新媒體環境下高校檔案管理工作模式的創新改進策略探究

■曾 川／重慶建筑工程職業學院

一、高校檔案管理工作現狀剖析

高校檔案管理工作是學校整體工作管理的重中之重，檔案是一個學校文化發展以及科學規劃的重要資料依據，能夠為學校的全面健康發展提供全方位多角度的服務。在當前信息時代飛速發展的大背景下，高校檔案管理工作由于其在學校管理的重要地位以及信息化服務水平的快速發展等因素的廣泛影響下，正面臨著巨大的壓力和挑戰。從整體來看，檔案管理工作與信息化社會化發展無法同步的主要原因是學校在信息化建設過程中沒有將檔案管理工作納入大發展的維度以內，導致現階段社會發展過程中，檔案管理工作無法滿足學校發展與服務師生的目標要求。對這一現狀進行詳細化分析表明，檔案管理工作存在的諸多問題無非是工作人員以及技術方面與管理體制與模式方面的不足導致了檔案管理工作的滯后性與制約性發展。

首先，檔案管理人員的專業水平不足是影響文檔管理工作平衡發展的一個重要因素。當前高校文檔管理工作中，大部分工作人員的平均年齡較大。據不完全統計，筆者所在學校的文檔管理工作平均年齡高達48歲左右，這一年齡段左右的工作人員在專業培訓過程中收到的是基于傳統檔案管理進行培訓與教學的，而在當前信息化發函飛速的大背景下，一些電子產品在檔案管理工作中的廣泛使用致使工作人員自身無法協調好電子檔案與傳統檔案管理之間的關系，對一些電子產品的了解及使用過程不夠深入，對新媒體環境下的檔案管理工作模式更是無法適應。其次，信息化時代有利有弊，高校檔案管理過程中的風險防控與安全意識不足導致學校發展過程中面臨很大風險。由于檔案管理信息化程度越來越高，檔案工作管理的開放性也越來越明顯，導致檔案在管理過程中的安全性遭到威脅，一般來說，一些技術部門或者其他單位的工作管理及檔案需要嚴格保密，而這一過程中的信息化傳遞若不進行嚴格防范極有可能造成檔案管理不當或者保密文件泄露等問題，加之工作人員的的專業技術不夠深入，專業素養不高等外界因素的多重影響，一定程度上危害學校發展。

二、新媒體環境下創新檔案管理工作途徑探討

新媒體環境下高校檔案管理工作與以往傳統的檔案管理在管理方式、管理模式以及技術應用等方方面面存在不同，雖然在工作效率上有明顯改善，但從整體高校檔案管理系統逐漸信息化的未來趨勢分析來看，仍存在制約檔案管理信心花發展的一些制約因素的影響，因此，筆者從自身工作經驗總結出發給出以下幾點有效解決其制約性發展的創新措施，來實現高校檔案管理的規范管理。

（一）加強工作隊伍專業水平建設

高校檔案管理工作的高效、有序、規范運行的基礎就是需要相關工作人員的基本專業素質過硬，而隨著信息化時代的飛速發展，部分工作人員無法跟上時代發展步伐，在當按慣例方面仍然遵循傳統陳舊的檔案管理模式，降低工作效率，同時無法為全校師生提供簡單、便捷的服務，需要學校管理人員盡可能與新媒體環境下的檔案管理工作模式相貼合，針對現階段存在的突出問題尋求全方面、多途徑的解決策略，建議首先應從工作管理規范上下手，嚴格規范工作人員的檔案管理工作，其次，應當從新媒體環境下的工作途徑入手，采取各種各樣的交流會與培訓方式來提高工作人員對新媒體技術的在工作方面的應用能力，從多方面加強工作人員對檔案材料的收集與整理工作，以便更好地服務師生。最后，在專業隊伍的建設過程中，應當從目前情況出發，對人員招聘與培養方面進行長遠規劃，積極吸納與培養檔案管理專業方面的相關新型人才，將技術與人才管理更好的結合在一起，讓高校檔案管理工作與人才培養和新媒體環境健康、和諧發展。

（二）完善檔案管理與反饋機制

在新型檔案管理模式下，網絡媒體在其發展過程中起著主導型作用，因此，在新型管理模式下，將檔案管理與新媒體發展更好融合的唯一方法就是不斷發展和完善檔案管理機制與服務反饋機制。首先，健全檔案管理機制的主要目標就是為高校檔案管理工作打下強有力的基礎，來實現高校發展，在這一過程中需要將管理工作逐漸系統化、規范化、合理化。對學校各種檔案資料進行合理優化配置，最大在限度發揮這個檔案管理材料在促進學校發展與服務師生方面的重要作用。在系統化完善檔案管理工作的過程中，應對工作進行全面性、多方位、全系統的建設模式，在檔案材料的手機、歸檔與整理過程中嚴格規范化。其次在反饋機制的服務模式下，新媒體技術應當全面發揮其在數據分析方面的優勢，針對長時期內師生對于檔案文化材料的讀取情況，可利用新媒體技術進行系統、全面的分析，通過這一過程的反饋機制可以將師生在教學與學習過程中的日常所需進行全面系統優化，旨在更好地為師生和學校發展服務。

（三）提高風險意識

信息時代的來臨雖然為社會提供了便利，但一個最大的缺點就是信息透明化，高校檔案是一個相對保密的管理工作，針對這些問題，新媒體下的工作模式會給學校當年管理工作帶來很大的風險，需要管理工作人員在個人信息以及資料保管方面具備較強的風險防控意識。從事檔案管理工作由于工作量巨大、繁瑣等因素導致安全性不足，而一些工作方面的文件常常需要對外保密，建議學校在網絡官不理以及相關專業人才的吸納方面引起重視，提高自身的風險防控意識，保護學校健康發展，保障師生個人信息不被泄露。

新媒體技術與檔案管理工作相結合，是新形勢下的學校高效發展的重要一步，在工作發展過程匯總需要進一步對管理工作，管理模式等方面進行調整，盡最大可能減少工作中的挑戰和問題，促進高校檔案管理工作的健康、全面發展。

（四）加強建設學生檔案管理系統

傳統的學生檔案管理系統全部都以手記為主，容易丟失，不易管理。創新的新型檔案管理系統可以將涉及檔案的各個部門聯合在一起。比如學信網檔案管理平臺，記錄各大院校學生檔案，黨團關系，并與財務，實訓等部門實現信息共享，從而對學生的學歷學籍，證件，繳費等各方面一目了然。這種管理平臺，解決了人們大部分的時間，從而高效的管理學生檔案。在優化的信息平臺中，可以隨時增添信息。在學生就業時可將各個學期的信息全部整理放進檔案中確保學生在校期間檔案完整，信息準確，全面提高學生的檔案管理。

（五）在校資料收集

在校生檔案資料的收集主要包括學生在學習，在生活、等方面的整體評價，以及學習的動態，參加社會活動等資料能充分體現一個人的性格特征，有這些綜合性的評價可以基本反應出一個人是否適合這個職位，是否具有高尚的品德和專業能力。工作具有流動性和不規律性， 在職的每個人的性格以及個人的信用度對單位非常重要。檔案管理是一個將學生個人誠信情況記錄在內，這樣不僅可加強學生的個人信用，還可以增加學校的可信度，有利于各人，學校，工作單位的全面發展。

（六）增加心理測試和職業測評

隨著高等教育的進一步發展，就業作為高職院校工作的生命線被大家所熟知，企業除了對畢業生的身體，性格等情況作出了解外，最重要的是心理素質，因此各大院校將進行各類心理測試對學生和調查職業測評通過先進設備，學校通過學生的心理測試和職業測評，為學生今后的職業作出合理的規劃。將其測驗結果入檔，可以方便用人單位進行查閱，根據學生的特點和水平進行合理分配。