：會計檔案對于一個企業的發展至關重要，關系到企業經濟活動的方方面面。本文從企業發展的角度闡述了會計檔案的定義，介紹了會計檔案在編制過程中的特點和作用。依據會計檔案定義以及特點作用，著重論述了會計檔案管理過程中存在的問題，根據自己多年的工作經驗提出了相應的解決辦法。

關鍵詞：會計檔案 管理 薄弱

一、會計檔案的定義

會計檔案是由各種會計專業資料組成的，主要由眾所周知的會計憑證、會計賬簿和財務報告等。會計檔案的誕生有著豐富的歷史背景，它是一個以經濟活動為基礎的會計資料的綜合。會計檔案的誕生為現代和后代研究金融經濟、歷史提供了可靠的依據以及有效的歷史材料。對會計檔案進行整理是會計檔案管理的重要內容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機構和會計人員必須認真對待努力做好。隨著時間的積累會計檔案的形式逐漸完善，會計檔案也得到了充分的利用。會計檔案在一定時期內反映企業和事業單位的一種倉儲形式，為其企業的經濟活動有效實施提供一系列支持。

由于信息時代的到來大量的企業會計經濟活動涌入，會計檔案信息的管理工作變得繁雜，不能再依靠傳統的會計檔案管理模式，需要創新管理的制度，促進管理工作的進程。要從思想層面重視改革會計檔案管理工作的必要性，有效解決繁雜的局面，積極提高會計檔案管理工作的效率。通過對會計檔案資源數據的管理，把繁雜的會計信息系統化，實現會計檔案資源的科學管理。在傳統的會計檔案管理工作中，會計檔案管理部門只向部分國有企事業單位等重要機構提供服務。重要機構的相關的文件數量非常大，管理使用的制度也并不完善。在大數據時代的背景下，針對的群體不僅僅是部分重要機構，而是更加廣泛化，面向廣大的人民群眾，更加的開放與透明，真正實現的會計檔案管理合理化。

二、會計檔案管理存在的問題

（一）會計檔案管理人員的專業水平不夠

現在很多會計檔案管理人員還是以前的傳統工作方式和能力，沒有學習會計時代下先進的信息化會計檔案管理方式，展現出的專業水平嚴重不符合檔案工作的新要求，需要盡快提高專業水平的能力，來促進會計檔案管理工作的進步。

（二）會計檔案信息管理存在安全隱患

會計檔案信息的保存存在許多安全隱患，對于保存的文件需要準備防潮的設備以及存儲空間，需要準備專門的檔案室以及專業的管理人才進行會計檔案信息的保存。會計檔案系統的信息也存在病毒以及黑客的巨大風險，在新的會計檔案管理系統中更加需要防范信息的安全隱患。

（三）會計檔案資源的安全性有待提高

在會計新的發展環境下，對于更高的要求，會計檔案資源的安全性保存還沒有完全借助新的信息技術以及設備，對于重要的文件資源應該進行備份，設置一套保密性級高的安全管理系統，保證會計檔案資源的安全性。。變革新的管理體系要運用最先進的科學技術，符合會計時代的新要求，通過專業化的人才建立完善的會計檔案管理體系。會計檔案資源作為政府以及事業單位色重要文件資源，常常需要進行長時間的保存，因此必須對會計檔案資源的安全性進行管理。

三、進行會計檔案管理工作的建議

（一）加強培養會計檔案管理工作的人才

要加強會計檔案管理人員的培養，通過專業的教學提高人員的技術水平。學習國內外會計檔案管理人才的專業能力和技術，對這些人才進行引進，提高我國會計檔案管理的效率和服務水平。會計檔案管理主要通過檔案文件作為載體，積極運用新的科學技術，逐步在會計檔案管理中實現信息化。政府以及事業單位的會計檔案管理工作非常復雜，傳統的管理模式已經不能滿足新的管理要求，新的管理需要信息化和數字化的引入。

（二）變革會計檔案管理體系

目前我國的會計檔案管理系統仍然是傳統的管理系統，存在很多不合理的地方，需要繼續進行改革創新。在會計新時代，只有通過改變會計檔案管理系統，加大對會計檔案管理人員管理的投入，才能有效地促進會計檔案管理工作。變革新的管理體系要運用最先進的科學技術，符合會計時代的新要求，通過專業化的人才建立完善的會計檔案管理體系。對于會計檔案管理工作我們要力求科學化、規范化，并不斷完善和創新會計檔案管理制度。只有這樣，才能更好地企業的會計檔案管理工作。我們要進一步建立和完善規則和檔案管理制度，落實崗位責任，明確各級人員責任，嚴格落實機制并落實實施。建立覆蓋公司領導和業務部門的會計檔案管理網絡，規范會計檔案歸檔管理的全過程，使企業的檔案管理走上管理規范化的軌道。

（三）提升會計檔案資源的安全

會計檔案資源作為政府以及事業單位色重要文件資源，常常需要進行長時間的保存，因此必須對會計檔案資源的安全性進行管理。在會計時代下，保存會計檔案資源可以借助新的信息技術以及設備，對于重要的文件資源進行備份，設置一套保密性級高的安全管理系統，保證會計檔案資源的安全性。

四、小結

通過對會計檔案資源數據的管理，把繁雜的會計信息系統化，實現會計檔案資源的科學管理。在傳統的會計檔案管理工作中，會計檔案管理部門只向部分國有企事業單位等重要機構提供服務。重要機構的相關的文件數量非常大，管理使用的制度也并不完善。在大數據時代的背景下，針對的群體不僅僅是部分重要機構，而是更加廣泛化，面向廣大的人民群眾，更加的開放與透明，真正實現的會計檔案管理合理化。